档案管理模式改革在医院档案管理中的应用

王 欢

（皖南医学院弋矶山医院，安徽芜湖241001）

档案管理模式改革在医院档案管理中的应用

王 欢

（皖南医学院弋矶山医院，安徽芜湖241001）

安徽省档案管理模式改革核心内容是“整合资源、创新体制、强化服务”。当前医院档案管理中信息化建设存在标准体系建设滞后、档案信息化管理意识淡薄、档案信息化建设匹配设施不够，同时缺乏具有档案与计算机知识的复合型人才、电子档案归档管理模式有待改进等障碍。医院档案管理信息化在云时代面临着挑战。医院档案管理的改进应从以下几个方面展开：整合资源，实行集中统一管理；创新体制，强化档案行政部门主管；强化服务，提升医院档案的服务效能。

档案管理模式改革；医院档案管理；应用

一、安徽档案管理模式改革核心内涵

为了实现高效的档案管理，新中国成立以来，国家档案事业管理体制经历了3次改革。安徽省于2004年5月至2005年8月在和县进行改革试点，取得成功。安徽档案管理模式改革（以下简称“安徽模式”）的核心内容是“整合资源、创新体制、强化服务”。首先是整合资源，即将专业档案的分散保管改为综合档案馆的集中保管；其次是创新体制，即将档案行政管理上的各自为政改为档案行政部门主管；三是将档案的封闭利用改为开放服务，服务模式由功能单一到“一站式”服务［1］。对于如何实现高效的医院档案管理，各医院档案工作部门也在不断探索。借鉴这种统一管理的方式打破医院档案分散保管之间的壁垒，使医院档案在提供利用上更加高效快捷；同时，对于纸质档案材料，统一管理有助于制定合适的保存方式，避免分散保管的珍贵档案材料因保存不善而遗失。安徽模式应用于医院档案管理得到医院档案管理部门的充分认同。

二、医院档案管理现状

（一）医院档案分类

医院档案不仅记录了医院的发展历程和重大事件，同时也储存了大量的医疗科技成果，能够为医学科研工作的开展提供丰富的资料和数据。随着新医改政策的不断推进，在医疗卫生事业快速发展的今天，建立健全一套行之有效、科学完善的医院档案管理系统，越发显现其重要性。目前，我国医院档案主要包括文书档案、病历档案、人事档案三大组成部分，在管理模式上多采用分而治之的办法，机关的文书档案归入档案室、人事档案归入人力资源管理部门，病历档案归入医务处病案室、医学影像图文档案等则由各医技科室自行管理，在管理方法上也以手工操作、人工检索为主［2］。这种管理现状不仅造成档案机构重叠、档案分离；也由于没有专职档案员和缺乏档案管理业务知识，导致档案管理不规范，给档案的使用带来很多不便。除此之外，随着现代化医院与更多的单位机构开展合作，将产生新的档案类别，如作为医学院校附属的教学医院，产生大量教学档案；与法律部门合作参加医疗法检活动，会产生诉讼档案、案件档案等；与防疫部门合作又会产生防疫档案以及有着密切联系的病历档案等等。医院本身作为一个医疗机关，除了机关档案外，还有医疗业务档案、科研档案、仪器设备档案、专业技术人员档案、病历档案、教学档案、财务档案和基建档案等［3］。传统的档案管理模式将无法对新档案类别进行快速反应，多部门管理的模式也将导致部分档案归属权责不明的局面。传统的档案分管方式已经无法适应新时代的发展。档案信息化建设已迫在眉睫。

（二）医院档案信息化建设中的问题分析

1．标准体系建设滞后

由于医院档案的内容较为繁杂、载体多样、管理复杂，医院档案的信息化建设也面临着诸多难题。目前医院档案信息化建设的统一规划还较为缺乏，信息化建设的标准体系还较为滞后。各家医院档案管理软件、档案管理信息系统多种多样，各种系统及模块之间兼容性较低。而在医院内部，往往是不同部门各自管理着较为独立的系统，如人事档案管理系统、财务档案管理系统、物资管理系统、医疗业务系统。各部门之间的档案信息资源相对成为独立的“孤岛”，档案信息资源不能实现有效共享［4］56。

