国土档案管理系统的开发与应用研究

韩 健，陈奕云，潘元进，文鸿雁

（1. 广西壮族自治区地理信息测绘院，广西 柳州 545006；2. 武汉大学 资源与环境科学学院，湖北 武汉430079；3. 桂林理工大学 测绘地理信息学院，广西 桂林541004）

市县两级国土资源管理部门承担着大量的档案管理和使用任务[1]。本文针对目前面向对象的开发环境，使用中大型数据库作为数据仓库，结合国土资源档案管理的具体要求和国家规范，本着适用县级管理部门投入少、逐步推进的原则，建成一个具有权限管理灵活、密级管理严密、日常档案业务规范、类目自由设定、分类无限追加、查询方便快捷、全电子扫描归档、支持快速摄像、电子文件无限附加、挂接OFFICE快速浏览、档案信息多样化导出、档案批量录入、记录批量修改、自动生成统计报表等功能完善、操作简便、易学易用、适应初始技术操作的电子档案管理系统。

1 系统设计

1.1 结构设计

C/S结构一般建立在小型局域网或者专网中，能实现复杂功能，对服务器负载要求很低，同时一般运行在特定机器和网络中，安全性措施更容易实现[2,3]。市县级国土资源档案管理系统设计中，采用C/S结构，见图1。

图1 硬件结构示意图

1.2 数据库平台

县级国土资源档案条目数一般在10万级，如果暂时不考虑影音媒体文件以及独立的GIS专题数据库，对应扫描文件以及属性信息的数据量大概在TB级。SQL server作为成熟的大型数据库，不仅性能稳定、效率高，而且数据处理能在PB级，完全满足TB级的县级国土资源档案管理系统的数据库要求，而且造价相对便宜。

1.3 软件开发平台

考虑到开发成本以及.NET简单的开发模式，系统采用.NET_C#开发平台。这样，设计简单易行的操作方式更方便，更能使操作人员在短时间内接受并掌握使用技巧。同时，考虑兼容性，服务器数据库运行在Windows server2003上[4]。

1.4 功能设计

1）为了使国土资源档案管理系统类目类别既符合《国土资源数字档案管理规范》，又有自己的管理特点，系统必须将类目和字段实现自由配置。

2）档案管理系统要求细致，必须紧贴国土资源档案管理工作流程，配备完善的档案业务处理功能，如查档、密级划分等。在业务处理过程中，系统要满足进行全面的日志记录要求，对信息传输、用户访问、数据打印等进行全面记录，方便用户对日志进行查询，找出日常工作中的问题。

3）系统需设置登录权限，如划分管理员、档案员和一般操作员。各类用户具有不同的用户权限，可实现对应的功能操作，避免档案管理分级混乱，提高档案数据的安全性。

4）系统必须设置高级查询、统计以及模糊查询功能。根据不同的需求，实现对数据库人员信息、档案信息的综合查询及统计功能，条件设置要灵活。

5）系统要支持数据库的备份、还原，可本地备份和服务器备份，方便用户随时调用备份文件，进行数据库的记录、存储、更新。

6）档案的唯一性注定了档案的严肃性和珍贵性。由此，系统要考虑误操作问题，避免人为编辑造成的档案缺失，减少不必要的麻烦。系统操作习惯必须紧贴日常人员的既有习惯，如双击鼠标、右键使用、快捷键等因素。

系统功能设计如图2所示。

图2 系统功能设计图

2 功能实现

国土资源档案管理系统界面最终采用符合Windows习惯的操作方式，界面美观易用，布局合理，操作简便，功能集成于菜单、工具，免去繁琐的命令操作，使用鼠标即可完成所有命令操作，适用不同层次、不同类型的用户[4]。

1）严格的权限管理。系统通过用户登录信息，区分登录权限，根据管理员、档案员和一般操作员的权限设置，各类不同权限的用户可实现对应的功能操作。避免了档案管理分级混乱，提高档案数据的安全性[5]。系统采用严格的权限管理，保证档案数据的涉密安全。

2）批量修改记录和批量导入。批量修改信息是为方便管理员统一输入、修改等维护而设定的。在有大量记录需要录入的时候，还可以通过系统提供默认格式， 编辑系统自动识别Excel表一次性批量导入信息，可大大减少录入人员的工作量。

3）密级管理。为了更好地使用权限，我们引入了密级管理。“密级”操作需要管理员权限，密级操作分“标识为普通”、“标识为一级”、“标识为二级”、“标识为三级”，对应无密级、“秘密”、“机密”、“绝密”，管理员可以通过“密级”功能设置档案的密级，同时对应的密级用户只能检索和阅读到同等以下的档案资料，不能越级操作。

4） 档案类别和类别字段管理。为了适当增加系统的可扩展性，设计了管理员的档案类别和类别字段管理功能。这种功能在按照国家规范的分类和属性来进行档案管理的同时，允许用户根据部门需要和事业发展，以合适的类目和字段来存储新的档案门类和属性，增加了用户自我升级的可能。但是，这一操作需要相当谨慎，有可能将原有入库属性批量清空，因此，也只有管理员被赋予了这一权限。

3 关键技术及创新

该系统的创新点主要体现在如下几个部分：

1）密级权限。在国土资源档案管理系统中引入密级概念，配合权限管理，使档案管理工作更加规范和安全。

2）类别和字段设置。设计了类别和字段的编辑功能，在较小操作风险的情况下，将功能扩展、内容扩充变得简单，不再需要对数据库进行专门升级。

3）快速扫描仪的连续采集以及即时编辑功能。为了提高档案电子化归档的速度，支持使用快速扫描仪连续扫描，同时配合即时编辑功能，弥补了快速扫描仪扫描质量不稳定的问题。

4）档案整合输出。为快捷实现整宗档案的提取，设计了将所有档案信息及附件按顺序生成单一PDF文件的整合输出功能。

4 应用实例

国土档案管理系统开发完成后，立刻装备到柳州市融安县国土资源局，并挂接到融安县地籍信息管理系统，档案数据库纳入地籍信息管理系统数据库管理。档案管理系统试运行期间，迅速得到了用户单位的认可，日常的档案管理诸如档案录入、更新、查档等业务已经完全通过档案管理系统进行，实现了由手动归档和查档及书笔登记到电脑归档、查档及登记打印的转变。使得档案录入工作由原来的50 min/份减少为10 min/份；查档工作也由原来的15～30 min缩短为目前的1～3 min。档案管理模块极大地改善了档案室的办公环境，提高了工作效率。目前系统已经录入基本档案资料2万余份，运行状况良好。

[1]陈珉.分布式空间数据库主动数据更新研究[D].武汉：武汉大学，2004

[2]何继江,刘立.基于B/S结构的短信息平台架构[J].网络与通信,2006(4/3)：182-184

[3]宋玮，王家耀.基于空间数据库的地籍时空数据组织[J].测绘学院学报，2005(2)：142-144

[4]陈述彭,鲁学军,周成虎.地理信息系统导论[M].北京:科学出版社,2000

[5]严泰来,吴平.带时间维土地信息系统的时空数据管理[J].中国土地科学,2002(12):11-19

[6]王帮进.基于GIS技术的房产档案管理研究[D].南京：南京师范大学，2007

[7]王玉波.浅谈国土资源档案管理存在的问题[J].科技致富向导，2012(32)：299