满足中小企业需求的质量管理体系软件解决方案

2014-02-08布伦达·珀西,姚晨辉

上海质量 2014年5期

编者按布伦达•珀西（Brenda Percy）是纽约Verse Solutions公司的产品分析师，负责预测技术发展趋势和制定相应的市场计划。在2014年1月发表于《质量文摘》的文章中，作者指出中小型企业需要的是可扩展的、费用可承受的质量管理体系解决方案，从而以较低的成本享受质量管理体系的好处。把握灵活性、扩展性、可视化、专有性这4个特征，可以帮助中小企业优化质量管理体系的选择过程。

事实济实上用，的的确质存量在管可理扩体展系和软经件解决方案。这些方案简单而有效，能以相当低的成本获得质量管理体系的好处，证明它们的投资回报率。关键是要找到它们，让中小型企业获得一个正确的质量管理体系软件解决方案。

为确保实现投资的长期价值，中小企业应该寻找满足以下4个特征的质量管理体系解决方案。

1.灵活性，能够适应企业个体的需要

要想真正产生效果，质量管理体系必须建立在一个动态工作流平台之上，因此要寻找具备灵活性的软件。该平台应该能够为最佳实践应用提供用武之地，并且能对质量改进机会自动评估，管理纠正措施和实施文件控制。

它包括了质量管理的标准工作流程，但你也应该根据自己企业的实际情况对这些流程进行调整。你需要做的是寻找一个能够适应现有流程的系统，并根据你的流程进行调整，这是一个可能会影响将来功能和成本的关键因素。

例如，有些软件系统基于通用的最佳实践，对其进行改变不得不花费额外的时间和成本。在这种情况下，你往往会丢弃花费数年时间完善的业务流程，去实施一个新的工作流程，并培训员工适应该流程。对于中小企业而言，这些适应性支出几乎相当于系统的初始成本。

一个灵活的质量管理体系可以让你轻松地配置关键词、登录项和偏爱的网页。你可以得心应手地使用该软件，无需IT部门的协助。举例来说，尽管没有编程的知识，你仍可以利用拖放等图形工具更改系统的界面外观，仅此一点就体现了系统的用户友好性。

2.扩展性，可随企业同步增长

越是成功的中小企业，其业务的发展就越迅速，从而需要更多的员工、更大的工作场地以及更多的软件系统来适应这种增长，除非你的软件系统具备可扩展性。扩展性指的是软件系统能力伴随你的企业同步增长，它的正常功效却不会受到影响。对于中小企业来说，成功往往伴随着增长，因此可扩展性是质量管理体系软件解决方案的一个重要属性。

要判断一个软件系统是否真正具有扩展性，可以从以下几个方面进行考虑：

——长期目标。该软件系统是否可以适应更多的企业用户和更大的工作场地？

——客户的成功案例。软件供应商能否提一些案例，证明其他中小企业成功地将解决方案扩展到不止一处设施？

——基于位置的管理。该系统能否根据地域进行配置，以便特定地域能维持它们特定的流程？

模块化系统往往更具有扩展性，因为该软件系统的每一部分，无论是纠正措施、审核还是员工培训，都可以根据需要进行扩展，以满足更多员工和工作场地的需要。

3.可视化，面向所有数据

质量管理体系包含如此庞大的数据，很难确保所有信息都能进行适当的可视化。然而，可视化是促进所有组织变革的关键因素，因为你无法改变你看不到的东西。有效的质量管理体系软件解决方案可以通过一个良好的报告工具解决这个问题。

质量管理体系应具备自动生成报告的能力，从而简化报告过程。通过使用报告工具，你可以创建报告模板，并利用挖掘功能迅速生成备忘录。这些功能将提高可视化，并确保改善措施不被忽略。

4.专有性云部署方案

质量管理体系软件供应商将提供多种部署方案，务求最佳匹配你的需求。软件即服务（SaaS，Software as a Service）就是其中之一。这是一个有效的方案，因为质量管理体系以及所有相关的数据都存储在云端，是针对过程和文档的基于网络的解决方案。对于中小企业来说，SaaS比内部部署质量管理体系软件更具成本效益，因为你不需要购买服务器，也没有传统的存储、备份和维护的成本。

人们往往会担心云端部署的安全性和数据的完整性，因此，需要确保维护你数据的软件处于安全的环境。最好是有一个专有的云环境，确保除了你的企业之外没有其他人可以访问你的数据。许多系统是通过管理式防火墙进行访问，并使用SSL（安全套接层）协议和HTTPS协议（超文本传输安全协议）减少安全隐患。资料重复存放和每日备份也使得你的数据得到保护。

质量管理体系云解决方案也允许你根据需要扩展系统，因为带宽是无限的。