信息化环境下高校内部审计外部化研究

2014-03-15南通航运职业技术学院曾洁容

财会通讯 2014年3期

南通航运职业技术学院曾洁容

一、高校内部审计现状分析——以HY学院为例

随着我国高等教育的快速发展，办学环境不断变化，高校的内部审计业务由单一型向多元型发展。为适应这一趋势，内部审计必须从领导的参谋这一角色介入到事前防范和事中控制中，参与监督财务事项和非财务事项的综合管理。当前我国高校内部审计还是侧重于查错揭弊的合法性财务审计。根据对HY学院的调查分析，我国高校内部审计存在诸多问题。

（一）机构模式限制审计独立性我国高校的内审机构模式主要有三种：第一种是内审机构附属于财会部门，由会计主管领导。这种模式属于自我评价，违反了审计客观公正性的要求；第二种是内审机构作为一个独立部门，由财会负责人领导。这种模式相对于第一种要好一些，但受人际关系和领导层影响，审计结果会出现不公正不清晰的情况。第三种是设置监察审计处，将内审职能归于纪委书记领导下的监察部门，也是被大多数高校采用的模式。但由一个部门负责诸多职责，很难进行明确地分工，难以保证内审工作的独立性和权威性。HY学院内审机构采用的是第三种模式，人员少，任务多，很多情况下要由其他部门的人员兼任内审人员来完成工作，没有专职内审人员的把关，在审计通知书的传达、内部审计流程的设计、审计计划的制定、工作底稿的格式及审计报告的拟定等方面，不能规范地实施，由此提高了审计风险，降低了审计质量。

（二）职责单一限制审计范围当前高校内审机构的审计范围局限于财政财务收支，审计内容过于单一。事前与事中审计能起到防患于未然的作用，从而降低经济损失、优化校内资源、提高经济效益。事后审计不能从根本上避免类似事件的发生，发挥不了内部审计预防和维护的作用。HY学院审计处目前所开展的审计工作主要是财务收支审计和基建工程审计，经济责任审计主要集中于离休审计，内部控制审计与绩效审计尚未涉及。由于高校的市场化，经济业务的多样化，需要内部审计实现从监督向管理的转变，所以高校内部审计应扩大审计范围。

（三）人员编制严重不足一般高校专职内审人员缺乏，大多数是原财务人员，另一部分是兼任的审计人员。这些人员比较熟悉预算会计业务，但缺少业务技能与实际工作经验，不能高效地实施审计，发表正确的审计意见。HY学院审计处共有三名专职审计人员，其中处长1名，副处长1名，科员1名，主持日常工作，另有5名外部门人员担任兼职审计人员，协助内审项目的实施，内审人员明显不足。一个正在建设中的国家骨干高职院校，审计监督工作任务非常繁重，如经济效益审计、内部控制审计、经济责任审计等，人员不足必然会影响审计工作的开展和审计质量的提高。

（四）审计技术手段落后高校内审工作方式仍以手工方式为主，侧重于财务收支的合法合规性，主要是审查财务数据的准确性，审计效果差，审计范围狭窄，滞后的技术不能适应时代发展的要求，影响了审计工作的效率与效果。HY学院在信息化校园建设方面投入了巨大的人力、物力和财力，财务处早已经实现了会计电算化，经济业务处理实现数字化、信息化，会计核算跟上了时代的脚步，而内部审计还停留在手工审计的阶段。虽然审计处配置了电脑，但电脑基本上是作为储存器在使用，在审计任务越来越繁重的前提下，简单传统的审计方式严重束缚了内部审计的发展空间。

二、高校内部审计外部化的优势

（一）增强审计机构独立性三种机构模式都有一定的缺陷，引入外部机构，是综合三种模式优点的最佳机构模式。外部机构独立于被审计单位，与财会部门和其他部门没有任何利益关联，由外部审计机构执行内审工作，直接向单位负责人和上级机关汇报工作，并接受上级机关、单位负责人和内部职工的共同监督。内部审计具有更强的独立性，在审计过程中能充分体现客观性、公正性和权威性，从而提高审计工作的质量。

（二）扩大审计范围专业的外部审计机构，有足够的人力物力资源扩大审计范围，使高校内部审计不再局限于财政财务收支审计。高校的基础建设工程需要经济效益审计，以促进成本的降低与资金的有效使用；高校的内部控制体系不够完善，需要开展内部控制审计，提高管理效率，规范各项经济活动的有效运行；加强干部经济责任审计，审查、考核、评价与监督高校领导者的政治业务素质。同时，外部审计机构还可以将传统的事后审计，转向以事前、事中审计为主，并结合事后审计的方法。内部审计外部化可以从空间与时效这两方面扩大审计范围。

（三）提高审计人员素质外部审计机构集中了各行各业的专家，通过了专业技术资格考试认证，实务中中累积了丰富经验，具有高校内部审计人员所不能及的优势。高校的内审外聘，能充分有效地利用社会优质的人力资源，将一些高度专业化的内部审计工作委托给外部审计机构如会计师事务所，外部审计人员在执行内部审计业务时，按照独立审计准则的要求，遵循公认的会计准则和行业会计制度来进行，将极大地提高内部审计工作的质量。

（四）改进审计技术，提高审计效益信息化、数字化和网络化是当今社会发展的趋势，高校内部审计手段也应与时俱进，由传统的手工审计技术转为计算机信息技术。在当前的条件下，高校培养自已的审计队伍，不仅要支付高薪，还需要定期培训与考核内审人员，开发审计软件，这些开支会给高校造成财务负担。内部审计外部化是利用现代信息技术手段提高高校内部审计工作质量和效率的一个最切实有效的途径。

