内部控制视角下高校财务管理工作探究

2014-02-13陆赛钰

中国乡镇企业会计 2014年12期

陆赛钰

内部控制视角下高校财务管理工作探究

陆赛钰

随着高等教育事业的快速发展，高校内部经济活动的日趋复杂，高校财务管理工作中出现的问题也日益凸显。2012年11月财政部发布了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，体现了内部控制在高校财务管理工作中的重要地位。本文基于对《行政事业单位内部控制规范（试行）》的思考，通过分析内部控制视角下高校财务管理存在的问题，进而探讨如何构建高校财务内部控制体系，提升高校财务管理工作质量。

高校；财务管理；问题分析；内部控制体系

一、引言

近年来，由于市场经济的不断发展，高等教育体制改革的不断深入，高校财务管理出现了一些与所处的现实环境与整体发展不相适应的问题，因此，加强内部控制、构建高校财务内部控制体系则成了高校财务管理工作的重点。2012年11月财政部出台了《行政事业单位内部控制规范（试行）》并于2014年1月1日起在所有行政事业单位施行，这将进一步规范和指引我国行政事业单位包括高校内部控制体系的建设。

高校内部控制是指高校为了保证教学、科研的正常有序进行，维护自身资产的安全有效使用，确保财务信息的真实完整，加强高校经济活动的风险防范和管控，通过制定制度、实施措施和执行程序而构建的一套动态管理控制系统。内部控制能保证财务管理机制良好地运行，因此，从高校财务管理面临的困境和当前的政策背景来看，基于内部控制视角研究高校财务管理工作则成为了目前高校非常紧迫的课题之一。

二、内部控制视角下高校财务管理工作存在的问题分析

（一）高校财务内部控制环境存在缺陷

1.财务内部控制制度不健全。建立内部控制制度是保证单位经济活动正常进行的基础，而目前高校财务内部控制制度并不健全，首先，缺乏具体针对高校财务内部控制规范性文件。至今为止，我国出台的相关内部控制的规章制度，其主体大多是企业，2008年颁布了《企业内部控制基本规范》，对于行政事业单位，2012年11月才出台了《行政事业单位内部控制规范（试行）》。而且这一规范并不是专门针对高校，缺乏具体可行的配套指引，这在一定程度上使高校财务内部控制制度建立的规范性与科学性得不到有利保障。其次，高校自身制定的财务内部控制制度不健全。有些高校将某些规章制度如财务管理办法等等同于内部控制制度，而且内容笼统不具体，或控制内容、范围等不全面，缺乏科学性合理性，可操作性弱。由于财务内部控制制度不健全，更没有建立防范约束的财务内部控制体系，致使财务管理上存在一些漏洞，导致某些舞弊事件的发生。

2.内部控制意识淡薄或观念偏差。根据COSO报告，内部控制由控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控五要素构成。控制环境是其他要素的基础，而在控制环境中管理理念与经营风格又是核心。管理理念中就包含了对内部控制的认知、态度。目前我国高校领导层和财务人员对内部控制的认识不深入，有些高校领导层认为内部控制仅仅局限于一些规章制度，或是仅仅适合于企业，而具体财务人员则忙于应付日常工作事务，对内部控制的意识淡薄。即使有些高校领导层与财务人员对内部控制有一定的认知，但往往将内部控制等同于内部会计控制，观念产生偏差。内部控制分为内部会计控制与内部管理控制，内部会计控制的首要目的是保障财务信息的可靠性，是内部控制的基础，而管理控制是实现战略目标，落实战略执行的过程，是内部控制的核心。因此，仅注重内部会计控制的约束效用已难以实现有效的控制结果。

（二）定期风险评估机制缺失

经济和社会的不断发展推动着高等教育规模的逐渐扩张，在高校扩大招生规模的背景下，很多高校采取“银校合作”的措施，举债进行基础设施建设，这使得高校发展中的财务风险等一系列问题日益凸显出来。《行政事业单位内部控制规范（试行）》也提出“单位应当建立经济活动风险定期评估机制，对经济活动存在的风险进行全面、系统和客观评估。且至少每年进行一次。”然而，目前大部分高校内部缺乏一套完整的风险评估机制，第一，风险意识不强，没有积极主动地去识别高校经济活动中存在的风险；第二，在组织与人员配置上缺乏专业的风险评估人员及风险分析团队；第三，未能采用定性与定量相结合的风险评估方法对各类风险进行评估分析与排序，从而确定重点控制的风险。

