陕重汽档案管理系统的设计与实现

顾 琼

（陕西汽车集团有限责任公司，陕西 西安 710200）

行业研究

陕重汽档案管理系统的设计与实现

顾 琼

（陕西汽车集团有限责任公司，陕西 西安 710200）

针对陕重汽档案信息化落后，管理效率低下，以及档案业务现状，设计与实现了陕重汽档案管理系统，分别从系统功能设计、模块设计、数据库设计和系统实现的主要技术这四部分来阐述。

陕重汽；档案信息化；系统

CLC NO.: C93 Document Code: A Article ID: 1671-7988(2014)10-01-03

1、背景与现状

陕重汽公司的档案分十二大类，大约20万件。档案数量庞大，且随着公司生产经营规模的扩大，档案每年都在成倍的增加，再加上子公司众多，大量文件在文件柜里储藏，使得管理效率极其低下。陕重汽档案的管理模式落后，目前采用分散、纸质、手工的管理模式，能够提供的查询能力极其有限，更难以实现档案的“主动推送服务”以及在允许的前提下的“及时获取”能力。档案的继承性差，有经验的老员工一旦退休，很多档案以及管理经验会随之丢失，新员工无法借鉴过去的经验，需要重新开始学习。

陕重汽公司一直无档案信息管理系统，采用的是纸质、手工的管理模式，采用传统的检索方式——档案人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房里去找出来，过程费时、费力，不能满足基本的业务需求。更谈不上实现档案的“主动推送服务”以及在允许的前提下的“及时获取”。

2、陕重汽档案管理系统需求分析

2.1 需求的获取与来源

为了获取陕重汽档案管理系统的功能需求，公司从实施陕汽《档案归档范围及保管期限表》项目就开始调研各部门及子公司的业务和需求，掌握了大量第一手的一线技术人员、档案人员、管理者的需求。将这些需求汇总分类，结合其他汽车行业调研的情况，得到了一个适合陕重汽特点的较全面的功能需求资料，并以此为基础，形成了陕重汽档案管理系统需求方案。

2.2 系统整体需求

陕重汽档案管理系统应采用B/S架构，能实现不同档案类型、档案管理员的同时录入，能提供多种检索方式，支持报表打印及档案盒脊打印等功能，支持档案资料的批量扫描及录入，可对各类档案进行分类统计并生成统计报表。档案利用部分可以提供纸质和电子两种形式档案的利用。能提供多种检索方式：分类检索、复合检索、模糊检索，实现跨库检索，可直接检索至卷内目录级。

2.3 系统功能需求

报表打印：提供所需标准报表及功能强大的报表编辑器。可打印标准年报，可汇总打印年报，可对年报进行数据校验，既支持国家档案局标准报表，同时也支持本单位的年报格式。

支持TWIN标准，扫描时可自动生成图像文件名，并可进行批量扫描，档案数据可倒出保存到光盘、磁带等介质。

用户客户端不需安装任何程序可实现浏览器方式的查询、浏览，并只能浏览、查看归档后的文件目录。

按销毁日期自动生成目录打印消毁清册。

档案统计：各类档案都可按题名、案卷年度、保管期限、密级、归档部门等进行统计，并按要求生成相应的统计报表等。

3、陕重汽档案信息管理系统的设计

3.1 系统相关技术

陕重汽档案管理系统采用CS + BS的架构模式，CS端主要负责档案的管理工作，基于PowerBuilder开发工具进行开发，使用的是PowerScript开发语言。BS端主要提供档案信息的在线查阅与利用服务，基于Flex(富客户端)技术和WebService技术进行实现，所使用的开发语言为Action Script 和Java。

用户访问层：提供多种信息访问渠道，实现基于消息的实时快速传递，从而达到加快企业档案业务的流转速度，提高企业的服务响应速度和能力。

业务支持层：基于构件技术构造面向档案的业务逻辑框架，提供快速开发、部署档案系统的构建和集成方案，并在其之上构架面对最终用户的应用系统，以满足用户的最终需求。

数据访问层：提供各类关系数据库、非关系数据资源、以及支持跨平台异构分布数据资源访问。

系统安全框架：为系统提供安全解决方案，安全解决方案包括网络、硬件、操作系统、数据库、应用系统、人员管理等多个层次，是一个综合的解决方案。

3.2 系统运行环境

由于Java及Lotus Notes/Domino具有良好的平台无关性，系统可以很好地运行在Windows、Unix、Linux等操作系统上。系统中所有的配置采用INI和XML两种技术，INI配置文件为系统的正常运行提供配置参数，如数据库的连接信息。

3.3 系统总体设计目标

陕重汽档案管理系统能实现在系统内对档案进行远程上传、文件流程化审批、集中管理、统计分析、安全维护等功能。

第一年将产品档案录入系统，并在2-3年内分批、逐步将文书、基建等档案录入系统，实现设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等有关系统相衔接，最终完成全部档案的信息化建设。

