数据透视表辅助功能在医院人力资源系统中的应用

2014-02-08梅张云宏史江云

中国医学装备 2014年11期

李梅张云宏史江云

李梅①张云宏①史江云①

目的：利用数据透视表将工资表中当月新增、减少人员以及人员不增不减但金额和工作科室有变动的数据信息快速提取。方法：利用数据透视表寻找差异，通过增加辅助列标识(1、-1)解决人员工资中存在不同。结果：动态了解医院员工的流入和流出情况，以便掌握医院人力资源成本的变化情况。结论：数据透视表辅助功能可节约人力资源成本，方便快捷，提高工作效率和准确率。

人力资源；管理系统；数据透视表；差异

医院人力资源系统，是对全院人员基本信息、岗位设置及薪酬等全过程管理的系统，将数据整合到医院人力资源管理信息平台，为医院全成本核算及绩效管理系统提供准确的人力成本数据[1-2]。由于军队医院招聘人员数量大、流动性快，核对和维护数据的工作任务繁杂，利用数据透视表就能很好的解决。

1 数据透视表概况

数据透视表是一种交互式报表，可以快速分类汇总，比较大量的数据，随时选择页、行和列中的不同元素，以快速查看数据源的不同统计结果，同时还可以随意显示和打印出操作者所需区域的明细数据，有机地综合了数据排序、筛选及分类汇总等数据分析方法的优点。可以方便地调整分类汇总的方式，灵活地以多种不同方式展示数据的特征[3]。

2 数据来源

人力资源办公室制作的EXCEL工资数据透视表(如图1所示)。

图1 医院人员工资明细表汇总后数据透视表界面图

2.1 计算原理

数据透视时数据汇总只有求和、计数及求最大值等，无求差，只需将减项改变为加负值即可通过数据透视表求和，将上月的工资数值均变为负值，两表粘在一起再透视即可。两者相减，为0者说明数据相同，为1者表明本月新增的人员，为-1者表明本月减少的人员；标识为0应发数不为0，表明工资有变动(如图2所示)。

2.2 核对与维护项目

每月将当月与上月之间员工及工资变化情况(如员工姓名、岗位职务、基础级别与员工工资等)找出，然后在人力资源系统进行各项目维护，此方法可用于比较两表结构相同(各字段名对应相同)，但记录数可异的EXCEL工作表的数据增减情况。

图2 数据透视表比较不同差异显示明细(某月)界面图

3 制作透视表的前提条件

科学规范的EXCEL管理表单，是实现人力资源管理高效化的基础。

3.1 规范表单

①取消合并单元格；②将非法的日期转换为标准日期，使用函数、查找和(或)替换；③删除数据区域内的所有小计行；④将文本型数字转化为纯数字；⑤将空白单元格填充为0；⑥将数据源中包含的空白行和空白列的记录删除[4-5]。

3.2 编辑加工表格

①增加辅助列“标识”，分别以1(代表本月数据)、-1(代表上月数据)赋值[6]；②全选表格→复制→编辑选择性粘贴→值→确定。此步是为了将表中带公式的数据转为数值；③用选择性粘贴乘-1的方法，将上月的实发数转换为相反数，数据透视表自动汇总时对两月数据中一正一负数据进行抵消，标识为0的数字即不变的数据，标识为1、-1和0且金额不为0的即为需要修改和维护的数据[7]；④将两月数据粘贴到一起，上月表头不复制。

4 建立数据透视表的步骤

(1)数据菜单→数据透视表和数据透视图→保持默认设置→下一步→下一步→选新建工作表单选按钮→完成[8-10]。

主要包括以下几个方面：一是各地农村饮水安全工程建设中管材选型，二是各地农村供水工程管材使用的经验，三是各地农村供水工程管材使用中存在的问题。通过调研，对工程建设中管材的采购方式、政府主管部门对管材质量的监管、材料选用、施工安装及工程运行过程中存在的问题等进行全面了解。

(2)将姓名拖入行字段、标识和实发金额拖入值字段。

(3)对标识字段进行排序。排序前去掉分类汇总，点右键进入表格选项菜单，去掉列总计项，将光标定位到姓名字段，右键调快捷菜单选字段设置里的高级选项，选降序单选按扭，点击下拉框选择求和项标识作为排序依据，再点确定。

(4)分别对值为1，0，-1的数据按姓名行字段分组。组合文本型项目唯一的方法是运用手动方式进行组合(首先进行排序)，选中需组合的单元格区域→右健单击组合[11]。

(5)组合数据时可能会弹出“选定区域不能分组”的错误提示对话框，是因为进行分组字段的数据源包含有空白单元格或文本型的日期、数字。

(6)解决方式：①空白单元格：填充日期或数字；②数据类型不同：修改成统一的数据格式；③日期格式不同：将文本转换为数字，运用type函数[=type(a1)]，检测结果1代表数字，2代表文本；④引用区域失效：用透视表向导检查数据源并重新指定；⑤文本型数字改为常规类型；⑥日期或数字存在文本格式，则修改成统一数据格式[12]。

(8)添加分类汇总项。得到不同分组的汇总情况时添加分类汇总项。生成明细，查询增加、减少及金额变动的所有明细数据，双击汇总行最后一个单元格即可，在另外一个工作表中生成所有原始明细数据。

(9)透视表明细分类比较。①批量隔行插入空行；②批量录入公式。选定数据区域，F5→定位条件→空值→确定(A4单元格输入公式=A2=A3，ctrl+回车键)[13]；③条件格式批量显示不同。利用条件格式管理表单，更加清晰、美观和实用。设置显示方式可迅速显示差异。选定数据，格式菜单→条件格式→条件选单元格数值→条件选等于→条件值输FALSE，格式选字体为红色(如图2所示)。此时红色标识为FALSE的即为需维护的变动数据。

5 结语

通过向数据透视表中数据源添加辅助列标识，实现数据的差异显示，利用数据透视表强大的数据分析和处理功能。使用条件格式，突出显示差异不同数据作为修改和维护的重点，从而动态了解医院员工的流入和流出情况，以便掌握医院人力资源成本的变化情况，从而解决手工方式核对工作量大，准确度不精准的实际，实现对人力资源的科学高效管理[14-15]。

[1]郭慧,曲建睿,韩玉珍.信息化人力资源管理在三级医院应用与实践[J].中国医院管理,2013,33(01):61-63.

[2]张渝,段然,郭培芝,等.建立军队医院聘用人员管理信息系统的意义[J].当代医学,2012,18(32):16-17.

[3]EXCELHOME.EXCEL数据透视表应用大全[M].北京:人民邮电出版社,2009:6.

[4]韩小良,王小伟.EXCEL2003-2010数据透视表从入门到精通[M].北京:中国铁道出版社,2011:9.

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Research on the application of pivot table auxiliary function in hospital human resources system/

LI Mei, ZHANG Yun-hong, SHI Jiang-yun//
China Medical Equipment,2014,11(11):70-72.

Objective: To use pivot tables will pay the most valuable information in the table, add, reduce staff this month, and does not increase don't decreases but the amount of personnel data extract and work department is changed. Methods: Use pivot table to find differences, by adding auxiliary column identifier (1,-1) to solve the existing in the personnel salary is different. Results: Dynamic understanding of the inflows and outflows of hospital employees, in order to grasp the change situation of hospital human resource cost. Conclusion: It saves the human, fast and convenient, improves the work efficiency and accuracy.

Manpower resource; Management system; Pivot table; Difference

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2014.11.026

1672-8270(2014)11-0070-03

R197.324