（三）关键环节管理不科学

《行政事业单位内部控制规范（试行）》中从业务层面上规定了六个方面的内部控制规范：预算业务控制、收支业务控制、政府采购控制、建设项目控制、资产控制和合同控制。而从内部控制角度出发，高校在财务管理方面应抓住预算业务控制、收支业务控制、货币资金控制三个关键环节，目前我国高校财务关键环节管理并不科学。一是预算管理不到位。预算编制不全面，缺乏充分的论证分析与一定的透明度；预算执行缺乏相应的跟踪、分析与评价机制；预算调整又过于随意。二是收支管理制度难以严格实施。有些高校部门院系有一定的财务自主权，但对其收入缺乏有效的监管，造成擅自收费，不经物价部门备案且票据也未统一管理等现象。支出也出现资金不能专款专用，挤占资金，挪作他用等违规现象。三是资金管理不规范。高校中资金管理特别是科研项目资金管理中出现了项目管理与资金管理脱节、预算使用缺乏监管、报销违规，科研资金流失等现象。

（四）信息与沟通机制不完善

目前高校财务内部控制的信息与沟通机制并不完善，首先，内部信息与沟通渠道不通畅。虽然大部分高校都实现了办公系统自动化，但仍缺乏一个有效机制使管理层能及时共享内部控制的相关信息，而且财务部门与各行政部门、各学院之间的沟通缺乏一个有效及时的平台，导致财务信息无法及时传达与获取，影响财务部门的工作的效率与效果。其次，外部信息与沟通机制也不完善。高校虽然不像上市公司受法律法规约束要求定期披露财务报表与内部控制报告，但过于封闭的财务信息也不利于高校与外部单位的沟通交流。长远来看，对给高校带来一些支持与资助方面、高校长期良性发展方面会有一些不利的影响。

（五）内审监督缺乏力度

对于高校的财务管理而言，内部审计部门可以说是对内部控制的再控制。目前我国高校的内审部门通常存在以下几个方面问题：第一，内部审计的独立性不强。我国高校内部审计部门大多作为辅助机构存在，使内审部门缺乏应有的独立性。第二，内部审计的范围狭窄。内部审计部门对各类财务工作事前审计多，缺乏事前和事中的监督管理。且并未涉及或深入到管理领域，常规审计多，重点专项审计较少。第三，内部审计还普遍存在着人员不足、专业素质不高、审计方法过于传统等问题。这些问题将直接影响内部审计的质量，导致内部审计的监督力度缺乏、能力减弱。

三、构建高校财务内部控制体系

高校财务管理与内部控制最好的结合点就是构建高校财务内部控制体系，而财务内部控制体系的构建依赖于内部控制五要素即内部控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控的完善。将财务管理工作融入内部控制要素内涵中，结合高校这个组织形态的特点，构建高校财务内部控制体系如图1：

图1 高校财务内部控制体系构建图

（一）营造良好的内部控制环境

内部控制环境决定了整个内部控制体系的基调，在高校财务内部控制体系的建立与实施中发挥着基础性的作用。根据高校财务部门的特点，高校财务内控环境包括外部环境即对内部控制效益产生重大影响的政策制度等，以及内部环境即机构设置与权责分配、治理结构、管理理念与经营风格等。下面，我们从内外部环境论述如何营造良好的内部控制环境：

1.完善财务内部控制相关制度。目前虽然还未形成针对高校制定的内部控制基本规范及一系列的配套指引，但企业已建立了一整套较为完善的内部控制规范体系，高校虽与企业组织形式不一样，内控内涵也有异，但高校可以加以参考，并根据自身的实际情况以及财务环境，通过学习、探讨、调研等方式制定出适合高校以及高校财务工作且具有可操作性的内部控制制度（包括内部控制应用指引、评价指引以及审计指引），以保证内部控制体系的建立有章可循，指导高校财务内部控制工作的顺利开展，最终使高校财务管理的规范性和科学性得到保障。

