浅议军事代表对“获证”组织质量管理体系的监督

■ 王 磊 员志新

浅议军事代表对“获证”组织质量管理体系的监督

■ 王 磊 员志新

本文讨论了研究所获得质量管理体系认证注册后应该进行的主要工作。提出了对现有质量管理体系有效性的保持和提高是获证组织必须追求的目标，并对质量管理体系的自我评价和持续改进以及军事代表的监督工作进行了探讨。

引言

一般而言，组织通过质量体系认证，只是组织GJB9001B企业在质量管理体系建设的全过程中达到了一个阶段性目标。GJB9001B所要求的只是企业质量管理体系的一个基准，是达到规定要求、使顾客满意的基本要求。而GJB9004则是指导企业建立一个更加全面、完整的质量管理体系，进而向世界业绩水平（即TQM）发展。因此，在按照GJB9001B建立质量管理体系的基础上，再运用GJB9004B标准以使组织获得更好的业绩是非常必要的，本文就获证组织应进行的有关工作予以讨论。

1.获证组织要加强现有质量管理体系有效性的保持和改进

每个获证组织都会面临获证以后如何抓住良好开端继续努力，以寻求更大的进步、更强的市场竞争能力，使其获得更好的效益的问题。显然，追求更好的业绩应是每个获证组织的目标和努力方向，而达到这个目标的有效途径就是持续改进。通过对现有质量管理体系的持续改进与完善，使其更加有效和高效，是每个获证组织的一项长期任务。

质量管理体系的有效性是指组织按照选定的标准建立并运行的质量管理体系达到预期结果的程度。一般来说，质量管理体系的预期结果是通过组织的质量方针和质量目标确定的。质量管理体系的有效性来源于过程结果的增值，即一个或一组相互关联的过程的输出结果相对于输入资源的增值，过程增值的综合结果也就是质量管理体系的增值。

2.获证组织要进行质量管理体系的自我评定

自我评定是一种仔细认真的评价组织质量管理体系有效性和效率以及成熟水平方面的判断。自我评定通常由获证组织的管理者实施。

自我评定的对象是过程，主要是针对标准的每个主条款，分为五个等级，对照自我评定的问题来评价质量管理体系的完善程度，其五个等级具体内容见表1。

自我评定有两种方式，一种是以一个部门为基础对整个或部分质量管理体系进行自我评价，然后寻求改进的机会；另一种是由不同职能部门的人员组成小组对整个或部分质量管理体系进行自我评定，随后由小组成员共同进行评审和分析，最后再确定改进的优先顺序和实施指南。一般而言，前一种方式更适合于只有职能人员而无职能部门的小型活动，而后一种方式更适合于大型组织，以减少评价时间和改进措施的风险。

表1 质量管理体系运作水平成熟度

3.进行质量管理体系的持续改进

持续改进是组织的一个永恒目标。GJB9004B就是着重于指导组织通过全面实施依据这个标准建立的质量管理体系，并实现持续改进，从而提高组织的业绩，确保相关方受益。

组织通过对体系、过程、产品的测量，识别改进的机会，从而实现改进。被改进的过程可以是大过程或者是它的子过程、子子过程，可以是具有创新性的重大过程，也可以是渐进性的较小过程。

3.1 持续改进的基本途径

对过程进行持续改进通常分为突破性项目和渐进的持续改进两种活动。

3.1.1 突破性项目的改进活动

突破性项目是指对现有过程进行修改和改进，或实施新过程，这些项目通常是由日常运作之外的跨职能的小组来实施。对现有过程的修改和改进一般是指原过程存在的问题很多，或者是问题解决一个又出现一个，其结果是效果不佳（如顾客不满意）、效率低下，此时需要组织的管理者运用创造性的思维、采用水平对比或者新技术、新方法，从根本上对原有过程进行修改，包括改变过程流程等，甚至重新设计新过程。

3.1.2 渐进的持续改进活动

渐进的持续改进活动，一般是指对现有过程由现有的职能部门或岗位人员进行的一种渐进性的或者有着递增式变化的较小的改进活动，这种活动基本上是无终止时限的持续进行的活动，是对原有过程不断进行少量或轻微修改的日常的持续改进活动。

3.2 持续改进的活动

3.2.1 突破性项目的改进活动

突破性项目，通常包含对现有过程进行重大的再设计，一般进行6项活动。

（1）确定改进项目的目标和框架。确定改进的目标和框架是指导改进的重要前提，它能有助于参加人员明确该改进项目的努力方向和对组织带来的收益，而且改进目标应让有关员工都了解。

