医院医疗教学档案管理中的问题及对策研究

樊晓昱

医院医疗教学档案管理中的问题及对策研究

樊晓昱①

目的：通过对医院医疗教学档案管理中存在的问题进行剖析并提出对策， 以提高医疗教学档案的利用率，达到提升医院医疗教学档案管理水平和资源共享的目的。方法：提高管理人员业务素质，强化科教档案意识，健全档案管理组织体系和制度，规范档案保管，加快信息化建设步伐。结果：强化医院医疗教学档案管理后使教学档案的完整归档率达到100%，教学档案的利用更加便捷。结论：医疗教学档案完整归档率的提高，可使医院教学质量明显提升。

附属医院；教学档案；档案管理

[First-author’s address] No.331 Hospital Affiliated to The Changsha Medical University, Zhuzhou 412002, China.

医院医疗教学档案是医院档案工作的分支，是医务人员在从事医疗教学工作活动中直接形成的有关文字、图表、声像及电子载体等方面的资料，是有机历史联系的文件体系[1]。具有查考和提供服务的价值， 是反映和评估医院教学质量和教学管理水平的重要依据[2]。

三级综合性医院不仅承担着繁重的医疗工作，而且作为高等院校的附属医院承担着医学院校学生的临床教学和实习任务，尤其是教育部开展本科教学评估工作，对医疗教学档案的收集、整理与保存提出了更高要求，医疗教学工作面临新的定位与挑战。

1 医疗教学档案的作用

1.1 医师转型的“助推剂”

医院在没有成为高等院校附属医院之前，临床医务人员主要以治病救人工作为主，成为高等院校的附属医院后，增加了医疗教学任务，临床医务人员承担起了临床医师和教师的双重角色。这就要求临床医师尽快完成“既治病救人又教书育人”的角色转换。要加快临床医务人员的角色转换，医疗教学档案是助推剂。承担了医疗教学任务的临床医务人员，必须从繁忙的临床工作中抽出时间，积极主动地去准备医疗教学的授课资料。授课前一个月，医院科教科将教学大纲、考试大纲、见习大纲、课表安排以及见习安排等各种教学资料下发各教研室，各教研室主任根据资料召集所有授课人员进行集体备课，对各章节中的难点、重点统一认识，提出最佳授课方案。授课人根据集体备课的要求，结合自身的临床经验，参阅大量书刊资料、上网下载适合于临床教学的内容图片，分析、总结所要教授的内容、要点，尽可能的采用学生能理解与接受的方法来进行教学。每上完一堂课后，还要及时写好课后记。每进行一次考试，都要对卷面进行分析，提炼出学生普遍存在的问题加以分析并进行讲评指导。

1.2 衡量教学质量的标尺

每一位从事医疗教学工作的医务人员都会在临床教学过程中根据教学大纲、见习大纲及考试大纲等规定的内容，结合临床经验，制作成文字、图表等图文并茂的教案资料，这些资料里蕴藏着授课老师丰富的临床医疗经验和智慧，新教师利用这些教学档案，可以有效地改进课堂教学、见习带教方法，熟悉教学业务，尽快得到锻炼成长[3]。在进行实习带教中，教学具有很大的灵活性，同一位带教老师不同时间管理的不同患者，不同老师带教也存在差异。教学档案可督促带教老师在教学中必须完成学生完整病历的修改、教会学生完成相关操作和疾病诊治的学习、进行教学查房以及教学病例讨论等，并且以出科考试来检验实习教学的效果，督促带教老师在准备、实施、检查及总结等过程中不断完善[4]。

1.3 评价教学管理水平的要素

教学档案中记载了历年的教学及管理实绩，可视为教学管理及其研究的科学范例，以及教学评估、改革的宝贵素材。医院本科教学水平评估要依照《评估细则》开展，将教学文件、教学制度、教学设施、科研论文、师资队伍、师资培训、实习管理、考试考核以及上级文件等等分成了18个条目，所列条目均与医疗教学档案关联，按这些条目开展检查评估是对教学医院日常教学工作最真实、全面的检验。