2.构建网络型扁平化的财务部门组织架构。组织架构是高校财务部门明确内部机构设置、职责权限、人员编制、工作流程和相关要求的制度安排。包括机构设置与权责分配、治理结构。网络型扁平化组织架构的特点包括三个方面，第一是压缩了财务部门自上而下的垂直结构，减少了管理层级，增加了管理幅度，从而使信息在高层与基层员工之间传递的距离缩短，流动更快捷；第二，虽仍存在科室的分工，但科室之间的界限被打破，知识信息不再仅通过等级制度垂直渗透，而是能在水平方向快速传播；第三，以工作流程为中心而不再以科室职能的区分来构建组织架构。这种组织架构使财务部门成为了一个由科室界限不明显的员工组成的网状联合体，内部控制层次明显减少，上下级获得信息的对等性大大提高，等级制度的弱化使得管理层不再是控制层面的上层，而成为内控的行动中心，有利于形成决策权、执行权和监督权的合理分配，相互制衡的有效机制。

3.转变财务部门人员内控定位。高校内部控制包括会计控制与管理控制。从高校的控制目标来看，会计控制的目标是保障财务信息的真实可靠，而管理控制的目标是提升高校公共服务的效率效果，最终实现高校战略目标。公共服务效率效果的提升是内部控制的最高目标，因此，管理控制占据了内部控制的主导地位，内部控制的核心应由会计控制向管理控制转变。正如《行政事业单位内部控制规范（试行）》中定义的内部控制目标，分为三个阶段（如图2）：法规控制、会计控制、管理控制。法规控制是内控的前提，会计控制是内控的基础，而管理控制是内控的核心与主导。从控制过程来看，管理控制是执行战略的过程（Anthony，1998），对高校各层任务的完成起着正向的促进作用，鼓励其完成甚至超额完成任务，是高校运营管理的明线。而会计控制以边界控制为导向，只需在规定范围和要求内完成任务，激励效应相对较弱，是高校运营管理的暗线。会计控制不能直接促成高校战略目标的实现，因此，内控的功能定位应向管理控制转变。高校财务部门人员应及时认识到内部控制功能定位的转变，重视管理控制，转变内控观念的定位。

图2 高校财务内部控制功能定位转变图

（二）建立完善的高校财务风险评估机制

风险评估是单位及时识别、系统分析经营活动中与实现内部控制目标相关的风险，并合理确定风险应对策略。2004年4月美国COSO委员会结合萨班斯法案，在《内部控制整体框架》的基础上，出台了《企业风险管理框架》，凸显出企业风险管理的重要性。而在内部控制体系中，内控本质是对易发生风险的经济活动进行控制，规避风险。从这一意义上讲，内部控制与风险管理之间有着共同的环节，如图3。在两者循环过程中，在风险识别的基础上进行的风险评估成了内部控制与风险管理的融合点，也是内部控制体系建设中至关重要的一部分，并且贯穿于内控循环的整个过程。

图3 内控体系与风险管理关系图

建立完善的高校财务风险评估机制首先需要财务人员牢固树立财务风险意识，随时关注学校运行中的财务风险。其次，将专业的风险评估人员组成风险分析团队，形成一套严格规范的程序，按照程序开展风险评估工作。最后，先从组织层面和业务层面识别风险，组织层面注重内控组织情况、制度完善情况、机制建设情况等可能带来的风险，而业务层面上就财务内控关键点上识别主要风险。具体来说，预算控制的主要风险是预算编制、执行和考评是否规范，预算决策和执行机制是否建立，内部批复指标是否与支出事项相衔接等；收支控制的主要风险是单位收入是否完整，支出分类是否准确合理，预算指标是否分解为支出事项，资金支付是否合规等；货币资金控制的主要风险是因不相容岗位是否分离导致的货币资金安全风险，资金支付申请是否严格审核与复核，是否加强银行账户管理等。在风险识别的基础上，通过定量与定性分析相结合的方法，应用专家咨询、概率和数理统计等方法，评估出风险发生的概率与程度，合理降低与规避财务风险。

（三）合理设置财务内部控制关键点

财务内部控制关键点在COSO内部控制框架即为控制活动要素，控制活动是针对关键控制点而制定的，参考《行政事业单位内部控制规范(试行)》则是财务角度的业务层面的内部控制关键点。本文从预算业务控制、收支业务控制、货币资金控制三个财务关键环节分析。

