浅谈高职院校档案管理信息化建设策略

2014-02-06白玉美

中国教育技术装备 2014年20期

◆白玉美

作者：白玉美，延边职业技术学院馆员，院办文书，研究方向为文书档案管理（133001）。

进入21世纪以来，职业教育改革发展取得显著成就。2013年全国共有高等职业院校1321所，年招生318万，在校生973.6万，分别占高等教育的45.5%、39.5%。可见，高等职业教育发展规模与速度是非常之快的，但一些高职院校档案信息化管理水平却与高等职业教育发展速度不相匹配，一些档案管理工作者对于档案管理信息化建设的重要性认识也不够，对如何建设好档案信息化管理工作感觉无从下手，力不从心。

1 档案信息化建设简介

档案信息化是指以科学发展观为指导，在档案管理主管部门的指导下，依靠先进的组织管理方法，在遵照法律规章制度的前提下，使用包括互联网技术在内的数字技术手段，有效提高高职院校档案管理的利用效率。档案信息化建设作为高职院校信息化建设和档案管理建设的重要组成部分，摆脱了以往的效率底的人工档案管理，在管理模式上较之过去也产生了一些变化，档案管理的方式也不局限于过去的档案实物保管，一些档案信息要进行数字化处理，并以数字化形式实现档案信息的接收、存储、传递和共享。

从技术层面上看，一般情况下所说的档案信息化建设，指的是利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。高职院校档案管理未必有公立档案馆那么大的建筑面积，但上述这些技术层面手段是完全可以实现的，这符合知识经济社会的发展方向，符合职业教育信息化建设方向。

2 高职院校档案信息化建设现状

档案信息化建设制度不完善当前，一些高职院校档案信息化制度建设还很不完善，档案信息化建设的指导思想和发展方向不是十分明确，信息化设备的使用与购置和初衷不相匹配。一些高职院校的档案管理仍采用传统管理方式，档案管理部门的管理体制和制度没有像其他部门那样持续制定，更有甚者将档案信息化排除在高职院校信息化建设之外。即便是在一些早已开展档案信息化建设的高职院校，校内内部各部门的发展也不平衡，资金投入有时会不到位。

档案信息化建设与其他部门管理脱节高职院校档案管理工作与教学、科研、人事、学生管理等部门的工作没有直接的联系，常被误解为一个独立部门。因此，档案工作与其他部门工作的衔接时常会出现脱节的状况，很难为学校的教学、科研、人事、学生管理服务；在档案信息传递过程中，档案信息处理有时会不及时，也存在某些档案信息流动的不平衡。加之档案信息化建设管理机制上的障碍，也阻碍了档案信息化建设与学生管理系统或是教师科研系统进行有效互通。

档案信息化建设管理专门人才缺乏目前一部分高职院校没有设置档案馆（科、室）对档案进行管理，一般是挂靠在学院办公室或是教务处，档案管理人员以兼职管理为主；有些管理人员平时还要负责文字秘书甚至是接待工作，大部分不具备档案专业本专科学历，档案管理基本知识掌握的不够，对档案信息化建设的了解也是一知半解。从目前来看，档案信息化建设需要一定的档案学理论和必要的计算机知识，但档案部门缺乏技术好、专业性强的人才，特别是由于经济原因，使得信息化管理人才建设投入小，后继人才极为缺乏。

3 档案管理信息化建设策略

档案信息化建设所涉及的方方面面比较多，从人力资源上看，要建设好专业技术人才队伍；从网络建设上看，要搭建好档案信息化网络及开发信息专门数据库等。要想加快高职院校档案信息化建设，提高建设水平，除要使用信息技术手段，掌握档案信息管理方法外，还要有切实可行的建设策略。

