农资行业会议营销系列之二农资营销会议组织流程

□北京迪智成企业管理咨询有限公司高级咨询师 杨勇

单次会议规划是整个会议营销的核心，其组织流程和步骤如下：

第一步：成立会务组。会务组人员组成应视会议种类和规模而定，在此，我们以超过500人以上的、针对农户召开的技术宣传推广会为例。此类会议规模大，涉及到的参会人员多且范围广，因此建议组长由总经理、副总经理或营销总监亲自挂帅。另外，会务组的其他成员包括所有中层干部和营销大区经理。如果没有其他紧急情况的话，与营销有关的所有人员均要参与其中。对营销人员而言，熟悉并参与会议组织可为今后组织小型会议打基础；对职能人员而言，增强与营销人员的配合度及其营销意识。

第二步：确定会议时间、主题和流程。确定会议时间、主题和流程是会务组的第一项议题。组织一场大型技术推广会，前期的准备时间至少需要半个月，小型的塘头会、地头会可能也要5到7天。会议时间和流程的设置要考虑当地农户的生活习惯，保证参会人员准时到场。

相关文案如主持词、开幕词、客户邀请话术、参会人员培训、祝酒辞等也应同时开始撰写。必须重视的是，此类文案的撰写要反复揣摩，多用口语化的语句。同时要贴合会议主题，每段语句的长短要和现场时间保持统一。

第三步：明确人员分工。人员分工包含两部分内容，一部分是会议开始前组织过程的会前分工，另一部分是从客户进场到会议结束的会中分工。会前分工要考虑到可能出现的所有问题和解决方法。会前分工可根据每日的会议筹备推进会逐步完善，做到滴水不漏。会中分工是为了保障会议条理、更流畅。另外，会中分工是环环相扣的，一个环节不合理或出错很可能会导致会议秩序混乱甚至被迫中断。这也是会议营销的难点之一，需要多次会议的磨合。

第四步：确定会议地点。这里我们将会议地点选择单独拿出来说是因为选址直接决定了会场秩序。选址要具备位置优越、知名度高、设施齐全、配合融洽、空间够大、无安全隐患这六要素。实在达不到这个标准的也要在备选地点中择优选择。

第五步：相关物料制作及购买。与会议有关的物料包括现场硬件、宣传物料、接待物料以及产品样品四部分。其中，现场硬件和需要广告公司制作的物料要视会场而定，其他如易拉宝、X展架、DM单页等可根据会议内容选择制作或购买。现场制作物料务必要保证相关性、美观性、简洁性和一致性，从而营造大气、震撼的现场氛围。

第六步：初步财务预算。财务部分根据上述内容做一个初步财务预算，并与年度会议营销财务预算相结合，尽量节省会议费用。另外，年度有场会议规划时，很多物料可回收在此利用从而降低会议成本。