1.预算业务控制。高校预算业务的关键控制点如下：（1）不相容岗位相互分离与授权批准。高校应当明确相关部门与岗位的职责、权限，确保预算工作的不相容岗位相互分离，具体包括：①预算编制（含预算调整）与预算审批；②预算审批与预算执行；③预算执行与预算考核。高校内部预算授权批准必须严明，明确审批人的授权批准权限、程序、责任和相关控制措施，切不可缺位、越位、错位；（2）预算编制。①财务部门应做好预算编制政策、基础数据的准备和相关人员的培训工作，统一部署预算编报工作；②规范预算编制程序，明确审批要求；③预算编制应在评价当年预算执行情况的基础上对下一年度预算进行预计与测算，完善编制方法，细化预算的编制。（3）预算执行。①按照批复的预算在高校内部进行指标分解、审批下达，规范内部预算追加与调整程序；②应根据批复的预算安排各项收支；③建立预算执行分析机制，定期通报各部门预算执行情况，召开会议，研究并解决预算执行中的问题，提高预算有效性；④加强决算管理，建立预算与决算相互反映，相互促进机制。（4）预算评价与考核。高校应建立严格的预算考评制度，定期组织预算执行情况考评。

2.收支业务控制。高校收入业务的关键控制点如下：（1）不相容岗位相互分离。确保收款人员不得兼任会计核算工作、会计档案保管、收入支出等账目的登记工作；（2）各类票据的管理。财政票据等各类票据的申领、启用、核销、销毁应按照规定履行手续，不得转让、出借、代开、买卖各类票据；（3）高校不得出现教育乱收费现象；（4）高校二级单位不得出现账外账、“小金库”等情况；（5）高校各类收费项目的收费标准必须有经物价局等部门批准，且确保应收尽收，及时入账。高校支出业务的关键控制点如下：（1）不相容岗位相互分离。确保支出申请与内部审批、付款审批和执行、业务经办和会计核算等岗位相互分离；（2）支出审批控制。“三重一大”中的大额资金应经集体决策后支付；（3）支出审核控制。在单据常规审核的基础，重点审核是否列入预算，是否应招标而未招标，是否按合同支付等；（4）支付控制。财务部门应按照规定办理资金支付手续，根据支出凭证及时准确登记账簿。

3.货币资金控制。高校货币资金控制的关键控制点如下：（1）不相容岗位相互分离。包括：货币资金支付的审批与执行，货币资金的保管与会计核算，货币资金的保管与盘点清查，货币资金的会计记录与审计监督；（2）授权审批控制。经办人员办理资金收支业务需得到授权审批，大额资金流出需经集体决策审批；（3）业务流程控制。①货币资金支付申请。有关部门或个人提交货币资金支付申请，注明用途、金额、支付方式等，原始单据要有效完整；②货币资金支付审核。审核提交支付申请票据的真实性、合法性，严格监督资金支付；③货币资金支付复核。复核货币资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确，手续单据是否齐备，金额是否正确等；④办理支付。根据经审批的复核无误的支付申请，按规定办理货币资金支付手续，及时登记现金和银行存款日记账；（4）银行结算票据的控制。明确各类票据的购买、保管、领用、背书转让等环节的职责权限和程序，并专设登记簿进行记录。（5）印章管理的控制。严禁将办理资金支付业务的相关印章和票据集中一人保管，印章与空白票据分管。

（四）构建内部控制信息化系统

高校在确保财务信息流通及时顺畅而进行信息化建设的同时，应该将内控理念、控制程序、控制措施等要素通过信息化的手段固化到信息系统中，通过信息化手段推进内部控制建设，构建内部控制信息化系统。该系统应采用“制衡、监督、激励”的内控设计理念，以财务应用支撑平台为载体，构建预算管理系统、收支管理系统等应用层面，且与办公系统无缝集成，这样不仅强化了服务型管理平台的建设，也实现对单位经济活动的自动、实时控制，有利于各级管理层在各自的权限内对相关工作全程控制和实时决策。同时对外还可以就内部控制情况形成内部控制评价报告，适时对外进行披露。

（五）健全高校内部监督与评价机制

内部监督是高校对内部控制的建立与实施情况进行监督检查，并评估内部控制的健全性、合理性和有效性，形成书面报告来及时发现和改进内部控制缺陷。首先，高校应整合高校内部监控力量，在保证内部审计部门独立性的同时，联合纪检、监察部门，组成内控评价工作组，形成内部监控的协调联动机制。其次，高校内控评价工作组应当根据《行政事业单位内部控制规范（试行）》并结合自身具体情况，围绕控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督五要素，确定内部控制评价的具体内容，编制内部控制评价报告，对高校内部控制设计与运行情况进行全面评价。最后，评价工作组将内部控制评价报告经批准后向被评部门回馈意见，并通知整改。