增加信息化建设投入高职院校及相关职能部门应清楚地看到档案管理信息化建设的必要性和可操作性，要在人员配备、经费支持、技术保障等诸多方面借助国家加快建立现代职业教育体系的东风加大投入力度，要配备责任心强、技术过硬的专门人员具体负责信息化建设工作，要配备高性能的计算机、触摸屏、扫描仪、数据存储等设备，要将档案管理信息化建设接入网络智能办公系统，方便各职能部门及教职工查询使用。

加强信息化制度建设高职院校要依据《档案法》及档案管理相关规定，加强信息化制度建设，一定要注意吸收其他院校好的管理办法和经验制度，从而构建出适合本校本地区发展的档案信息化管理机制，扎扎实实做好档案信息化制度建设。档案管理部门要根据高等职业教育事业发展，制定文档一体化制度、归档制度、保密制度、备份制度、查阅利用制度、网络安全管理制度及具体工作人员的岗位目标责任制。所制定的制度要符合学校的教育信息化建设总体规划。

完善档案信息管理系统信息管理系统要符合结构合理、功能完备、操作简便、安全可靠、技术先进的总体要求，并具备代码管理、格式管理、信息查询、输出与维护等功能，结合系统安全、技术安全与使用安全实现系统通用性、专用性及适用性的协调统一。档案管理信息化建设切莫贪大求全，要根据学校的档案信息的实际情况和数量，确定好档案信息管理系统，促使档案信息化建设因地制宜，实事求是。

强化档案管理队伍建设一部分档案管理人员既没有档案学专业学历，也不是计算机技术专业毕业，要想胜任档案管理信息化工作，就必须加强档案管理学、计算机软件操作、互联网安全方面的培训和学习。可采用“走出去”策略，即选派相关人员前往国内外本科院校或档案研究院所学习；或是“请进来”，即定期或者不定期邀请档案管理专家学者到校给档案管理人员讲课。要特别注重培养既精通计算机网络技术，又通晓档案管理相关业务的“复合型”专业技术人才。

开发档案信息化资源利用途径高职院校档案管理人员要合理利用现代信息技术手段，利用好档案信息资源，做好档案管理信息化建设，科学管理各类档案资源，使用信息化技术为校内外各界人士查阅高职院校档案形成良好的途径，并打破以往封闭的档案管理方式，扩大档案利用率，真正实现档案信息资源共享，让校内外的社会各界认识到档案管理工作的重要性，关注并支持高职院校档案管理信息化建设。

有效建设档案信息网站档案管理部门可使用校园网公开向各级部门长期开放或定期开放档案数据，共享相关资源；校内各机构就能及时查询文件资料，提高办事效率。高职院校还可充分发挥互联网的功能，要求相关职能机构及时上传数据，档案管理部门通过建立档案信息网站，以网页的途径提供档案信息服务，可使档案实现数字化转变。数字化转变是信息化档案发展的重要手段和目标，可实施档案资源的网上咨询与查找及电子文件直接提供。

确保档案信息安全因为部分档案涉及高职院校师生员工的私密信息而不能公开，同时由于网络环境时刻发生变化，而操作系统及应用软件等存在不可避免的漏洞，这就导致档案信息系统的数据存在一定程度的安全隐患问题。这就要求档案管理部门既要坚持使用好信息处理技术，又要遵守好档案工作管理规范，及时应用网络安全技术，采取行之有效的安全策略，做好档案信息安全响应预案，确保信息在存储传输、查询使用等环节的安全性，防范网络黑客侵入，充分保证档案信息的安全性，整体提升档案管理信息化建设水平。

及时维护和更新档案信息每年、每月甚至每天，高职院校都会有大量档案信息发生变化，故高职院校档案管理信息化建设是一个动态的过程。这就要求档案管理人员及时维护与更新档案信息，将这些数据变化及时反映到档案信息中。对于要录入的基础数据要尽可能地做到完整、准确，只有这样，后期数据的维护与更新才能顺利进行，才能使档案管理工作更好地为高职院校全局服务，提升建设水平。