1.4 开展经验交流的平台

临床医务人员准备的教案，把其中精典教案收集、整理，推出精品教案系列，有利于总结推广先进教学方法，提高教学水平。如果临床教师临时请假调课，接替教师可以在最短时间内，依据精品教案修改制作出自己的教案，提高备课效率。

2 医疗教学档案管理工作存在的问题

2.1 档案的收集整理和开发利用意识较淡薄

医院在传统上比较注重人事档案和医学病案，并有专人管理，有专库保存。而对于医疗教学档案的收集、整理和开发利用上认识不足。在学生的临床教学、实习教学工作中，仅限于根据学校制订的教学计划、教学大纲及见习大纲的内容完成教学任务，根据实习大纲的要求带好实习生，完成好本职工作，以不出医疗差错和事故为原则，收集整理和开发利用教学档案未能形成自觉规范，导致临床教学档案、实习生日常进行的理论与操作考试资料疏于保存，教学活动缺乏记录，医院的医疗教学档案残缺不全。遇到相关检查和评估达标，医院临时组织各科加班加点整理补充缺项材料，等检查评估工作结束，档案管理的后续工作也随之结束[5]。 2.2 档案管理组织体系和制度有待健全

目前，医疗教学档案的管理制度和职责尚不健全，无相关的检查考核标准和措施；教学档案管理体系不完整，甚至有些教学档案处于脱管状态[6]；一些医疗教学人员的资料，未能如期移交归档，在离岗时私自带走。没有认识到医疗教学档案是一种特殊的宝贵资源，管理好和保护好教学档案是责无旁贷的职责[7]。

2.3 管理人员业务素质有待提高

从事医疗教学管理工作的管理人员多是从行政、护理等部门转行上岗，缺乏档案专业知识，专业素质、文化程度参差不齐；虽一些同事在从事档案管理工作后续读自考档案管理专业，但仍不能改变档案管理人员的整体专业素质偏低的现实，制约了医学教学档案专业的发展[8]。

2.4 档案资料收集不完整

完整的教学档案，有利于总结经验，提高教学工作质量。但实际工作中做到档案资料齐全并非易事。一是领导重视程度不够；二是医院承担着大量的教学任务，而教学资料基本散落在各临床科室、职能科室和教师手中，资料管理不系统、不完整。有的因科室调整，教学档案资料出现空白；三是有部分人员认为在医务活动中形成的医疗教学资料是自己的心血，不愿上交归档。一旦这些人员调离或退休，资料就会流失[9]。

2.5 信息化建设滞后

医疗教学档案管理工作基本停留在“手工业”阶段，不利于档案的收集、利用和开发，严重影响了医院医疗教学档案管理信息化的进度[10]。

3 医疗教学档案管理工作的改革与对策

3.1 强化科教档案意识

档案意识是指人们在实际工作中对档案资料的认知及反应度，包括对档案的收集、整理、鉴定、保管及利用等方面的积极主动意识和严格保密意识[11]。医疗教学档案是医院档案的重要组成部分，是重要的信息资源，是教学改革的成果体现。要明确医疗教学档案在省教育厅对附属医院进行评估指标中占有相当的权重；医院领导应认识到医疗教学档案管理工作的好坏是医疗教学工作水平的反映，是医疗教学水平的历史记录；做好医疗教学档案立卷归档宣传工作，增强全院临床医务人员医疗教学档案意识；引导医务人员正确使用医疗教学档案，充分发挥医疗教学档案的效用。

3.2 健全档案管理组织体系和制度

制订“附属医院学生实习及教学管理规章”，建立以院长、主管教学副院长、科教科、教研室、教学秘书以及教学成员6级网络管理体系，层层明确职责，一级抓一级。各科室指定教学秘书和教研室主任，负责检查相关科室的教学档案。同时将教学人员上交教学档案的及时性、完整性与下拨教学经费挂钩，促使教学人员重视教学档案的收集、整理，及时上交归档[12]。为了保证医务人员授课内容跟上现代医学发展步伐，要求每学期各授课老师的教案内容应更新30%，保证教学内容的时效性。

