商务函电的作用及翻译原则

孙 颖

（渤海大学，辽宁 锦州 121013）

0 研究背景

商务英语函电是指在商务环境下利用函电与具有不同文化背景的国外客户进行国际交流的一种交流工具，这种工具的作用类似于不同国家人们进行交流所使用英语的作用，不同之处是商务函电不仅要沟通客户之间的意愿，还要包含商务谈判之中所使用的专业术语比如在贸易中经常使用的贸易术语FOB、CIF、CFR等等。随着国际贸易的发展，商务函电逐渐成为一种行业英语，是开展对外商务活动的基础和重要工具，是最常用的也是最有效的通讯手段之一。

鉴于它所发挥的重要作用，正确翻译商务英语函电,是一个重要问题。在贸易双方未曾见面的情况下,怎样达到自己预期的目的,往往是由商务函电所决定。因此,了解商务函电句法特点及翻译技巧,对提高商务英语函电的翻译质量,避免贸易双方的误解有极其重要的作用。因此，笔者在这里主要想谈谈商务英语函电的重要作用及翻译特点。

1商务英语函电的重要作用

1.1 与企业的切身利益息息相关

商业信函质量的高低会直接影响到企业的切身利益，特别是对外交往的英文信函，好的信函有极大的可能促成交易，而建立起两个企业间的长期合作关系；相反，质量不高的不但不能促成交易，还有可能会丧失两个企业间潜在的合作机会。

通常大多数外国企业对和自己没有业务往来的一些国内的企业可能并不像对其国内企业那样了解，因此，对一个主动寻求与国外企业建立合作愿望的国内企业所做出的第一封商业信函就颇为重要。一封高质量的信函可能会使一个企业对该企业产生注意力，进而使其对希望建立的合作项目产生兴趣，并最终促成两个企业的成功合作。然而一封词不达意，晦涩难懂，以至于很难让人理解的商业信函却很难引起另一方的关注和兴趣，甚至可能令人产生反感的情绪，像这样的信函也不大可能有机会促成所期望的交易。

对已经建立起合作关系的企业来讲，高质量的商业信函对双方处理有关的业务事宜同样显的十分重要。首先，一封用词准确、书写规范、表意清楚的业务信函能让对方准确掌握信中涉及的内容，及时地落实所提及的各项事宜，从而尽可能地缩短所需的时间，提高工作效率，促使交易的尽早完成，以达到双赢的效果；而一封词不达意、苦涩难懂的信函则会延误时间，增加工作量，甚至让对方发生误解，从而错过商机；其次，如果信中出现严重错误却又没有被及时地发现，那将会给企业造成严重的经济损失。诸如把产品的价格报错，把拼写相似的产品名称写错，使其完全变成另一种产品，或者把交易的方式弄错等等，这些问题曾在许多企业出现过。

1.2 是企业的形象和实力的名片

高质量的英文商业信函不仅能向客户展现出写信人的英文水平高低和业务能力的大小，同时还能从侧面反映出一个企业的实力和形象，增强客户与企业合作的信心，使合作顺利达成。

涉及对外营销是企业对外交往的一个重要窗口，工作人员在从事营销业务的同时也在间接地向客户和消费者传递着企业的各种信息。消费者和客户可以通过与营销人员的多次接触观察到一个企业的整体素质和实力，业务员的言行实际上是代表着一个企业的基本形象。因此，一封高质量的英文商业信函应当能让外商清楚地判断出企业是否有实力与其进行合作。从而增强外商的投资或合的作信心，消除在合作关系建立之前可能产生的一些人为的障碍，增加合作或交易成功的机率。

1.3 能创造出一种和谐的交流氛围

没有障碍的语言或信函交流能够缩短合作双方沟通的距离，增加彼此间的情感，创造出一种和谐的交流氛围，有利于后续工作的开展。

许多企业的对外营销人员在长期的涉外工作中不但给企业带来了大量的订单，还与国外一些企业中的合作伙伴结成好友，而这种情感的形成主要是依靠平时的商业书信交往产生的，因为双方当面接触的时机毕竟十分有限。如果交往的双方既是生意上的伙伴又是非常要好的朋友，那么双方合作的气氛一定非常融洽，合作的根基也相对稳定。许多人有过类似这样的经历，当一个人置身于他乡，举目无亲，处在一个完全陌生的环境中突然遇到一个会讲本民族语言的人，他（她）一定会倍感亲切，似乎那种陌生感瞬间就消失了，双方也肯定非常愿意接触或相互帮忙。我认为那些高质量的涉外商业信函一般也能产生类似作用，能够得到利益和感情的双丰收效果。

2 商务英语函电的翻译原则

商务英语函电作为专业术语，有别于其他的文体，它作为信函写作的一部分，可以归纳为应用文体，应用文体是国家机关、企业单位、事业单位、社会团体、人民群众用于工作、学习、生活等方面，直接为现实生活服务，具有实用价值、规范格式的一类文章的总称。函电作为书信正是其中比较重要的一部分。因此，此类文体的主要语言特点就是简洁，内容完整，用词具体，用语礼貌，而作为贸易函电，它又具有专业性强的语言特征。

