试论增强档案利用效果的路径和手段

2014-01-29姜瑞博

中国卫生产业 2014年36期

关键词：编研使用者医学

姜瑞博

哈励逊国际和平医院，河北衡水053000

试论增强档案利用效果的路径和手段

姜瑞博

哈励逊国际和平医院，河北衡水053000

对于档案的有效利用是档案的核心价值的体现，与此同时这也是档案工作的一个关键性的环节，是档案工作的终极目的。档案能否被有效的利用，能够直接影响单位的权益。充分的开发与利用档案，增强档案的利用效果，使得档案的真正价值得以实现，这是目前需思考和解决的一个问题。而医学档案的利用也是如此，也面临着相同的状况和问题。因此，该研究重点讨论了增强医学档案利用效果的路径和手段，以使其能更好地服务于医学医院的发展与进步。

档案资源；利用效果；路径和手段；医学档案

随着经济的发展，我国的档案管理与利用方面已经逐步从比较传统的实体档案的利用与管理转变为电子化信息化档案的管理与应用。人们对于档案的现代化信息化也越来越重视了。同时随着社会的发展，档案也向多元化发展，档案的种类不断增多，而企事业单位对于档案资源的利用要求也在不断提升。然而因为多方面的原因，比如我国进入现代化发展的时间不长，还有传统思想文化的影响等等，在档案资源的利用上，我国存在着诸多的问题，这也使得我国档案资源的利用效果不足，而且同样的问题在医学档案利用的效果上也普遍存在。因此，如何解决这些问题，则需要我们探讨增强医学档案利用的效果的路径和手段，达到其目的，使医学档案能更好地服务于医学。

1 增强医学档案利用效果的必要性和紧迫性

首先，档案的利用效果，就是指通过利用档案解决社会问题和促进经济发展等方面所取得的效益。而在这其中，因为利用档案而产生的效果有两种，分别是经济效益和社会效益。档案利用的社会效益，一般是指档案被利用后所产生的学术研究效果、教育效果等，这些效果一般来说是无法量化的。而因为档案利用而产生的经济效益，则是指档案被用于生产、基础建设时所产生的节省人工、节省资金等作用。社会效益和经济效益这两大效益，在档案被利用时即可以产生，而且对于将来也有很大的帮助。

由此可见，医学档案利用的效果如果能够增强，那么必将在医学上产生更大的社会效益和经济效益，对医学的长远发展也是十分有利的。而且当下医学档案利用的效果还十分一般，有很大的提升空间。因此，对于医学档案利用效果的增强是有其必要性和紧迫性的。

2 当下医学档案利用工作中所存在的问题

正如上文中所述，目前我国高速发展时期，医学档案管理工作中存在许多问题。这些问题集中出现在以下几个方面。

2.1 对于医学档案的深度加工和利用程度低

医学档案的深度加工利用方面存在明显的不足，档案资源利用的后劲不足。这个问题的产生原因有很多，但是最主要的原因还是发生在档案初步编研过程中。如果在这个过程中，编研录入的信息资源不够，那么就会影响档案信息更深一层次的开发利用，使其在深度加工利用的后劲上不足。目前我国系统化、精准分析和全面的数据的专业编研材料比较少。虽然相关的医学档案部门的确撰写了不少的编研资料，但是对于档案的升级更新来说，这些资料，大部分还仅仅是在阐述一般化的、相对比较简易的汇编，并没有在本质上提升编研资料的专业性与编研的水平。这些原因使得相关的资料的查找和利用都变得十分得困难，编研的水平也无法得到提高。这些都促成了深度加工和利用的程度地下。

2.2 对于医学档案的管理利用意识薄弱，重视程度低

首先如果档案能够妥善的利用与管理，那么可以为单位产生巨大的社会效益和经济效益。由此可见，医学档案档案管理与利用对很多工作来说很重要，理应当关注、重视对于医学档案的管理与使用。然而相反的，目前相当一部分人员在档案的管理与利用中，只注重对于档案的初步录入与储存，忽视档案的真正利用效果，真正的效益，同时对于档案的管理也十分疏忽，对于其工作的重要性重视度不够，这其中不乏部分领导干部。长久下来这使得人们逐渐忽视档案管理与利用所能够产生的不可估量的社会效益以及显著的经济效益。

