浅谈视频会议的风险管控

李 伟

（国家开发银行，北京 100031）

浅谈视频会议的风险管控

李 伟

（国家开发银行，北京 100031）

本文首先概述了视频会议风险的种类与影响级别，其次介绍了视频会议风险管控流程，最后探讨了视频会议相关工作中的风险管控内容，为读者做好视频会议技术保障工作提供了参考。

视频会议；风险管理；技术

1 引言

视频会议因其便捷高效、节能环保等优点，被广泛应用在各行业中，已成为政府机构、企事业单位日常办公、远程协作的重要沟通工具。

随着视频会议应用的推广与深入，对视频会议的风险管控要求也越来越高，尤其是在一些高规格的视频会议中，由于影响程度大、范围广，容不得半点差错，因此，特别强调对风险的管控。视频会议的风险管控，就是指管理人员采取各种措施和方法，在会议过程中确保音/视频信号的采集、传输、处理和播放达到预期效果，消灭或减少风险事件发生的各种可能性，避免出现任何系统故障以及操作失误，或者减少风险事件发生时对会议造成的影响，以圆满完成会议议程。在实际工作中，由于视频会议设备繁杂、实时性强、用户要求高等特点，风险管控具有相当大的难度，因此需要加以研究和分析。

2 视频会议的风险概述

风险是指故障或错误发生的不确定性，视频会议风险是在视频会议召开过程中，由于设备故障或操作错误给会议造成的负面影响的不确定性。视频会议的召开，需要依托视频会议系统、会场系统（视频会议室）以及网络系统，涉及设备种类繁多且分散管理，很容易出现各种各样的问题，而且这些问题极有可能会影响到音/视频通信，最终影响到用户的视听效果。此外，视频会议过程中，镜头切换和声音调整的操作比较多，且实时性强，稍有不慎就会干扰到会议的进行，因此，视频会议的风险点不仅数量多而且五花八门。根据以往的经验，可以把视频会议的风险归纳为四类（见表1）。

表1 风险分类表

这四类风险基本上囊括了视频会议中容易出现的各种问题。根据风险对会议影响程度的不同可以分为五级（见表2）。

表2 风险影响分级表

表2中的n和m的数值可以根据具体会议要求而定。高级别风险都是需要重点加以解决和规避的风险，而低级别的风险也不应忽视，在一定条件下，低级别风险有可能会转化为高级别风险，因此，风险级别有可能会发生动态变化，需要持续加以监测。

对风险的分类、分级，有助于识别风险和评估风险。在实际工作中，可对照系统各环节排查是否存在各种风险，并相应评估风险影响程度。

3 视频会议的风险管控流程

视频会议的风险管控流程可以概括为风险识别、风险计量、风险监测和风险控制四个主要步骤。

（1）风险识别。风险识别是根据以往经验和本次视频会议特点，系统排查视频会议相关各系统、保障工作全生命周期，识别出各种风险的过程。风险识别的目的在于帮助管理人员梳理出风险点，为下一步的风险计量和防控打好基础。风险识别应该具有全面性和系统性，尽可能多地识别出会议保障面临的所有风险，将对其进行分析。

（2）风险计量。风险计量是在风险识别的基础上，对风险发生的可能性、风险将导致的后果及严重程度进行充分的分析和评估，从而确定风险水平的过程。风险计量可以基于历史记录以及专家经验，并根据风险类型、风险分析的目的以及风险影响程度，采用定性或定量，或两者结合的方式。

（3）风险监测。监测各种风险水平的变化和发展趋势，跟进报告风险控制的处理结果，在风险可能造成实质影响前，及时有效地采取控制措施。风险监测要贯穿会议保障的全生命周期，对于已经处理的风险和评估为低影响级别的风险，仍然要持续进行监测。一旦监测到风险水平的变化，就要重新计量并采取有效的管控措施。

（4）风险控制。对已经识别和计量的风险，采取各种措施进行有效管理和控制风险的过程。风险控制的手段多种多样，对于设备风险通常采用健康性检查、冗余备份、应急预案等方法。对于操作风险，可以采用双岗操作、复核检查、彩排演练等方法。对于环境风险，可以采用UPS电源、线路冗余等方法。对于传输风险，可以采用QoS、双链路等方法。

4 视频会议风险管控的主要内容

4.1 视频会议系统建设阶段

视频会议各类风险中，有很多风险都应在系统建设阶段从根本上加以解决。系统建设阶段，要以实现系统的高可靠性为目标，通过系统分析和设计，查找并改进系统中存在的薄弱环节，特别是那些制约和影响系统整体可靠性的风险点，通过可靠性设计给予排除。视频会议系统建设阶段的重点风险管控内容如下：

（1）在视频会议系统及会场系统建设之初，就要着眼于未来的使用要求，认真做好系统设计、安装和集成。要在确保系统联通性的基础上，增强系统的健壮性、关键设备和关键节点上要适当考虑冗余备份设计，提高系统整体可用性和可靠性。