英文函电在遣词造句、行文方法、表达风格、意义和内涵方面都具有商业韵味,讲究语言策略,注重语言的得体性,运用富有感情的、礼貌的用语来表达最诚挚的态度,运用温和委婉的语气来表达最真诚的合作意愿,避免向对方直接命令。其行文通常严格遵守“7C”的写作原则,即礼貌(courtesy)、体谅(consideration)、完整(completeness)、清楚(clarity)、简洁(conciseness)、具体(concreteness)、正确(correctness)。

2.1 礼貌（courtesy）

首先，使用疑问句,把命令变成请求,使语气更加委婉更加客气。例如：

（1）Will you be good enough to let us have your reply as soon as possible?第二，但提出建议，请求时 恰当的使用虚拟条件句式,能得到更多的商量协调的好处。例如：

（2）It would be most helpful if you could quote us the lowest price,FOB Lagos.

第三，在商务英语写作中要适当使用情态动词,如“should,would,could,might，may”等,可以使句子的语气更加委婉含蓄,避免了唐突和生硬，使读信者更加舒服，不至于反感。例如：

（3）We think it advisable that you should accept this offer at this price.

第四，使用被动语态的句型,弱化要求,进行间接表达，避免生硬刻板。例如：

（4）Its’ stipulated in the contract that shipment should be made in three equal lots from April to June.

2.2 体谅(consideration)

要求站在对方的角度考虑,替对方着想,理解对方所处的困境。当对方发生不幸或遭受损失时,向对方表达遗憾或同情之意,并且给以美好的祝福,这种表示深切慰问的信函能让人感激,更彰显礼貌和诚意。我们在商务英语写作中常常用 “It is a pity that…,We are regretful… We are sorry…”等句型来表达对对方的同情与支持。如：

（5）We acknowledge receipt of your letter dated the 3rd this month.

（6）We are sorry to hear your great losses.

2.3 完整(completeness)

商务信函对于促进贸易顺利进行的其中一个方式就是它提供给读信者最必要实用的信息，解答他们的疑问，满足他们的需要。如：

（7）We are informed by the forwarding company here that there is a direct steamer s.s. “HongXing” of Maersk-Seal and Shipping Company sailing for your port on or about the 2nd August.在这句话中包含了人称，地点，事情，时间和方式等重要信息，是阅读者一目了然，一看就立刻可以从中获得完整的有价值的需要的信息。

2.4 清楚(clarity)

任何实用性的信息都应该是确切的，具体的，而不能模棱两可，含糊其词。在外贸函电语言中，我们几乎找不到像，不一定，有可能，也许，大概等等词汇，模糊的表达方式会导致阅读者在反馈信息的时候产生疑虑，延缓业务推进的进度。如函电中随处可见的时间表达方式，2nd August，2014或 before the end of June，都明确了具体的时间，而不用yesterday，tomorrow等这样不确定的词语。

2.5 简洁(conciseness)

商务函电的主要语言特点就是简洁，内容完整，用词具体，用语礼貌，而作为贸易函电，它又具有专业性强的语言特征。例如：

（8）We are in receipt of your letter of August 1 offering us the captioned goods at USD 2，000 per short ton.在这样一个句型结构简单，用词简洁的句子当中，包含了收件时间，确认收件，货物价格，确认货物价格等的信息，这样的句子在函电写作中是十分常见的，因此，简洁是函电写作最直观的印象。

2.6 具体(concreteness)

在商务英语函电中，除了要做得到简洁明了，还要讲求具体这一原则。以免造成不必要的损失和麻烦。

2.7 正确(correctness)

商务英语中的词汇往往可以根据上下文，不同的情景来翻译成不同的含义，这与通常英语中的翻译有着明显的不同。比如说在cover这个词，请参见以下几个例句：

（9）These regulations cover such cases.

这些规定适用于这类情况。

（10）Are the goods covered against all damage?这批货物保了一切险了吗?

（11）I’ll cover for Sam while he’s on holiday.

山姆休假时我替补他工作。

以上的三个句子中的cover分别代表了包含，投保，代替的含义，而在实际商务英语中，它的含义更加丰富，如果不能根据上下文正确地翻译出来，张冠李戴的话，其句子意思将会相差甚远，造成严重的偏差，导致贸易不能顺利进行。

3 结束语

总之，外贸函电翻译是一门综合性极强的工作，除了它所要讲究的7原则外，还包含了词汇，语法，语境，用词技巧等等方面的内容，在实际的翻译工作中，只要扎实地掌握其用词的规律，才能摸索出其翻译的技巧。因此，这项任务不但是我们研究工作者要掌握的，也是很多从业人员所要探究的，我们都应该循序渐进，不断完善这方面的知识。

［1］翁凤翔．当代国际商务英语翻译[M]．2007．

［2］张新红．商务英语翻译（英译汉）[M]．2003．

［3］李平．国际经贸英语教程[M]．1999．

［4］白杨．商务信函的重要性[M]．2005．