2．档案信息化管理意识淡薄

由于职能部门分工细化，医院信息化系统形成的电子文件往往产生于多个职能部门的日常工作，由各科室分散管理，工作人员档案管理意识淡薄，未树立档案就是资源、信息就是资产的观念，对电子文件和信息，没能从档案的角度对他们进行科学的“收、管、用”。有的只注重了纸质档案，忽略了电子文件，造成了电子档案的流失。也有的单纯以为把档案目录输入电脑，提供简单的查询和利用就实现了档案信息化管理，还有的认为保管好传统档案就可以了，不愿意投入精力进行数字化信息处理［4］56。这些均成为制约医院档案信息化建设的重要因素。

3．档案信息化建设匹配设施不够，同时缺乏具有档案与计算机知识的复合型人才

电子档案产生部门设备简单，没有与电子档案管理相适应的专用档案管理软件以及相配套使用的硬件设备，不利于电子档案的长期保存，易造成电子档案的毁损［5］。有的没有配备扫描仪或翻拍等设备，无法实现电子与纸质档案双轨存档。同时，档案部门工作人员年龄结构层次偏大，知识结构较为陈旧，缺乏既具有计算机知识又具有档案知识的复合型人才。

4．电子档案归档管理模式有待改进

各职能部门对电子档案的归档管理还没有完善的标准。未明确电子文件的归档范围，分类方法、整理规则等细则，导致医院部分珍贵电子档案遗失和破坏，给正常工作带来许多重复和浪费，影响了医院档案信息化建设的正常发展。

（三）医院档案信息化建设面临云时代的挑战

面对云时代背景下信息化的推进，随着新医改政策的实施，打破医院“信息孤岛”，构建惠及社会和广大百姓的“医疗云”需求日益增长。医院信息化建设进入快车道。但是，医院信息化建设和“医疗云”的构建，并非依靠数字化医疗设备，建立医疗业务信息系统那么简单，只有将医院各类传统档案加以数字化，与新产生的各种电子档案进行整合，系统地组织成具有有序结构的档案信息库，并使之与公共卫生信息系统、居民健康档案、乡村社区卫生信息等网络平台衔接，才能真正盘活医院档案信息资产，发挥医院档案的经济价值和社会价值［4］56。

三、档案管理模式改革在医院档案管理中的应用

结合以上对医院档案管理现状的分析，借鉴安徽模式的实践经验，笔者认为对医院档案管理的改进措施主要有以下几个方面。

（一）整合资源，实行集中统一管理

整合资源、统一管理，能更加有效地维护医院档案的完整和安全，便于各方面的利用。制定完整的档案管理制度，将不同部门形成的档案收集汇总，实现集中、统一、规范管理。以医院档案中病历档案为例，它作为医院档案的一个重要组成部分，数量多、形成速度快，具有重要的法律效力，对于医患双方的价值和意义重大。它不仅是医疗机构内部的原始资料，也是社会各方面可以共同监督和利用的法律文书。在维护患者合法权益的同时，也保护着医疗机构及医护人员的合法权益。病历档案记载着医疗诊治流程，客观反映出医务人员的技术水准，也体现出医院的整体业务水平，关系到医务人员个人的事业发展和医院的社会影响力。在社会发展形势下，各种社会保险、医疗保险、事故理赔、工伤认定等环节对病历档案的利用率愈来愈高，同时，病历档案还涉及到患者的个人隐私，在使用过程中要防止超范围利用，造成不必要的损失［5］。对此，加强病历档案集中统一管理刻不容缓，以求充分维护其真实、完整、安全，在医疗、教学、科研及司法等工作中提供有效的利用，发挥出重要的凭证价值。

