关于对水利科技档案资料收集工作的认识

2014-02-21杜建民

水利规划与设计 2014年8期

关键词：水利资料部门

杜建民

（水利水电规划设计总院北京 100120）

关于对水利科技档案资料收集工作的认识

杜建民

（水利水电规划设计总院北京 100120）

水利科技档案的收集工作是水利档案工作的基础和起点，完整、准确、系统的水利科技档案，是进行项目鉴定（验收）的必备条件，也是体现水利行业水利科技工作历程和成果积累的重要方面。本文从加强制度建设、增强归档意识、拓宽档案收集渠道、严把归档材料接收关、做好档案信息化建设等方面，总结提出了对如何做好水利科技档案的收集工作的认识。

水利科技档案收集

前言

水利科技档案，是指在水利科技活动过程中形成的，具有保存价值的，各种形式与载体的历史记录，是应归档保存的水利科技文件材料。水利科技档案全面、真实地反映了水利科学技术研究、勘测与规划设计、基础数据观测与分析、项目建设与运行维护、设备仪器制造等水利科技活动的过程与结果，是进行项目鉴定（验收）的必备条件，也是一项重要的信息资源和知识宝库。它是衡量水利行业科技工作历程和水利规划、设计、科研的总体水平的重要方面，是水利可持续发展的必然要求。要做好水利科技档案工作，首先要做好资料收集工作，只有收集完整、准确、系统，才能全面反映科研设计单位水利工作的历史原貌，为今后水利管理、决策提供完整的历史积累资料和可靠数据。笔者结合本人工作实践，总结提出了对做好水利科技档案收集工作的认识和建议。

1 加强制度建设，使档案收集工作规范化、制度化

制度建设是做好水利科技档案收集工作的根本保障。2010年水利部重新印发了《水利科学技术档案管理规定》》（水办[2010]80号），对收集归档等工作做出了明确规定，为做好水利科技档案的收集工作提供了制度保障。从事水利工作的科研、设计、管理等单位，应结合各自的水利和档案工作的实际，做好档案收集工作相关的具体制度建设，细化管理要求，明确责任分工，加强监督检查，将档案收集工作与单位内各部门的考核评优紧密挂钩，从而将制度建设落到实处，保障档案收集工作的顺利实施。

（1）要根据单位实际，制定切实可行的科技档案管理制度及归档范围，确保科技档案收集完整性、准确性和系统性；（2）要结合单位实际和修订的科技档案管理制度，进一步明确各部门及各岗位的职责，做到分工明确，责任落实；（3）要完善收集工作的日常积累、检查考核制度，制订出相应的考核细则，对各部门、各岗位的档案收集情况进行定期检查，公开通报检查评比结果，并将检查结果直接与年度考核或奖金挂钩，对不按规定要求归档的部门和个人用经济手段给予惩罚。

2 加强过程管理，使档案收集工作贯穿项目实施的全过程16

档案收集工作既要重视阶段性，又要强调经常性，仅靠项目全部结束后进行归档，很难做到归档资料的完整性。因此，要加强过程管理，使档案收集贯穿项目实施的全过程。（1）要将档案工作与科研、设计、勘察等工作实行“四同步”管理，即在下达项目计划或签订项目合同、协议时，应同时明确项目文件材料的收集、整理和归档要求；在项目进度检查时，应同时检查项目相关文件材料的收集、整理情况；在进行项目鉴定（验收）时，应先期或同步检查、验收项目文件材料的整理与归档情况；在部门和科技人员考核时，将归档工作完成情况作为重要内容。（2）要把项目文件材料管理纳入项目管理工作程序，列入有关部门及人员的职责范围，明确从分管领导到各职能处室，从项目经理到设计人员，从总监到监理工程师，从专职档案员到兼职档案员等有关人员应负的责任，确保水利科技档案收集工作落到实处。

3 加强培训教育，增强全员归档意识

鉴于水利科技档案的特殊性，水利科技档案的资料收集工作仅靠档案人员单方面的努力是难以完成的，还需要生产设计人员的理解、支持和紧密配合。因此，必须加强全员的培训，提高全员尤其是设计人员的归档意识。

（1）要结合本单位的企业文化建设，提高员工对档案工作重要性的认识，增强主人翁精神和大局意识，像对待设计工作一样认真对待归档工作，在归档中不怕麻烦和繁琐。（2）加强对相关法律法规的宣传教育，按照《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”应该让生产设计人员深刻认识到，归档是每个设计人员应尽的责任和义务，不得将应归档的材料据为己有，同时要通过相关制度建设，保护设计人员的创新成果和知识产权，使设计人员敢于提供完整的技术资料、计算模型和创新成果，并防止相关资料和成果对外泄密。（3）要增强设计人员的安全生产意识，要认识到，资料保存在自己手里并不安全，整理归档之后，不但便于使用而且更加安全。（4）增强档案部门的服务意识，档案部门和管理人员有责任有义务进行档案法规的宣传和对档案知识的培训，同时，档案管理人员，要积极跟踪生产项目的进展情况，主动上门服务，提醒和协助生产人员及时归档。