三、内部审计外部化解决方案

信息化是我国高校向世界一流大学迈进的必由之路，已成为世界范围内高校教育现代化建设的标志。信息化必然对高校传统的手工审计方式产生冲击。国家前审计长李金华指出：“开展计算机审计是一场革命。如果不搞计算机审计，我们将失去审计资格”。互联网环境下，高校要实现内部审计外部化，应构建一个“外部审计作业+内部审计管理+业务支持系统”的一体化平台，这个平台应包括审计作业、审计管理、业务支持三大主要应用系统，将审计信息化建设纳入校园信息化的整体规划，充分考虑网络、平台架构、软件功能等细节，构建内部外部一体化审计信息平台。高校内部审计信息化平台主要由四个应用系统构成：审计门户系统、审计作业系统、审计管理系统和审计业务支持系统。各系统共用一个数据库，实现信息的无缝联结（如图1）。

图1 高校内部审计信息化平台结构图

（一）审计门户系统审计门户系统将信息平台内的所有数据资源统一集成于本系统的管理之下，为外部审计机构与内部管理部门提供对整个系统的应用、管理、维护功能。通过这一门户，审计人员可以定义部门、人员、角色、群组等，管理应用权限，自定义审计工作流程，备份、恢复、卸载、重装数据，监控日志，配置系统界面等。对于高校来说，内部审计信息平台的构建是校园信息化建设的重要组成部分，对于外部审计机构来说，应将客户的内部审计信息平台纳入整个企业的信息化规划。审计门户系统的权限管理、数据管理等功能，应由校园信息系统与企业信息系统统一授权、统一登录、统一管理，确保审计信息平台与校园信息系统、企业信息系统的兼容性。

（二）审计作业系统审计作业系统为外部审计机构提供远程的数据查询与分析功能，大大降低现场审计与报送审计的成本，提高了审计效率。在校园信息化条件下，高校的经营活动结果记录在财务系统中，经营活动过程记录在业务系统中，外部审计机构的审计人员可以从财务系统中的每张记账凭证，追索到这笔业务的过程信息，帮助审计人员发现审计线索、获取审计证据。审计作业系统的灵活性与拓展性程度，决定审计效率的高低与审计效果的好坏，随着计算机软件技术的飞速发展，审计分析功能也会日益提高。外部审计人员操作审计作业系统，由此这一系统是审计信息平台中相对独立的一个子系统，根据高校信息化程度的高低与数据集中程度，可选择B/S结构（浏览器/服务器模式）和C/S结构（客户机/服务器模式），也可将两者灵活结合起来，取长补短，使外部审计作业与内部审计管理相结合，促进审计效率的提高。

（三）审计管理系统审计管理系统是高校内部有关人员进行审计项目协同办公与信息交流的平台，实现审计计划、审计实施、审计终结全过程的管理，可以及时跟踪外部审计机构的工作进展。审计管理系统包括计划管理、作业过程管理、结果管理、业务档案管理、信息综合查询等功能，审计管理系统一般应采用B/S结构，纳入高校办公（OA）系统，使高校内部的工作人员通过浏览器就能方便地使用本系统。

（四）审计业务支持系统审计业务支持系统包括被审计对象的资料库、审计法规库、审计经验库、审计文档模板库等，这是审计工作过程中可能要用到的各种参考信息，审计人员在执行内部审计工作时可以随时调阅，以此提高审计的效率和效果。各高校由于信息化程度不同，组织形式与管理要求不同，内部审计信息平台也有所不同，没有固定的模式。相信随着审计信息化建设实践的发展，最终会形成高校内部审计信息化的标准，提升内部审计行业的信息化水平。

四、内部审计信息平台的应用

（一）高校的审前准备在委托外部审计机构审计之前，高校要将被审计对象不同类型的数据导入信息平台，这些数据的分类汇总将会影响外部审计人员的查询分析，从而影响审计结果，所以接口的编辑设置非常重要。高校通过接口编辑功能和数据类型转换功能，重新命名导入的字段和图表，便于外部审计人员查找，提高信息平台的协同扩展能力。审计需要的数据文件，主要来自于财务软件和业务软件的数字化信息，以及来自于网页、照相机、扫描仪等的非数字化信息，高校需要用一些软件将这些非数字化信息处理成可以导出一定格式的数据，信息平台可以导入符合数据库格式的所有数据。针对高校财务软件的设置不尽相同，信息平台在向财务系统取数时，可能存在不协同的情况，高校应该根据审计信息系统与财务信息系统的不同之处设置相应的提示信息与取数公式，将所选财务信息添加到审计信息平台，或者手工输入对应的信息，以便于外部审计人员对采集到的数据进行正确的统计与分析。

图2 审前准备设置流程图

（二）外部审计机构的审计实施外部审计机构应用审计作业系统进行审计实施，主要是对财务或业务等数据进行获取、输入、加工和输出这样一个过程。外部审计人员根据需要选择要获取的数据文件，通常大多数文件都已存储在信息平台内，对于缺少的文件，及时与高校联系要求导入。利用审计作业系统的替换、删除、拆分等数据清理功能，统一口径进行分类汇总，规范数据。审计作业系统具有强大的数据对账分析功能，可以进行账表、账证核对，定位分析财务数据与业务数据。在数据分析过程中，作业系统能自动标注疑点，记录到审计日记。外部审计人员针对疑点在平台内进行审计调账，也可以进入现场，查看原始凭证或询问相关人员，并在平台内将审计结果记录下来。