（二）创新体制，强化档案行政部门主管

1．统一领导，分级负责

打破传统的部门档案各自为政状况，医院设立档案管理办公室，由“一把手”担任主要负责人，各职能部门负责人担任其主管部门档案工作负责人。档案管理办公室加强对各职能部门档案管理状况的监控，备存各职能科室档案目录一份，以便随时掌握情况，加强管理，实行“分级管理”与“统一领导”相结合。另一方面，对特殊的、专业性很强的档案，也可以考虑分类相对集中管理。在某些部门，为了方便利用，可以把跟该部门职能活动关系密切且利用频率高的档案放在本部门管理。例如，会计档案，由财务部门指定专人负责，对会计专业活动中形成的凭证、单据、账簿等会计档案专门管理，一方面有效提供查阅利用，另一方面避免非专业人员管理不善，造成失误。又如，对于电子文件的管理，在档案部门相关技术力量不足的现实情况下，也可以由档案部门主要负责逻辑归档，至于物理存放，可以先放在力量较强的有关技术部门。特别要提出的是，“统一领导，分级管理”这一原则应用于医院档案管理，还要注重集中管理的“度”要合理，注意分级、分类管理档案，做到档案相对集中［6］。

2．设立兼职档案员，分离负责

由于医院档案种类繁多，数量较多，且专业性强，在统一管理的模式下会面临专业知识不足的困境。因此，对于医学性较强的档案如病历档案、医学影像档案等，在档案管理部门的编制中应有来自各个科室的人员，完成从文件到档案的审阅归档工作，严格把关，仅将符合条件和规范的文件归档，以保证档案的规范性。具体到每一类档案上仍要采取“分离负责”的原则，在统一的流程规范下将具体责任明确到人，分离负责是组织高效运转的基石。

（三）强化服务，提升医院档案的服务效能

1．提升医院档案的服务效能

长久以来，医院档案的开发和利用一直未受到重视。医院更多将自己看做医疗服务单位，而忽视了医院档案所具有的价值，档案管理的最终目的是提供利用。因此档案部门在做好管理工作的同时，也要转变思想观念，变被动的提供查阅为主动的宣传开发。例如，在助推医院文化建设方面，利用照片档案为院史编撰提供详尽的一手资料，在医院宣传方面提供全方位的信息，让照片档案走出档案室、走向社会、走向群众，焕发出生机和活力，有效发挥照片档案的教育和引导功能，使照片档案在医院的文化建设中显现出越来越重要的作用，极大地促进医院文化和经济的和谐发展［7］。又如，利用医院人事档案为人才的开发与管理提供有效的参考信息，优化人力资源的合理配置，实现人力资源信息的共享，充分发挥人事档案的服务效能，服务于医院人力资源管理的不断创新和发展，服务于医院人才战略目标的实施，为医院的发展提供人才信息支撑［8］。此外，医院的病历档案中包含大量临床数据，将对科研工作有极大帮助。医院档案管理部门可寻求与医科类大学合作，为医学研究事业做出贡献。让档案积极参与到医院活动中去，做到医院工作到哪里，档案就延伸到哪里。

2．借助电子化档案管理平台，提供“一站式”检索服务

安徽模式中建立“安徽电子文件中心”，将档案管理电子化。随着时代的进步和技术的发展，传统的手工操作、人工检索方式已不能适应快速增长的档案服务与利用需求。档案信息载体及内容的不断丰富与多样化，催生了电子化档案管理的需求。电子信息存储具有容量大、保存时间长、不易遗失、检索方便等优点。对于年代久远的纸质档案，亦可通过扫描等方式建成电子档案，以保证档案的完整性。随着医疗技术的进步，一些医学监测结果、医学影像结果等均以计算机输出数据的方式保存。医教研过程中对其数据的检索与利用，必须依靠电子化档案管理平台实现。再以病历档案为例，笔者所在皖南医学院弋矶山医院在实现电子化病历档案管理初期，对原有的数万份纸质病历档案全部完成了电子扫描、翻拍工作，实现了电子—纸质双轨归档。现在，若需在医院现存的几十万份病历档案中调取相关信息，通过已建立的电子化档案管理平台，就会感受到检索的便捷与高效，同时能让有关联的不同类别档案也在检索结果中同步出现，显现出电子化档案管理平台的优势。当然，查询的权限由档案管理部门严格把关，确保病历档案的信息安全以及患者的隐私。

