医院图书馆OA系统管理的应用及对策

牛玉兰，张莉萍，盖红卫，程桂芳

内蒙古巴彦淖尔市医院，内蒙古自治区 巴彦淖尔市 015000

医院图书馆OA系统管理的应用及对策

牛玉兰，张莉萍，盖红卫，程桂芳

内蒙古巴彦淖尔市医院，内蒙古自治区 巴彦淖尔市 015000

本文介绍医院办公自动化（Office Automation, OA）系统管理程序设计情况，从中总结出医院图书馆OA系统建设需注意改进的问题。简单阐述构成OA系统的重要意义。对医院图书馆应用OA系统在全面提高医院图书馆服务的内涵以及工作效率、服务模块、工作质量和管理功效方面的意义和作用进行详细分析，并提出了OA系统的设计理念及特征，组织OA系统的架构，并就医院图书馆OA系统应具备的具体功能的自动化、科学化、规范化，以及提升医院图书馆管理，扩展医院信息资源服务，开展医院内外网服务，应该注意的问题和对策进行系统描述。

医院图书馆；办公自动化系统；应用对策

内蒙古自治区巴彦淖尔市医院是内蒙古西部地区一所三级乙等医院，作为该地区最大的一所综合性医院，其规模、人员、技术都是该地区最先进的。自2013年本院引进办公自动化（Office Automation, OA）系统，为医院管理带来了质的飞跃，同时也给医院图书馆管理提供了更上一层楼的好时机，有效挖掘和利用医院图书馆现有资源，不断提升医院图书馆管理水平。

1 办公自动化系统概述

OA系统是将办公事务结合起来的一种新型办公方式，是以电子技术为基层，以计算机网络为渠道，充分有效地利用信息资源，构建符合医院发展要求的现代化医院信息管理平台[1]，实现系统功能与医院工作模式相结合的应用系统。OA系统是医院信息系统（Hospital Information System, HIS）的重要组成部分，实现医院信息化管理，有效挖掘和利用医院现有资源，更好地服务于医护人员，使医院医疗水平得到进一步提高。

2 医院图书馆应用办公自动化系统的必要性

OA系统对医院图书馆而言，可以实现内部工作流程的自动化，达到辅助办公、协同办公的功效，实现知识办公的自动化。图书馆工作人员可以通过 OA系统内部积累的电子文档进行自主学习、及时交流，提升知识层次，实现知识共享；还可以进行催还书刊的通知等日常工作，使医院图书馆管理工作能更好地服务于医疗、科研、教学，为医院提供一种现代化管理新境界。

3 医院图书馆办公自动化系统的设计

医院图书馆OA系统的设计应以计划为核心，以控制为手段，实现“以人为本”，“读者至上”、“透明延伸”的办公管理思路，注重功能的实用性与操作的简便性，符合医院图书馆的工作流程，达到提高医疗整体技术服务水平的目的[2]。

3.1 功能简单易用的整体设计理念

医院图书馆OA系统应对功能细节存在的合理性进行分析，对各环节流程进行严谨的模块化设计，以易用性为需求，整合相关医院图书馆办公的实用功能，操作方便简洁，模式统一，便于馆际互借，提高流通效率。

3.2 界面简约美观的版面设计风格

医院图书馆OA系统的界面设计应利用清新简约美观的设计风格，避免界面的交杂与过多层次的链接，方便工作人员的使用。医院图书馆OA系统的功能设计应考虑到使用人群，尽量做到简洁清晰，操作方便，应体现交流方式的多样化，为医护人员提供简单美观的界面环境。

3.3 医院图书馆办公自动化系统的特点

安装简便，安全可靠：医院图书馆OA系统应具备智能化安装模式，系统数据集中控制，且均有备份，非IT专业人员也可安装、操作，无需下载客户程序，可自动调节客户终端。

通用操作方式，使用轻松：医院图书馆OA系统应具备“快捷”“灵活”“简单”的B/S系统初始化模式，实现“一窗式”系统设置。快速简易的图形化，流程设置应满足流程定制多种需求[3]44。各功能模块使用向导应处处可见，有灵活的交互方式，简单易操作，易维护，可链接服务器自动更新系统程序。数据库自动备份，定时清理垃圾数据等。

4 医院图书馆办公自动化系统的构建

根据医院图书馆工作流程划分图书馆工作模块，医院图书馆OA系统应建立在个人工作管理、组织工作管理和日常工作管理为主体的系统体系中，根据系统具体划分各工作模块[4]。

4.1 个人工作管理

在医院图书馆工作中，任何工作、任何事情都是通过具体工作人员来完成的，管理的本质是人，也是个人工作管理系统，解决个人工作效率的问题。其主要内容包括：①“我的使用”，是个人办公的计算机秘书，可以按信息种类建立自己的便签、各种通讯录等，为个人办公提供更细致的服务。②“我的任务”，提示个人需要做的一些重要任务，由本人或其他人员创建。③“工作处理”，包括工作描述、工作汇报、工作考核等，将每项工作分解开来，有利于工作的管理，使工作表述得更加明了。