（2）在系统集成测试中，要对分会场系统和视频会议系统进行联调测试，不仅测试单一设备的功能、性能，还要强调系统整体功能及性能的测试，要确保视频会议所涉及的设备全部达到技术规范标准。

（3）在系统建设后期，要及时组织运维人员的培训，做好设备操作及日常维护等知识的转移，使技术保障人员能够胜任保障岗位要求。

4.2 视频会议保障阶段

视频会议保障阶段又可划分为会前准备阶段、会中保障阶段、会后收尾阶段。各阶段的风险管控内容如下：

4.2.1 会前准备阶段

会前准备阶段是运维工作风险管控的重点阶段，在这一阶段中，需要对风险识别、计量并制定出应对措施。具体来说，就是要明确会议的技术需求，做好会议的保障方案，组织设备测试以及操作彩排。

在明确会议技术需求时，除了记录好用户提出的技术要求，如是否使用投影、是否需要录制会议外，还要充分了解会议的议程，并根据议程识别出潜在的技术需求，如培训讲座可能会即兴提问，需要准备无线话筒等。

在制定会议保障方案时，重点考虑现有设备如何满足用户需求，并综合各会场的网络条件和设备配置情况，如有问题应立即与用户进行沟通协调。要根据会议的级别和重要程度，制定应急预案，越是重要的会议越要做好应急预案以及演练，确保一旦发生故障可以迅速、有效地采取措施。

会议召开前，要组织各会场的联调测试，有发言的会场要测试话筒的拾音是否达到声音清晰、声场均匀的要求；有画面转播的会场，要提前设置好镜头的位置，调整好画面的大小。各会场之间要及时反馈接收的音/视频信号质量。操作彩排是按照会议的议程，模拟会议期间的各种操作，通过操作彩排，一方面测试设备和查找漏洞，另一方面也是熟练保障人员的操作动作。

在会前阶段的设备测试及操作彩排阶段，还应协调会议主办方派人参与并确认最终效果。另外，还要通知网络技术人员做好网络实时监控，提前检查各关键节点的网络设备配置，如Q oS配置等。发现网络丢包要及时解决，如发现广域网线路问题，要立即通知运营商给予解决。

4.2.2 会中保障阶段

会中保障阶段风险管控的主要内容是按照会前准备阶段制定的方案落实风险控制，并做好风险的监测。会议召开过程中，技术人员要按照会前确定的分工，各司其职，专心致志地完成好本岗位的技术操作。主会场应设置一名导播人员，全面协调各项操作。导播应熟悉会议的技术保障方案，了解会议议程，对可能采取的各种应急预案熟练掌握。在会议过程中，网络技术人员应实时监控网络，发现网络问题及时处理。当分会场出现设备及网络故障时，要及时通知主会场技术人员。各会场的技术人员应把手机等通信工具置于静音状态，避免干扰会场秩序。

4.2.3 会后收尾阶段

会后收尾阶段风险管控主要是经验总结和风险报告。工作内容包括设备的收存、故障的排查处理、用户意见的收集、会议录制材料的提供等。

视频会议结束后，技术人员要逐一检查各设备的状况态，并按操作规程完成相应的维护关机等，以利于下次使用。会议过程中如发现设备出现故障来不及解决的，会议结束后要及时组织故障排查，必要时通知设备厂商参与，故障处理完毕后，要填写故障报告留存。

视频会议结束后，还应与会议主办方进行沟通，了解用户对会议整体技术效果的评价和意见，以期改进提高。如用户会前提出会议录制要求的，在会后要主动与用户联系约定录制材料的领取时间和领取方式。

5 结束语

总之，要定期对视频会议技术保障工作进行总结，统计一定时期内的视频会议数量及技术要求，存在的问题和改进的计划，以求不断提高视频会议技术保障工作水平。

TI推出CC3100和CC3200平台

日前，德州仪器（TI）宣布推出其面向物联网（IoT）应用的新型Simple Link Wi-Fi CC3100和CC3200平台。在TI针对IoT应用的诸多新型、简易、低功耗Simple Link无线连接解决方案中，该Simple Link Wi-Fi系列是率先面市的。此新型片上互联网（Internet-on-a-chip）系列使得客户能够轻松地为众多的家用、工业和消费类电子产品增添嵌入式Wi-Fi和互联网功能。CC3100和CC3200采用QFN封装并具有全集成型射频（RF）及模拟功能电路，因而允许开发人员通过将器件直接布设在PCB上来创建一种低成本、紧凑的易用型系统。Simple Link Wi-Fi系列通过TI的IoT云生态系统成员拥有了云连接支持能力。另外，TI还提供了各种套件和软件工具、一款经认证的TI模块（不久即将推出）、参考设计、示例应用、开发文档和TI E2E™社区支持。

Risk Management of Video Conferencing

Li Wei
(IT Department, CDB, Beijing, 100031)

Summarizing the types and impact level of video conferencing risk. Introducing procedures of video conferencing risk management. On this basis, providing reader with references of video conference risk management.

video conferencing; risk management; technology

10.3969/j.issn.1672-7274.2014.07.014

TN 915.43文献标示码：C

1672-7274（2014）07-0048-03