组织应选择对产品、体系有重要影响的关键过程作为改进项目，并明确该项目的总体要求。

（2）对现有的过程进行分析并识别变更的机会。对需待改进的项目涉及的现有过程的分析，应着重于对过程的有效性、效率、适应性、及时性进行分析，以便作为改进策划的输入。

通过对现有过程的分析，有助于识别某个具体过程变更的机会，并发现是否存在着全新的过程或过程流程，以便于对过程进行修改或重建。

（3）确定并策划过程改进。这项活动是明确需改进的具体过程，并策划改进方案，包括对过程的再设计（重建），对过程的重建将涉及到定义新设计的过程，确定过程流程和过程测量方法、规定过程分析等。

（4）实施改进。对于重大战略项目一般需要由跨部门、跨职能的横向小组来实施，在实施改进项目时应培训项目小组的成员，包括项目的目标、措施和方法等。在实施过程改进中应予以测量跟踪，对于出现的问题，如顾客不满意、成本增加、过程故障等，应及时进行过程的再改进。

（5）对过程的改进进行验证和确认。在实施过程改进中应予以测量跟踪，以验证改进的结果是否达到所策划的目标，确认改进活动的有效性。对于改进过程中出现的问题如顾客不满意、成本增加、过程故障等，应及时更改改进方案或进行过程的再改进。

（6）对已完成的改进作出评价，包括总结经验。

上述6项活动充分体现了PDCA闭环管理原理。

3.2.2 渐进性持续改进活动

渐进性持续改进通常进行以下活动：

（1）组织的员工参加工作组提供渐进的持续改进的信息。这是由于组织内的每个人员最有机会发现相关过程中存在的问题，从而能够最准确和及时地提供改进的信息。并且直接参加该项改进的活动小组，参与过程改进。

（2）组织应对渐进的持续的过程改进活动进行控制，以便了解它们的效果。对现有过程进行较小的渐进的持续改进，涉及到组织内的所有人员，对这种改进活动也应当进行控制，包括对改进活动提供必要的指导和帮助，了解改进的进展情况及其效果等。

（3）对参与改进的组织内人员应授予相应的权限，并应当得到与改进有关的技术支持和必需的资源。获得授权是全员参与的重要前提。参与渐进性改进活动的人员应当具有发现问题、报告问题和采取纠正措施的权利；获得相关文件或信息的权利；获得有助于改进的培训机会和必要的资源等。

3.3 持续改进的步骤

持续改进通常包括8个步骤：

（1）提出改进对象、分析改进的原因。识别过程中存在的问题，选择改进的区域，并分析改进的原因。

（2）评价目前的状况、确定改进目标。评价现有过程的有效性和效率，收集数据并进行分析，以便发现哪类问题最常发生，选择特定问题并确立改进目标。

（3）深入分析因素、验证问题症结。

（4）确定消除原因方法及防止再发生的办法。寻求解决问题的可替代办法，选择并实施最佳的解决问题的办法，即选择并实施能消除产生问题的根本原因以及防止其再发生的解决办法。

（5）验证评价纠正措施效果。确认问题及其产生根源已经消除或其影响已经减少，解决办法已产生了作用，就实现了改进的目标。

（6）实施新的解决办法并规范化。用改进的过程代替老过程，可防止问题及其根本原因的再次发生。

（7）针对已完成的改进措施，评价过程的有效性和效率。对改进项目的有效性和效率作出评价，可考虑在组织的其它地方使用这种解决办法。

（8）策划遗留问题的解决办法和进一步改进目标。

上述8个步骤是对PDCA工作原理的具体应用。

4．结束语

组织“获证”后并不代表质量管理体系已经有效，必须进行：

（1）质量管理体系的自我评价，以发现存在的不足。

（2）组织“获证”后，按照GJB9004B的要求进行持续改进是使其质量管理体系有效运行必须进行的工作，军事代表应对其予以督促和监督。

（3）TQM是追求质量管理业绩更高水平的方法，因此在进行质量管理体系运行的过程中，应当运用PDCA方法，实施对质量管理体系的完善和提高。

1.秦英孝，质量管理与质量管理体系[M].北京：解放军出版社，2004.

2.GJB9001B，质量管理体系要求[S]，2009.

王磊，海军驻北京地区通信军事代表室；员志新，空军驻京津地区军事代表室）