高校房产档案管理建议

2014-02-06王一柏唐永新李玉红张永祥

中国现代教育装备 2014年7期

关键词：档案管理管理

王一柏唐永新王晶李玉红张永祥

北京工业大学国有资产与实验室管理处北京 100124

高校房产档案管理是高校建设及发展有序进行的重要前提条件。随着高校房地产变化的日益频繁，如房产新建、改建和扩建以及校区分割、合并等活动，对相关档案的管理提出了很高的要求，不仅应对所有重要文档归档，还要能够详细、系统地反映每一次变动[1]。

笔者分析了目前高校在房产档案管理工作中普遍存在的问题，结合自身工作实际，提出改进建议。

1 目前高校房产档案管理中存在的问题

1.1 房产档案不完整

有些学校没有制定房产档案归档细则，在实际工作中缺乏规范化的操作程序。基层部门在收集档案材料时，很多兼职档案管理人员由于没有受过专业档案管理培训，档案管理意识淡薄，只能做一些日常的接收、分类、鉴定、归档、保存等常规性工作，使得档案建立缺乏系统性和完整性，导致归档材料的不齐全或不完整[3]。

近几年一些高校由于分合，出现相关房地产的分割或合并问题。房地产变更使用单位后，本应及时办理相关手续并进行档案交接，但在实际工作中，没有及时履行手续的现象屡见不鲜，管理人员几经更换后，难以保证档案资料的完整与安全，一些重要文件，如土地证、房产证缺失，还有一些存档文件是复印件。

文件的缺失常常给房地产归属单位造成严重的损失，如与相邻地界单位发生土地、房产纠纷时无法证明产权归属，甚至会失去土地及房产。

1.2 房产档案管理手段落后

由于房屋的使用年限很长，房屋的所有权性质、结构、功能等随时会发生变化，且房地产档案文件的形式和规格不同于其他文档，所以档案管理工作更为复杂。

目前一些高校房产档案管理还依赖于传统的手工管理方式，工作效率低，无法快捷地检索、调取并有效利用档案信息资料；有些高校档案部门虽然使用了管理软件，但版本较低，而且大多是单机版，没有建立网络平台，这种管理现状难以满足学校发展需要。管理手段的落后，导致房产档案的管理较其他档案管理而言相对落后[1]。

1.3 房产档案管理队伍的整体素质较低

房产档案管理专业性较强，这就要求管理人员具有一定的专业素质，但实际情况不容乐观。一些房产档案管理人员观念陈旧，同时缺乏对档案管理专业知识的学习，再加上有些管理人员计算机操作水平较低，习惯于使用传统手工方法处理文本信息和房地产档案，致使管理工作效率低下，甚至出现档案数据损坏、丢失、残缺的现象。

2 关于高校房产档案管理的工作建议

2.1 完善房产档案管理制度

房产档案作为重点档案，要建立配套的管理制度。为管好用好档案，将资料规范收集、整理、归档[2]，应由学校牵头会同相关部门按照其范畴、性质和特点制订房产档案的管理办法，同时制订相应的管理细则，作为制度在全校范围内执行。

制度建设是管理工作的重要保障。只有学校领导、相关部门高度重视，将房产档案的管理作为一项系统工程，实现全方位、多元化的管理模式，才能提高档案管理的整体水平。

2.2 做好房产档案的收集工作

房产档案的收集，是档案管理工作的起点和基础。在收集过程中，确保每次产权登记、变更和涉及产权活动的产权文件材料完整、准确、翔实，力求文件材料的形式、规格、各项技术指标和验收标准高度统一。收集范围包括：产权来源、产权登记以及产权变更的证明、证件，房屋及其使用土地权属界定位置图，反映测绘工作的图纸、报告，反映基建拆迁审批工作的文件材料等。归档时间应按照便于集中统一管理，维护房地产档案的完整和安全，方便保管利用等要求，采用随时归档和定期归档的方式进行。同时对学校各校区、各部门档案资料进行整合，统一集中管理，并及时收集、整理各种变化的材料，所有事件都做到及时归档。

2.3 房产档案管理实现信息化、网络化

档案信息化、网络化就是将档案内容从实体转化为数字化，从传统的手工管理逐步向计算机管理转变，并通过构建网络平台，实现网络化的管理，提高档案资源的共享与利用效率。

档案管理的信息化，需要对原有馆藏房产档案进行数字化处理，建立电子档案。即将传统的纸质档案按卷通过拍照或电子扫描等手段，进行数字化转换，形成有序的、完整的档案信息数据库。对于一些容易受损的图纸、土地及房产文件的电子化，应专人负责，谨防遗失。还有很多纸质档案资料尺寸较大，需要到专业扫描、复印的地方转化，费用高，时间周期长。信息化属于管理平台的前期工作，艰巨而繁杂，需要的人力、物力成本也较高，而且时间跨度长。

档案管理的最终目的是便于更好地利用。数字化档案通过构建网络平台，实现全文存储、网络传输、智能化检索，网络平台可以实现档案办公的自动化和资源共享。建立目录查询系统，学校各级各类用户根据不同权限，足不出户就可检索所需资料，如需纸质资料，可以自行打印，从而达到科学、规范化管理[2]。

2.4 加强房产档案管理人员队伍建设

定期对房产档案管理员进行职业规范和业务培训。现代化技术手段的不断融入，对房产档案管理人员的专业要求也越来越高，如对档案进行收集、整理、保管、编研都需要更专业、更及时。

档案管理人员应具有责任感和使命感，应加强利用档案信息的守法意识、保密意识、传播意识和更新转换意识的教育[3]。对每一次的借阅行为，都要按照相关规定认真履行手续。

应加强对房产档案管理队伍整体素质的提高，定期组织学习国家有关法律法规，如《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》；定期进行培训，系统地学习档案专业理论知识，如文书学、档案管理、科技档案管理、档案学概论、档案保护技术等，通过业务知识培训、调研相关部门、交流先进管理经验并且研究工作中存在的问题，提高业务素质。同时，适当引进档案管理专业、计算机专业等方面的人才，调整档案管理人才结构，达到整体提高档案管理人员专业素质的效果。