4 把握新时期水利工作的特点，转变工作方式，拓宽档案收集渠道

过去水利项目一般较少，一个项目的工作周期较长，档案收集跟踪往往具有临时性和相对滞后的特点，生产部门和档案部门各自为政，档案部门被动等待，生产部门敷衍交差，造成档案资料积累残缺不全，这样既给档案的整理归档带来困难，也使形成的档案失去了时效性，利用价值不高。随着新时期水利事业的快速发展、国家对水利工作的重视和水利市场化的不断完善，设计单位的生产任务成倍增加，归档工作量也相应大幅度增加。因此，要根据新时期水利工作的特点，转变观念，拓宽档案收集的渠道。

（1）对全国性的重大规划和战略研究项目，往往项目复杂，涉及协作单位多，工作周期较长，资料和中间成果多，档案部门应重视对各流域、省区上报基本资料、中间汇总协调成果及其专家评审会的跟踪，可分为项目启动及工作大纲阶段、基本资料及中间协调汇总阶段、成果评审及验收阶段等进行档案收集；（2）对周期长的工程设计项目，从项目投标到工程竣工的阶段比较多，形成的文件资料涉及面广，内容繁杂，涉及专业和人员多，稍有疏忽，就可能遗漏；档案部门要加强与项目设计和管理部门的联系，及时掌握工程进展情况，采取分阶段收集的方式，并加强催收力度，尽力避免档案原始材料的散失。（3）对于工程周期短或一些小项目，项目业主大多要求急，设计周期短、形成的文件数量不多，不易引起档案人员的足够重视；档案部门平时要加强指导，并督促技术部门有针对性地收集档案资料，待工程完工后，可采取集中收集，一并归档到档案部门。（4）对设代处和监理处等现场工作的项目，档案部门定期派出档案人员深入到工地，采取追踪收集，指导设计代表或监理代表积累、整理在现场形成的文件材料，将有保存价值的文件材料及时收集归档。

5 严把归档材料的接收关，确保科技档案的质量

根据归档材料要真实、完整、准确、系统、及时和载体质地优良、字迹图像清晰的总体要求，结合当前科技档案收集工作实际存在的问题，要从以下几个方面把好归档材料接收关。

（1）避免一般性材料多，关键性材料少的问题。要说服设计人员将基本资料、计算参数、技术模型、关键技术问题的解决方法等关键性材料归档，不能只交一般性的材料，解决档案“含金量”不高的问题。

（2）避免最终成果归档多、基本资料和中间成果归档较少的问题。基本资料特别是经审定的基本资料，以及中间成果和专家评审意见，是成果的重要内容，也是重要的备查资料和单位发展的技术积累，要及时归档，解决科技档案可追溯性问题。

（3）避免纸质材料多，其它载体材料少的问题。除了纸质材料外，要同时将电子文档、模型软件、CAD文件及其他多媒体文档一同归档，解决科技档案材料单一、不便于利用的问题。

（4）要避免归档材料不规范、签发不齐全、漏页及装订不合格等问题。档案人员要加强对归档材料的把关，重点审核，发现问题及时与设计人员沟通，要求补齐或整改，解决单个档案质量不高的问题。

6 加强档案信息化建设和档案人员综合素质建设，提高档案资料的利用效率

水利工程档案的形成是生产技术人员劳动智慧的结晶，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案工作者提供给水利工作者利用。通过加强档案信息化建设，不仅可以提高归档质量和效率，保障档案资料的安全可靠，而且极大提高档案资料的使用效率，盘活档案资源，促进单位的可持续发展，同时使生产人员亲身体验到档案信息的价值，进一步增加做好归档工作的积极性和主动性，使生产—归档—使用形成良性循环。

水利科技档案的特点，客观上对档案工作人员的素质提出了更高的要求。他们不仅要懂文书档案，还要懂科技档案，懂与水利工程相关的一些专业类别档案，懂不同类别的档案的分类整理。这就要求从事水利工程档案工作的人员，一方面要加强水利相关专业的学习，扩大专业知识面，对工程项目各个设计阶段、各个专业必须归档的文件材料，要做到心中有数；同时要加强计算机方面的学习，运用现代化的管理手段，及时、准确、高效地开发档案信息资源，进一步做好水利科技档案的收集和服务工作。

1. 浅谈如何做好水利科技档案的收集工作,肖向明，《城市建设理论研究》， 2012年第1期