3．建立专业化管理团队，增强管理意识，提高服务水平

现代化档案管理需要的是既熟悉档案业务、又掌握现代知识的复合型人才。同时，档案工作者应具备较高的思想政治素质和职业道德水准，工作严谨负责，平时注重技能培训，注重加强对档案法规、信息管理等专业知识的学习。在医院中不仅是档案部门要重视档案的收集整理利用，全体员工都要加强对档案的重视和相关知识学习，彻底改变档案可有可无的错误思想认识［9］。此外，在医院人才培养中，将档案人员培养纳入医院人才培养计划。重视对专、兼职档案员队伍的培养和培训，通过专业培训、知识更新、进修学习等，提高业务水平［10］。笔者所在医院专门引进高等院校档案专业毕业生充实档案管理力量，档案管理负责人中，数人具有档案专业副研究馆员高级专业技术职务，医院还多次邀请市档案局、高校档案室负责人来院讲座，不断提高医院档案工作整体水平。

档案管理模式改革的创新意义是宽泛的、内涵是丰富的，其中最值得深度挖掘与弘扬发展的就是探索进取精神。笔者所在的皖南医学院弋矶山医院在档案管理工作中，进行了部分尝试与实践，不断探索完善管理办法，取得了一定的收效。其中，在医院病历档案管理工作中成绩突出，自2005年安徽省病案管理专业委员会成立以来，医院即为主任委员单位，每年举办省级病历档案管理继续教育项目及学术交流会，交流经验，探索管理新方法。

随着计算机信息和云技术发展进入快车道，随着智能手机的普及和移动医疗的方兴未艾，电子化档案管理平台通过智能手机终端接入也会成为可能，档案信息的统一管理将逐步显示其巨大优势。

［1］吴文革，黄强．中国档案事业管理体制的三次改革与三次学术争论——兼论安徽模式改革的发展趋势［J］．安徽农业大学学报：社会科学版，2011，20（2）：51－56．

［2］安宝权．对医院档案管理的改革与创新的探索［J］．办公室业务，2012（17）：37－39．

［3］苏海英．医院档案管理工作模式改革刍议［J］．山东档案，2010（1）：31－42．

［4］赖庆梅．云时代医院档案信息化建设面临的挑战［J］．中国档案，2013（9）：56－57．

［5］燕军．医院病历档案信息的利用与保密［J］．现代医药卫生，2006，22（4）：614．

［6］刘金霞，黄存勋．谈档案工作“统一领导”与“分级管理”的合理结合［J］．山西档案，2005（6）：25．

［7］王欢．发挥照片档案服务效能助推医院文化建设［J］．华章，2013，12（25）：315－316．

［8］王欢．医院人事档案服务效能与人力资源管理研究［J］，芜湖职业技术学院学报，2012，14（4）：89－90．

［9］邱家同．新形势下医院档案管理存在的问题及对策［J］．中文信息，2013（7）：9．

［10］李萍．医院档案管理的现状及对策［J］．中国医药导报，2011，8（3）：125－126．

The Application of Archives Management Mode Reform in Hospital Archives Management

WANG Huan
（Yijishan Hospital，Wannan Medical College，Wuhu 241001，China）

The core content of the reform on file management mode in Anhui is“resource integration，innovation system and strengthening service．”Currently，there are some problems in the construction of standard systems as the awareness of file management informatization is weak，the file information construction facilities don’t match，hospitals are short of inter－disciplinary talents with the knowledge of both file management and information technology，and the file management mode needs improving．File management informatization faces challenges in the age of cloud computing．The improvement can be made from the following aspects：integrating resources to make unified supervision，making innovation system to strengthen the file administration department and strengthening services to enhance the service efficiency of the management．

archives management mode reform；hospital archives management；application

G279

A

1009－2463（2014）04－0066－04

2014－04－16

王 欢（1978－），女，安徽巢湖人，皖南医学院弋矶山医院档案馆员，硕士。