会议过程控制

农资行业会议营销系列之九

会议过程控制

从多次的会议组织来看，对会议过程的控制实际上是个伪命题。也就是说，真要等到靠会议过程中营销人员来维持会议秩序的话，这场会议注定是一场失败的会议。会前的准备工作没有做好的话，会议是很难控制的。会中控制只能作为让会议更完美的手段，只能起到锦上添花的作用，雪中送炭基本上不可能。当然了，即便如此，我们还是有必要专门设立一个会议秩序维护组，最大限度地维持会场的秩序，保证会议营销的顺利进行。下面就围绕这一点谈谈，如何使会议更流畅。

首先，我们相信，人都有自尊心，相信人都有一定的自我约束能力。所以在此明确一点，无论是以招商为主的经销商会议或者是以农户为主的技术推广会议，都要会前不放过任何一个细节，会中不影响大局即可。比如我们在会前反复强调过要保持会场纪律，可总有人不断交头接耳。如果他们不影响其他人，说句话总是允许的；如果翻来覆去就那一两个人在大声喧哗，那么，相关人员就要去提醒一下了；仍然无法沟通的话，找个跟他们熟悉的业务人员找个理由拉他们出去谈谈。

其次，准备一个或两个安静词牌，即一个写有类似“请保持安静”的牌子。间隔15到20分钟全场举着牌子巡逻一次，遇到有不安分的参会者，驻足停顿并用手势或眼神提醒。事实证明，这个小小的词牌确实能起到很大的作用，特别是台上演讲内容引不起台下听众兴趣的时候。

再次，会中休息期间的秩序维护。如果是几百人的会议，那么第一次休息的时候往往就会造成一次比较大的现场混乱。作为会议秩序维护组成员，这时候一定要清醒地认识到，暂时的混乱是不可避免的，如何尽快缩短这段时间是他们的分内职责。这时候，就需要对参会人员进行疏导和引导，使其就坐归位。当八成以上的参会者就位后，会议继续进行，指定人员持安静词牌巡场一周。

在会议维护过程中，主持人也应起到相应的作用，而且在会议流程设计中，要充分给予主持人发挥的空间。可以准备一两个小节目或小游戏，便于在秩序出现混乱时，主持人调整整场气氛。

总之，会议过程控制需要调动全员的主动性，每个岗位上的工作人员都要时刻准备着应对突发事件，从而有备无患。

（杨勇）