做好独立学院教学档案管理的几点思考

摘要：独立学院的教学档案，是教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像材料。针对独立学院教学档案管理中的档案存放周期长、门类多，数据量大的特点，本文以电子科技大学成都学院为例详细分析了独立学院教学档案中存在的各类问题，并提出了加强和改进的相应对策。

关键词：独立学院；教学档案；管理；对策

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）01-0014-02

独立学院始建于1999年，在前期发展阶段，独立学院一直套用的是母体高校的办学体制与模式，并在母体高校的统一领导下开展各项工作。自2003年4月教育部8号文件强调独立学院办学的“6个独立”以来，伴随着它的壮大和发展，独立学院的各项工作尤其是教学工作已经逐步脱离了母体院校的体制与管理，进入了规范化办学和提高教育教学质量的阶段，而在教学活动中所产生的各类教学档案及教学档案的建设、使用、管理也成为了独立学院办学进程中最直接最客观的记录，同时学院领导对教学档案的重要性有了极大的认识和提高，对教学档案的建设、研究和利用工作得到了进一步重视。因此，笔者从所在岗位剖析了独立学院教学档案在实际工作中的现状并提出了改善当前现状的建议。

一、独立学院教学档案的现状

1.教学档案的类别繁杂。独立学院作为我国高等教育的一支新生主力军，在办学模式上采用的是有别于公办高校的新机制、新模式。在市场经济时代，独立学院会根据市场需求来设置每个专业，而每个专业的教学计划也会随市场需求不断修订，因此教学活动中所产生的例如机构设置、人才培养、学科建设、教学形式和课程模式等更加多样化。而因为扩招，以我院电子信息工程系的专业和学生人数为例，2005年招生情况：本、专科4个专业，18个班级，570名学生，到了2009年招收情况达到了八个专业，33个班级，1112名学生，这是2005年的5倍。这其中所含盖的学科建设，专业建设，学生成绩管理、学籍管理等各项工作内容和其背后的数据是迅速成倍在扩大的。就单个教学管理项目来讲，比如学生的成绩管理工作，这不仅要收集常规的课程正考成绩、补考成绩、重修成绩，还要收集学生的实习实训成绩、交换学习成绩等。这就使教学档案的种类不断增加，来源更加分散，档案内容也日趋复杂化和多样化。[1]

2.教学档案的周期性长。教学档案的形成有它自身的周期性。一般情况教学档案的形成，以学年，学期为最基本，最简单的记录方式，例如我院电子信息工程系2012级通信工程本科专业10个班的期末试卷为例，负责保管试卷的老师会按照每学期的试卷进行归类上架，单每学期的期末试卷方面的教学档案就得持续一个学期才能形成；从大一年级开始至学生四年后毕业，该专业的所有期末试卷档案的保管工作才算建立完成，以至后期按各学院的要求最少需要存放六年。此外，教学档案的形成还可以按不同专业、不同层次的每一届学生来划分；而有些教学档案需要4～6年才能形成并保存，如果按教学活动的年度进行分类，有的以月份开展，有的隔年才能结束，有的根据特殊的教学目的不定期的进行，这都大大的延长了教学档案的周期。

3.教学档案存放地点分散。目前，各独立学院为适应当今社会的需要都趋向于多学科性的院校建设与发展，我学院现已有本、专科专业40余个，形成了以工为主，以优势专业为核心，理、工、经、管、文多学科协调发展的独立学院。这就使得我院的二级系（分院）教学管理部门由原来的四个系（分院）逐年发展到了现在的8个系（分院），学生17000余人，教学活动也呈现出了多样化的态势，随之产生的教学档案数量也相应有了增加，而由于教学活动是由学院各系（分院）的各教学部门承担的，所以产生的教学材料往往被分散在了各个教学单位；另外独立学院成立得较晚，在学院档案馆的建设力量上也相对薄弱，档案馆的建设速度也相对缓慢，这就使得产生教学档案的各部门都会保存一定数量的档案，这就形成了教学档案存放地点较分散的特点。

二、推进独立学院教学档案工作的建议

1.加大教育和宣传力度.增强独立学院教师的档案意识。教师是组成一所院校必不可少的因素，而教学档案的形成又离不开教师的各项工作，作为高校的每一个成员，我们都有义务和责任完成相关档案工作。在常规工作以外，学院档案馆应该多组织档案知识的普及宣传活动，以讲座或者知识竞赛的方式增强独立学院教师的档案意识。2008年8月20日，教育部与国家档案局发布了第27号令《高等学校档案管理办法》，办法中明确规定高校档案工作人员不仅要“具备档案业务知识”，还要具备“相应的科学文化知识以及现代化管理技术”。由此可见，增强教师的档案意识是做好高校档案工作的奠基石。

2.加强人员培训、部门管理，使独立学院教学档案管理队伍更加专业化。建立一支强有力的教学档案管理队伍是提高档案管理质量的重要保证。而目前大多数独立学院的实际情况是没有设置专职的档案管理人员。每一所院校的教学档案需要校内多部门的协作配合，我们应当明确管理的主体和辅助部门以及业务指导部门。要安排专门的编制.配备专业人员管理教学档案.并定期组织管理人员进行专业培训，提高他们的业务水平。从而使教学档案管理真正做到人员落实、管理规范、运作有序。

3.加强计算机信息技术的应用，实现高效学生档案管理的电子化和网络化。当前社会，已经进入了信息化管理的时代，各行各业所产生的信息资源已经扎根于微型计算机里。随着独立学院招生规模的扩大，数据资料也相应成倍的增多，尽管许多高校在各自校园网的基础上已经构建本校的教学档案管理系统，但由于出于成本，安全等因素的考虑，许多教学档案的管理仍主要采用传统的档案盒，分门别类的进行归档，这使得教学档案不能够快速查找和统计，在一定程度上也浪费了大量的纸张，而且占用较大空间。因此当代档案管理的主流范式是档案信息资源管理。[2]我们要充分利用以电子计算机为核心的现代技术手段，有计划、有步骤的把独立学院教学档案分类归档，将教学档案文件中的文本、照片、录音、录像等进行信息化处理，实现档案信息储存的电子化和检索的网络化。

总之，独立学院的教学档案工作对独立学院的发展有着不可忽视的推动作用，随着各独立学院的发展壮大及独立学院领导对教学档案的重视程度，相信独立学院的教学档案工作一定能为我们的独立学院建设创造出更多的无形价值。

参考文献：

[1]刘芳，周晋阳.对高校教学档案管理工作的思考[J].中共山西省委党校学报，2006，29（3）：69-71.

[2]温燕萍.档案管理规范化与高校评估之我见[J].档案学研究，2007，（5）.

作者简介：梁蕾（1983-），女（苗族），海南海口人，助理研究员，研究方向：独立学院教育教学管理。