高校化学药品管理信息系统探索

文/邵月银

信息管理系统的出现始于上世纪80年代，现已在我国得到迅速发展。化学药品管理信息系统依托利用计算机网络，联系到各用户终端，可用于检索、分析、计划和管理。对于各位终端用户来说，可进行材料的查询、预领、预订、委托管理和查看经费使用情况；对管理人员来说，可进行化学药品的出入账登记、药品的盘点。因此，信息系统克服了以往纸质化管理化学药品的缺点[1]，能提供信息支持化学药品的运行管理和决策功能，可及时准确掌握、管理实验室物流和信息流，实现化学药品的信息化管理，既快速准确，又减少工作人员的工作量，是对学校教学的辅助管理。我校自行建立的化学药品管理信息系统，除充分保障上述功能外，还具有鲜明的特色。

1.系统运行的兼容性好

系统根据学校对化学药品管理的实际需要，充分考虑系统的兼容性、安全性、灵活性和准确性。在常用的组装微机中即可运行，以当前流行的Windows为软件平台，具有功能强大、速度很快、界面友好的特点。

2.以人为本，为学校的教学和科研提供全方位服务

随着学校的快速发展，学校的教学和科研需要的化学药品量也急剧增加。为了更好地做好服务工作，我校对学校各学院、教研室以及每个教师都开设账户，对开设新账户的教师都要进行化学药品管理信息系统使用培训，以便更好地提高服务质量。

目前，随着学校国际化进程的遂步实施，越来越多的外籍教师也到学校任教，为了便于他们更好地使用这个系统，我们的界面有中文和英文两种文字，这种界面友好的系统对外籍教师来讲是非常方便的。

3.增加化学药品管理系统的信息量，提高服务质量

没有数据就谈不上管理，一切用数据说话。对化学药品管理来说，化学药品和信息是二大重要资源。可以说，化学药品是可见的有形资源，而信息是一种无形的管家。为了更好地发挥管家的作用，信息量的多少就显得日益重要。只有在足够多的信息量的前题下，才能更好地管理好有形的化学药品，使之发挥更好的效益。

因此，我们应该采取一些具体的方法收集信息，对于进库的每种化学品，我们都要采集以下信息：材料编号、材料名称、型号、规格、数量、供货单位、采购人、发票号、单价、总价、所在仓库号、最低储备量、最高储备量。而对于药品出库时，需要采集单位、领用人、经手人、材料名称、单价、数量、总出价、日期、经费类型和经费名称。虽然需要采集的信息量大，增加了劳动强度，但为了更好地服务于教学和科研，这些都是值得去做的。

以往教师在领取化学药品时只凭借经验决定药品的数量，具有很大的随意性，这就可能导致少领、漏领、多领和错领等现象的发生；并且领取过程复杂，需要多道手续；教师在领取化学药品以前不能确定所需的药品库存，当领取时发现库存不够，还得重新编排化学试验和课程，给教学带来很大的麻烦。而现在教师通过这一化学药品信息管理系统就可一目了然地知道药品的库存量，药品的领用量，可以做到有的放矢。

4.完善数据处理功能

获得信息是重要的一环，但眼花缭乱的数据并不能解决问题。这些数据中隐含着非常丰富的宝贵信息，尤其是一些涉及质的规律性的东西并不在这些数据的表面。因此化学药品信息管理系统中的数据处理是把隐没在数据中的信息集中和提炼出来，帮助管理者作出判断、以便采取适当的行动。用数据说话，使管理更具科学性和准确性。

为了方便经费管理，我校完善了数据处理功能，当化学药品进出库后，可及时地对信息管理系统中的数据进行更新，同时对用户的经费使用也作相应的记录。

5.增加预测功能

预测是制订计划的前提，没有预测就无法制订计划，否则，即使勉强制订了也没有意义。预测是制订化学药品采购年度、季度、月度计划的基础。它是制订采购计划的首要条件和重点思考内容。为了强化对化学药品的预测功能，在信息系统中设置了“查看预订信息Destine See”和“查看增订信息In See”菜单，可及早进行预测，为化学药品的采购打好基础。

6.突出了计划功能

信息管理系统中的计划功能可以为化学药品的管理指明方向并作相应的协调，也能减少化学药品采购中的重复和浪费现象，同时也可对预测和控制起作用。为了方便管理部门的采购计划，在化学药品管理信息系统中设置了“材料预订Materials destine”、“新材料增订New Materials In”菜单，从而可以进行有计划的材料采购。

7.强化控制功能

控制是完成化学药品管理的保证。它是及时改正缺点，提高组织效率的重要手段。为了强化对化学药品的管理，在信息系统中设置了“查看预领信息Prein See”菜单，并可在“仓库管理”和“材料管理”的页面中查找库存药品、已发药品以及它们的分类汇总，可及早进行监督、检查、比较执行与计划的差异、分析差异及产生差异的原因，并及时加以控制。

8.完善经费使用信息

为了方便经费管理，我们完善了数据处理功能，在化学药品管理信息系统中有“经费管理”页面，可以对所用的经费使用情况进行查找、分析和汇总，个人用户可在“经费记录Fee Note”菜单中查看以下内容：用户名、代号、经费类型、单位、余额、加费、查看、修改、删除。用户可以方便地查看并以Excel格式将其打包下载。

9.采用委托管理的办法，做好个性化服务

有的教师由于工作原因有较长的时间不在学校，在此期间，也可以采用委托管理的方法，委托他人进行管理，为此，本信息管理系统也有相应的“委托管理Proxy Manage”菜单，进行这一操作。

10.从源头抓起，提高服务质量

本化学药品信息管理系统还有“供货单位管理”页面，从源头上进行跟踪，从而了解化学药品的质量。

小结

高校化学药品信息管理是时代发展的必然趋势，能够体现并充分发挥信息化管理所具有的优势，如信息可能长期保存完整，并可及时动态更新，各终端用户可在自己的微机上随时查询，不受下班、周末或节假日的限制，利用信息管理系统可很好地指导制定药品购买计划，有效地追踪药品的流向，极大地降低失误率，从而增加服务质量。因此实现化学药品信息化管理是必要的。

[1] 王转莉. 浅探化学试剂库房信息化管理的必要性[J]，价值工程. 2012.（23）.252～253