3.3 提高管理人员业务素质

医疗教学档案管理工作水平的高低、质量的好坏，决定于管理人员的业务素质和工作态度。所以，必须注重提高管理人员责任意识和业务素质。

(1)树立主动服务意识。医疗教学档案来源相对分散，收集难度大，要做好收集工作，要求教学档案管理人员应具备良好的职业道德操守，充分认识管理即服务的本质，树立医疗教学档案管理直接为医疗教学人员服务的理念。同时，规定医疗教学档案管理人员每周听课2次，检查临床授课教师教案准备情况，对不符合要求的教案提出改进意见，督促教师在授课任务完成后一周内将教案交科教科。

(2)树立与时俱进意识。教学档案管理人员应该紧跟时代步伐，熟练掌握计算机操作知识，掌握现代管理手段。针对教学档案内容丰富、载体类型多的特点，通过在职学习、专业培训及继续教育等多种渠道有目的地进行业务培训，不断更新知识，改善知识结构，增强创新思维，提高工作效能。同时深入临床一线调研医疗教学对档案信息的需求，不断总结探索档案管理新方法，推动档案管理水平的提高[13]。

3.4 规范档案保管

医疗教学档案管理人员根据教学评估标准和教学管理条例，在实践中推行标准化管理，配备档案柜和档案盒，规范了具体内容。各科室以5年为周期，清理一次，对保存期满5年而无续存价值的档案，经科教科审定后予以销毁。

3.5 加快档案管理信息化建设步伐

档案信息化建设是提高档案管理工作效率必然趋势，要求各种教学资料一律采用电子文档记录。电子载体类教学档案实行纸质和电子两种载体方式储存，运用医院内部网络(OA系统)，由教研室负责，将授课老师教案收集评阅后，选出精品教案上传到共享文件夹中，形成精品教案共享平台，供全体授课老师调阅共享，促进了教学水平不断提高[14]。

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[2]公会东.新形势下的医院档案的管理[J].中国医学装备，2008，5(9)：33-34.

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[4]周竹娟，李燕玲，李黔宁，等.医学生实习教学档案管理的初步探讨[J].现代医药卫生，2013，29(5)：785-786.

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[13]王晓丽.医院档案管理工作探讨[J].中国医学装备，2008，5(10)：40-41.

[14]王莉莉.试析在新时代背景下的医院智能化档案管理[J].中国卫生产业杂志，2013，10(24)：9-10.

[15]叶苹.医疗档案管理信息化的优势以及实现方式[J].中国卫生产业杂志，2013，10(19)：176-178.

Problems and countermeasures research of the management of medical teaching archives in affiliated hospital

FAN Xiao-yu

China Medical Equipment,2014,11(7):88-90.

Objective:To improve the convenience of using the medical teaching archives and the efficiency of resource sharing as well as to enhance the level of administrative ability through the analysis of the management problems of medical teaching archives in affiliated hospital. Methods: Reinforcing the awareness of medical teaching archives and Perfecting the administrative system and principles so as to develop an united format and formalize the ways of taking care of those archives, accelerating the pace of information age and enhancing Professional quality of management personnel. Results: The rate of complete medical teaching archives is close to 100 percent. The convenience to reach is increased. Conclusion: A qualitative leap is observed in the administration of medical teaching archives. The medical teaching quality has been greatly improved.

Affiliated hospital; Teaching archives; Administration of archives

1672-8270(2014)07-0088-03

R197.323

A

樊晓昱，女，(1971- )，本科学历，馆员。长沙医学院附属株洲市三三一医院科教科，从事科教档案管理工作。

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2014.07.033

2014-03-17

①长沙医学院附属株洲市三三一医院科教科 湖南 株洲 412002