供电抢修工作管理模式优化解决方案

2014-03-20廖红

电子产品可靠性与环境试验 2014年3期

廖红

（深圳供电局有限公司，广东深圳 519001）

0 引言

供电企业在电网运维过程中，需要严格保障电力的稳定供应，避免停电事件对社会生产、生活造成影响，所以供电网络或者设备出现故障时，需要第一时间进行故障的排除，在供电活动中被称为抢修工作。抢修工作非常紧急，抢修工作人员需要尽快地排除故障问题，恢复电网正常运行，为了保障抢修工作的顺利开展，抢修工作中所需的物资，必须第一时间配送到现场。

抢修工作完成后，供电企业也需要及时地办理抢修项目的立项、物资领用和维修费用的相关手续，保证项目进行及时的结算。对于物资仓库的库存，需要规范抢修物资的管理，保障物资仓库正常运转。

本文将根据抢修工作管理的现状，分析管理中存在的问题，并结合信息系统和移动工具的使用，对抢修工作中物资配送、项目立项和结算流程进行优化分析，提出管理改进的思路和措施，提升抢修工作的效率。

1 现状分析

1.1 业务现状

某供电公司的物资仓库采用两级管理模式，分为一级仓和急救包，全局只有一个一级仓库，各生产部门及区局分设多个急救包。一般抢修需求的物资先从急救包中寻找，如果急救包中缺少需要的物资，则联系一级的仓进行物资供应，一级仓仓管员实行24小时值班制。现场抢修人员通过电话进行沟通申请物资配送，往往沟通效率低，容易发生错漏。

抢修工作完成后，需要办理物资领用业务单据，按照物资的管理要求，物资的需求、采购、入库、出库和报废等过程全部需要有关联的项目为依据。由于项目立项的时间较长，在单据的补录过程中又涉及多个部门的沟通，往往会导致工作进展缓慢，项目结算时间长。另外，物资部门需要等待项目立项后开具领料单据，导致库存的实物帐和财务账存在差异，严重影响库存物资的管理。

随着信息系统的深入应用，该供电公司已经逐步上线了配网生产系统、快速复电移动终端和资产系统（包含投资计划系统、项目管理系统、物资管理系统和财务管理系统）等应用系统，有效地配合了生产工作的开展。但在抢修工作中，各项工作在各系统中独立开展，没有进行统一管理，信息没有得到有效的共享。

1.2 工作流程

当前抢修工作采用先通过系统外沟通方式，完成抢修物资领用和现场故障处理，然后在系统中补录业务单据。抢修工作完成后，项目管理人员通过投资计划系统进行项目立项申请；项目下达后，使用部门项目管理人员通知仓库管理员在物资系统中办理领料手续。领料手续办理完成后，使用部门项目管理人员根据领料单及相关单据办理项目结算手续。

当前抢修工作的业务流程如图1所示。

图1 抢修工作流程（现状）

1.3 存在问题

原抢修工作由于采用事后补单的方式开展工作，并且由于工作交叉，沟通繁琐，工作及时率不高，对抢修工作的及时性、抢修项目结算和库存物资管理等工作造成了一定的影响，主要存在以下问题：

a）由于各部门的物资员均为兼职人员，因此没有设置24小时值班制，致使现场抢修人员无法及时地了解急救包及仓库的物资信息，需要多次电话和物资员、仓管员沟通，影响抢修工作效率。

b）抢修项目要在抢修完成后通过系统进行立项，并且要经过各级审批，审批过程较长。仓库管理员将物资配送给现场后，因为没有对应项目，不能立刻开具领料单或者现场送货单。

c）由于不能及时地开出领料单，系统中的物资和实物库存物资的数量不一致，导致账实不符，影响仓库的补货、平衡利库等工作。

d）对于供应商送现场的抢修物资，由于项目未下达，不能及时地报送需求计划，所以候补的采购流程也需要等待项目下达后开展，直接影响供应商的物资合同补签工作。

e）抢修工作完成后，仓库管理员在等待补录单据的过程中，需要频繁地与生产部门进行沟通项目立项的进展情况，工作繁琐。

2 改进思路

对于当前抢修工作中存在的问题，管理部门认真地进行了分析，确定通过重新梳理工作流程、规范管理制度的方式来保障抢修工作的有序开展，避免工作交叉；通过以主网 “抢修流水号”和配网 “故障单”为项目临时依据，解决项目立项滞后而导致业务工作无法开展的问题；通过建立 “抢修已领用仓”虚拟仓位的方式，保障物资库存账实相符；通过对信息系统的功能优化，实现业务系统之间的数据共享和业务贯通，并引入平板电脑现场作业方式，提升信息系统对于抢修工作的有效支持。