系统应实现各种不同类型的档案能够在同一时间、不同的地点由具有不同权限的系统管理员同时录入的功能，以节约录入时间。

实现快速为公司相关业务单元提供档案服务的功能。提供不同用户不同权限的查询、浏览、以及申请下载所需相关档案资料和技术文件的能力。

3.4 系统流程设计

陕重汽档案管理系统提供建库、数据录入、文档扫描、立卷归档、数据转换、档案统计、档案编研、档案销毁、档案损坏、档案丢失找回、年报管理、库房实体管理、报表输出、光盘制作、查阅、借阅以及网络化浏览、下载、打印等功能。其中“信息采集”、“业务管理”及“信息利用”三个部分包括了用户日常档案管理的主要内容，实现了档案信息的收集、整理、管理、利用的网络化和电子化。系统设置和安全防护是整个档案管理系统安全运行的基础。系统的安全防护主要提供对用户访问系统权限的严密管理以及对电子档案数据的安全存储管理。

3.5 数据库设计

系统数据存储采用FTP与数据库两种存储平台，FTP主要负责电子文件的存储，采用IIS FTP或Serv-u Ftp。数据库主要负责系统基础信息与档案业务目录数据的存储，系统支持当前主流的关系型数据库系统ORACLE、SQLSERVER。

4、陕重汽档案信息管理系统的实现

4.1 系统登录及用户权限模块

系统打开后登录界面如图1所示，进入后可在用户权限模块中可以实现对用户名称及权限的设置，系统允许按角色、按组进行权限的设置。具体操作如下：依次点击“高级管理”，

“权限管理”，“权限管理”，如图2，建立用户组，用户，并对其分配权限。

4.2 检索模块

在本模块中可以进行档案数据的跨全宗、跨类型及跨年度的检索操作；可大大提高档案管理人员的检索效率；对检索出的数据还可直接进行查、借阅登记；具体操作如图3：

4.3 立卷归档模块

在本模块中，用户可以进行“立卷部门”、“立卷方式”及“形成目录”等的设置，还可设置进行机构+部门的立卷方式及立卷层次等，如图4；

4.4 借阅下载模块

在本模块中可以实现对文件库中所有文件的检索、文件查、借阅登记及文件查、借阅管理。

4.5 统计报表模块

本模块在左侧的功能展现区，出现文件管理的五大模块分别为：文件管理、文件报表打印、查询借阅、文件统计和文件保管。如图5所示：

4.6 扫描打印模块

在实际工作中，用户一般会先进行数据的录入，再进行原文的扫描，这样，就需要在原文扫描完毕后，将扫描文件批量上传到服务器中，以实现原文的批量挂接；在本模块中，用户即可以将已扫描好的文件上传到原文服务器中。

5、陕重汽档案信息管理系统的验证与总结

5.1 验证计划

为了更好的的使用陕重汽档案管理系统，系统布置后在内部进行了三个月的测试使用。主要对用户管理、权限设置变更、基本信息录入、信息修改、信息删除、普通检索、高级检索、全文检索、档案借阅流程、立卷规则选择、扫描路径及扫描效果、报表内容及准确性、以及统计年报、光盘制作等进行了全方位的测试。对发现的程序及系统问题及时进行了修改，对流程问题也和相关部门进行沟通对流程进行修改，或者采取新的流程。经过三个月的使用，陕重汽档案管理系统验证结束，效果良好。

5.2 使用总结

陕重汽档案管理系统符合国家档案管理标准规范的，适合陕重汽各部门的全文档案管理软件。该系统开发坚持通用化、系列化、用户化的方针，“以文档一体化”为原则，在同一应用系统下实现从文书处理、自动组卷归档、档案管理都使用同一套数据，实现文书与档案数据的共享，一次输入、多次输出、多处使用，不仅极大地节约了人力、物力、和财力，避免了人为造成的不必要的主观错误，并且有效保证了所建档案的一致性、有效性和完整性。在功能上，包括了整个文书处理过程，包括：收文、发文、内部文件、资料等的登记、处理、传阅、催办、分发等。档案管理过程，包括：档案的收集（著录）、整理、保管、统计、检索、编研、开发利用工作等，同时，它还能实现全文检索。该系统极大的提高了陕重汽档案管理水平、为技术人员使用档案提供了快捷的方式，提高档案的使用率、准确率。

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Design and implementation of Shaanxi Heavy-Duty Truckfile management system

Gu Qiong
(Shaanxi Automobile Group Co., Ltd., Shaanxi Xi'an 710200)

For Shaanxi Heavy-Duty Truck file information backward, inefficient management, as well as archives business situation, design and implementation of the Shaanxi Heavy-Duty Truck file management system, respectively, from the system functional design, module design, database design and system implementation of these four parts to the main technical elaborate.

Shaanxi Heavy-Duty Truck；File information；system

C93

A

1671-7988(2014)10-01-03

顾琼，就职于陕西汽车集团有限责任公司汽车工程研究院。