论档案技术采用信息技术的可行性

张河

摘 要：在档案管理中，将传统的档案管理技术逐渐转变成为数字化档案技术并不是一朝一夕可以实现的，这个过程是非常的漫长的，同时也是要经历很长的时间。档案技术信息化发展要对过程中的各个环节都进行分析和研究，同时，要对发展过程中要使用的知识进行掌握，这样能够更好的实现档案技术数字化发展，同时也能更加建设数字档案馆和虚拟档案馆。

关键词：档案技术；信息技术；应用

在社会信息化不断发展的过程中，信息资源已经慢慢成为了人们在社会活动和经济活动中非常重要的资源。在信息技术不断发展的过程中，国民经济在不断发展过程中对信息产业的发展越来越重视，而且信息产业已经慢慢成为了国民经济增长过程中非常重要的组成部分和支柱产业之一。信息技术子在不断发展过程中对档案管理的数字化影响也是非常大的，同时也给档案工作带来了不同的发展机遇。档案工作中如何对不断变化的信息技术进行利用是档案数字化建设过程中要解决的重要问题。档案数字化建设是为了更好的适应时代发展，同时也是为了更加的实现档案的利用效果。档案是一种非常重要的信息资源，在使用过程中重要性是非常高的，因此，档案工作人员要不断学习科学知识，这样才能更好的为档案工作进行服务，同时也能更好的为社会主义经济建设服务，能够更好的发挥自身的价值。

1 充分认识档案技术数字化建设的紧迫性

1.1 档案数字化，可改善档案管理工作

档案工作实现数字化能够更好的对档案进行利用，同时也能更好的使档案管理部门从原来的封闭工作逐渐实现开放工作，这样能够更好的在档案保管和利用方面形成新的局面，同时也能更好的进行信息采集和管理。档案数字化能够更好的对档案信息资源进行合理使用，同时也能更好的为社会提供优质的服务。

1.2 档案技术采用信息技术是形势发展的需求

当今社会是信息化发展的时代，因此，政府在不断发展过程中要将数字化建设进行重视，这才是更好的推动经济发展和社会进步的重视措施。档案馆是提供档案信息的职能部门，其中是有很多的档案资料的，同时也是有很多的档案文件的，档案馆在一定意义上是一个地区具有最丰富使用价值的信息资源库，这些信息资源是否能够实现更好的利用，同时能否实现信息的共享同时非常重要的，因此，实现档案技术的信息化建设是非常重要的，这样能够更好的对档案信息进行利用，同时也能更好的实现信息的共享。建设数字化档案馆，能够更好的实现档案载体的变化，这样能够更好的对档案信息进行利用，档案载体的变化在一定程度上反映了社会的变化，同时对科学技术的变化也是能够进行反映的。近年来，档案载体发生了很大的变化，纸质档案逐渐被磁带和光盘所取得，因此，在档案馆建设过程中实现电子档案的建设是非常重要的，同时也是数字化档案馆在建设过程中要解决的问题。电子档案在信息收集、保管和保护以及使用方面都是非常方便的，在进行解决的时候方法只有一个就是要实现档案技术的信息技术建设。档案馆的档案保管以及利用水平要和时代发展相适应，对原有的纸质档案管理要进行发展，同时在检索技术方面也要进行必要的发展。电子档案在信息收集和利用方面是会受到纸质档案资料的影响的，同时电子档案在使用过程中是非常容易被删除，这样是非常容易导致电子档案出现信息丢失的情况。

1.3 档案技术采用信息技术是社会的强烈需求

在社会经济不断发展过程中，人们的时间意识是非常强烈的，因此，在工作和生活中人们做出重大决策的时间也是非常快速的，这样就使得人们在工作中各个职能部门要在工作中不断提高工作效率，这样才能更好的对相关的信息进行处理。人们在工作和生活中对档案信息的需求量是越来越大的，因此，对信息共享的需求也在不断的提高。在经济发展过程中，潜在的投资者对一个地方的整体情况进行掌握以后才能进行投资，在对一个地方进行了解的时候，在当地的档案馆是应该有非常全的信息的，同时这些信息一定要保证非常的新，这样才能更好的对当地的情况进行分析。

2 档案技术采用信息技术的基本内容

2.1 档案技术采用信息技术，必须提高档案标准化、规范化水平

档案技术信息化发展能够更好的实现档案标准化发展，同时也能更好的实现规范化发展。档案信息出现规范化滞后和应用软件混乱的情况是会导致出现档案数字化系统整体水平无法得到提高的。因此，要想实现档案数字化发展一定要将计算机技术应用到整个档案信息管理中，这样能够更好的实现在档案工作中各个环节都能更好的实现规范化发展，同时也能更好的实现标准化发展。

2.2 档案技术采用信息技术，要着眼于提高系统的整体水平

档案技术采用信息技术的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以获得值得推广的经验，对整个系统是有利的，其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

2.3 档案技术采用信息技术，要有重点地抓好数据库建设

目前，档案技术采用信息技术从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、有单个到群体的循序渐进过程。笔者认为，建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前如果能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络连接形成开放的分布式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

3 檔案技术采用信息技术的步骤

3.1 建立档案数据库

第一步，输入文件级目录。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。从实践看，档案数据库的建立可以极大的提高工作效率，利用者对此十分满意。

3.2 建立了档案局网站，并与政府政务网、公众网联网实施资源共享

在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅、政策法规查询、举办网上展览、展示本地文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于所在地市经济建设和社会发展的良好环境。

3.3 加大档案管理软件推广力度

电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，给集成到档案数据库造成困难。对此，要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度要做出统一的规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。

4 结束语

在新的发展形势下，档案技术应用信息技术能够更好的提高档案管理水平，但是，这项工作同时也是非常复杂的工作，在工作中要对其可行性进行很好的分析，这样能够更好的保证在实施过程中对分布进行，同时也能更好的对重点进行掌握，能够更好的实现档案管理工作向着更好的方向发展。

参考文献

[1]张子煜.电子档案技术研究持续推进[J].纺织服装周刊，2010，9（20）.

[2]陈铭.浅谈电子信息技术在档案管理中的应用[J].华章，2013，1（20）.