3 改进措施

3.1 优化管理流程

为了避免业务工作的交叉，保障抢修工作的顺利开展，以信息系统为基础，管理部门对抢修工作流程进行了优化。

新工作流程主要将抢修工作和信息系统结合开展工作，通过生产系统、物资系统、投资计划系统和项目管理系统的信息共享，各业务系统间协同开展工作，提升抢修工作效率，保障抢修工作的及时性和规范性。

新流程改变了当前抢修、立项、补录领料单据和结算的顺序管理，实现立项和领料单据的同步开展；解决了多个部门需要反复沟通的问题，发出的领料单据停留在业务部门确认环节，项目立项下达后业务部门可以直接完成领料审批流程。

主网抢修工作流程如图2所示。

图2 主网抢修工作流程（新模式）

配网抢修工作流程如图3所示。

图3 配网抢修工作流程（新模式）

3.2 规范管理制度

管理部门同时明确了抢修工作的管理要求，规定了各流程环节的工作时限，改进了项目立项的业务规则，明确了 “故障单”和 “抢修流水号”的合法地位。具体如下：

a）立项审批

为了缩短项目审批时间，单项X万元以下的故障性抢修项目，立项审批流程在直属各供电局内完成。

b）物资领料手续

为了缩短物资领料手续的办理时间，凭故障单或者抢修流水号办理物资领料单，凭项目计划编号确认物资领料。

c）物资退料手续

为了缩短物资退料手续的办理时间，项目退运物资现场鉴定和系统申报均由抢修负责人完成，现场退运鉴定要求在设备抢修完成的当天进行，系统申报在设备抢修完成后的5个工作日内完成。运行超过X年的设备退运，退运审批流程在直属各供电局内完成。

d）各部门（单位）相互协同，严格按照《抢修项目结算时限图》（如图4所示）进行项目结算管控。有备品备件的项目在一个半月内完成结算；无备品备件的项目，在二个半月内完成结算。[3]

e）加强项目申报的及时性，抢修完成后的3个工作日内完成项目申报，确有客观影响因素的项目，申报时限不应超过15天，否则不予结算施工费。

f）做好抢修物资的领料工作。抢修工作优先使用急救包物资，急救包不能满足要求时，由各局具备权限的人员通过7100服务热线和短信平台提出需求，物资部组织采取配送现场或急救包方式进行统一调配，各局人员或委派人员（提供委派证明）现场到货签收（确认）。物资需求按照正常的采购流程进行申购和领用，主材物资不允许单位自购或者施工单位垫料。

3.3 规范仓库管理

原仓库中抢修备品的物资在被抢修人员领用后，由于项目未下达导致系统中库存物资的数据和实际库存物资的数据长时间不能保持一致；另外，仓管员需要频繁地与业务部门沟通项目立项的结果，导致工作繁琐。

图4 抢修项目的结算流程图

在新的管理中，仓库管理员可以根据抢修流水号、故障单，开展领料、供应商直送通知单据等工作；领料单和通知单在项目下达前停留在部门的计划，对于一级仓库领用物资，首先开具移库单到各部门急救包的 “抢修已领用”仓，这样既保证了仓库管理员账实一致，又同时提升了工作人员的沟通协作能力[1，4]。

3.4 优化系统功能

物资系统、生产系统、投资计划系统和项目管理系统需要根据新抢修业务管理流程的需求进行系统功能的优化，实现几个系统之间的信息共享及业务贯通。

生产系统中可以实时查询一级仓、急救包的库存，抢修人员可以马上确定需要的物资的来源，并通过系统向仓管员发送物资需求。抢修人员报送物资需求后，系统根据对应的故障单号或抢修流水号自动提醒仓管员或者急救包管理员开具物资领料单据，同时提醒项目负责人进行项目立项。项目立项完成后，系统根据对应的故障单号和抢修流水号进行项目信息同步[5]。

3.5 引入移动作业

为了保障抢修人员在现场能及时地查询仓库物资并将物资需求报送给仓管员，该供电公司为全局配网抢修人员配置了平板电脑，平板电脑以3G网络为基础，通过VPN账号可以实时接入局域网。故障发生后，抢修人员可以通过平板电脑下载故障单信息。然后通过故障单实时查询一级仓和急救包库存，如果急救包或者一级仓有需要的物资，则选择所需的物资，报送仓管员；如果查找不到所需的物资，则新增物资需求，报送仓管员。这样，现场抢修人员不用和物资员或者仓管员进行沟通，就可以实时地了解到库存物资情况，并通过平板电脑第一时间将物资需求发送给仓管员，保障了物资需求的准确性，降低了沟通成本[2]。如图5所示。