4.2 人力资源管理

也叫做组织工作管理，是解决人与人之间的工作问题，应建立一套完整的工作监控管理机制，目的是要解决自身与部门之间的协同工作关系，系统地完成管理工作的制度化、标准化和规模化。其主要内容包括：①“人事管理”，医院图书馆工作人员是图书馆的主体，人事管理应包括职工基本情况、人员结构统计与分析、职工综合表现、专业成绩和科研成果等模块，便于整体管理与协调。②“公文管理”，也是医院图书馆最复杂的部分，是将纸质文件扫描或录入到计算机上，使纸质文件电子化。通过OA系统软件进行医院图书馆的各项业务管理，如统计、总结、分类、编目、登记、归档、保管和借阅等工作。医院图书馆应用电子化管理后更加方便快捷，提高了图书馆的工作效率。③“财务管理”，医院图书馆财务管理涉及的内容较广，包括财务支出、收入、统计分类等，具体内容有打印文献费、复印文献费、办证费、服务费、文献有偿咨询费、罚款费以及医院图书馆购书经费的年度预算、决算执行情况等。利用医院管理OA系统模块，使医院图书馆财务管理模块自动完成各种数据的统计，并生成相关的统计报表，再把各项指标生成结果导入到OA系统，为医院各项管理信息的交流和共享搭建可靠平台。

4.3 日常管理

医院图书馆的日常管理工作主要包括：公共信息发布、公告通知、日志、论文区、文献阅读、文献检索接受和阅读文件。实现医院图书馆OA系统电子化管理，可随时查阅医院内部新闻和重要事件，及时了解医院信息；还可以提醒借阅人员按时归还书刊资料，提醒管理人员催还读者归还到期的外借书刊，提醒库房管理人员按期通风、防水、防火、灭虫等项工作。

5 医院图书馆应用办公自动化系统存在的问题及对策

医院图书馆OA系统的使用改变了以前的工作模式，在提供了方便快捷的同时，也遇到了一些问题，笔者根据自身工作经验，提出了一些解决的对策。

5.1 存在的问题

医院图书馆OA系统在很大程度上改变了以前传统的运行和操作习惯，运作初期会有很多困难和抵触，具体存在的问题有：系统安全、网络安全、数据安全、操作系统安全、系统运行的进度、升级改进、应用和操作的可及性（指网络系统所能涵盖达到的安全效果和涉及到的安全范围、内容和途径等），以及用户对系统的认知度、接受度不高，管理人员服务意识差、操作不规范等问题。

5.2 改进的方法和对策

医院图书馆OA系统的运行必须得到院科两级领导的重视和支持，认真制定OA系统管理的各项规章制度，包括制定系统用户使用手册、定期培训和系统演示、帮助医护人员掌握系统操作等。

注重网络安全，应遵循“内网、外网”并存原则。内网即医院信息系统，包括医院业务信息、医院管理信息、人事信息、绩效管理、工资管理、网上图书馆、临床信息等；外网即公众信息网，向社会公众提供信息服务，使组织信息和知识得以快速传播。为确保系统安全，应在内网、外网之间设立两套物理隔绝的网络隔离或设置防火墙，保证医院图书馆OA系统的正常运行。数据安全对数据存取集中控制，建立完善的密码验证与登录验证机制，采取身份验证和权限验证，加强系统的安全性、保密性、数据完整性与不可篡改性[3]46。

对用户分为等级制，明确访问和操作权限，结合用户身份认证、密码验证、域级加密等安全机制和措施，保证系统和数据的安全，防止重要信息被非法窃取和篡改，使内部通讯和信息交流畅通便捷。从根本上改善现有管理模式的被动性，优化医院图书馆管理流程。只有保证医院图书馆 OA系统网络安全，进而保证医院 OA系统的安全运行，才能更好地服务于医护人员。

医院图书馆通过合理使用具有可扩展性的OA系统，实现全面贯通内部经脉，强化对内部事务的管理和监督，建立适合本馆工作流程，整合资源，降低成本，规范流程，提高工作效率和质量，使医院图书馆可以快速、便捷地为读者提供一流的服务。

[1]高贤良，王海伟，张明昆.对医院信息系统内涵及其“7平台”构建模式的探索[J].医学信息学杂志,2014,35(1)：17-21.

[2]凌红，陈龙.医院信息系统发展案例分析[J].医学信息学杂志,2013,34(12)：16-20.

[3]冯留燕，邓云贤，刘青.医院图书馆业务系统集成研究[J].中华医学图书情报杂志,2013,22(12)：44-46.

[4]陈侃.数字化时代医院图书馆读者服务工作的转变[J].医学信息学杂志,2013,34(4)：79-83.

Application and Solution of OA System Management in Hospital Library

Niu Yulan, Zhang Liping, Gai Hongwei, Cheng Guifang
(Inner Mongolia Bayan’nao’er Hospital, Bayan’nao’er city, the Inner Mongolia Autonomous Region 015000, China)

This article introduced OA system of hospital management program design, summed up the problems that OA system has in hospital libraries. It briefly expounded the significance of OA system. The application of OA system in hospital libraries in improving the connotation of hospital library service, work efficiency, service module, work quality and the meanings and effects of management efficiency were analyzed in detail. In addition, the article put forward the design philosophy and the characteristics of OA system to build OA system architecture. Furthermore, it also gave a systematical description to automation, scientization, standardization of the specific functions OA system has, and discussed the approaches to enhancing hospital library management, extending hospital information resource service, and conducting hospital internal and external network service.

hospital library; OA system; application solution

10.3969/j.issn.2095-5707.2014.03.011

牛玉兰，副研究馆员，研究方向：图书情报。E-mail: nyl5003@163.com

2014-03-03，编辑：魏民）