其次在医学档案的管理与使用中还存在着一个长久的认识误区。许多人认为档案的私人的财产，是单位部门的财产，于是长久下来就产生了一种自己编辑录入的档案，应该只由自己使用利用的想法。这使得各个部门的档案与材料无法归入医学总档案，并且档案更多是个人封档，而不是移交到档案部门。这种状况下的心理使得医学档案无法做到资源上的共享。进一步便会让档案的真正使用者去花费大量的人力与物力去重新实验，重新寻找与搜索档案，以获得想要的数据，造成了很严重的重复试验重复建设，而这也在不同程度地影响了医学的发展与医学工作的进展。

2.3 医学档案的管理利用程度低，管理手段落后水平低

在我国，目前在医学档案管理与利用中存在一种普遍的现象，就是许多档案管理人员认为自己的工作与旧时代的仓库管理工作一样，只需要看好这些实物档案就可以了。于是不少档案管理人员偏安一隅，工作的时候不积极，每天就像是报到一样，来到工作岗位也不认真工作，仅仅是看看新闻聊聊天喝喝茶，缺乏进取的精神以及积极向上的工作态度。而目前档案管理人员的工作一般经常只是对于资料的收集记录而已，并不会立刻的对于归档材料进行检查与整理。这些现象已经对档案信息的后期开发与利用产生了十分严重的恶性影响。

而产生这些现象的最主要原因则是目前我国的档案管理人员的素质参差不齐。不少人员都没有经过专业的档案知识培训，这使得他们对与档案的重要性、档案管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务并不了解，他们对于自身职业的使命与任务并没有很好的认识。这些原因使得我国目前的医学档案管理与利用难以有所进展。

3 增强医学档案利用效果的路径和手段

在讨论了医学档案利用的必要性以及目前医学档案管理与利用中所面临的问题之后，需要讨论一下增强医学档案利用效果的路径和手段。路径和手段是针对目前已经产生的问题以及可能产生的问题与不足而制定的。只有根据出现的问题去应对，才可以产生更好的效果。

3.1 做好医学档案管理与利用的基础设施建设

正如经济是基础这种说法一样，要做好档案的管理与利用工作，首先必须把基础设施的建设做到位。如果没有现代化的档案管理室与档案管理工具设备，那么就没法提高档案管理与利用的效果，甚至连基础的档案管理与利用都没法做到。档案的管理工作包括许多环节，其中基础的环节都需要物质基础。基础环节做不好的话，就没法更好的做下一步的档案利用，无法更好的发挥档案的利用的最大效益。因此，一个好的基础设施的建设，是做好档案管理与利用的基础，并且还会直接影响到档案利用的效果。只有拥有完善的档案管理室体系，才能更好的完成档案的收集整理工作，提升档案的完整性和准确性。只有科学系统的对档案进行整理和编辑，才能够使得档案的下一步利用得以达成，并且方便了档案的使用者，为提高档案利用创造效果。

3.2 提前对医学档案利用的需求进行研究

首先在增强档案的利用效果中，档案管理人员必须对于自身的馆藏要熟悉。如果连自身的馆藏都不熟悉，那么下一步的工作便无法开展。而在档案利用工作中，工作人员不仅仅需要熟悉自身的馆藏，还要充分知道档案使用者对档案的需求。若无法了解到档案使用者对于档案的需求，那么就和盲人摸象，档案的利用工作会变得很盲目。但是要做到了解档案使用者的需求却很不容易。第一点档案管理人员要清楚档案使用者的身份与使用档案的目的，不然无从下手，无法提供合适的档案。第二点，则是要了解使用者相关专业及单位的工作特性和倚重，然后对不同的人群的档案需求进行比较，这样才能有针对性地提供不同行业需求的档案甚至是同行业不同需求的档案，满足使用者的需求。如果档案工作这能够在工作之前做好这两个方面的工作，那么就能更好地为档案的使用者服务，从而提高档案的利用效益。

3.3 对医学档案管理工作人员实行再教育，提高素质，树立牢固的效益观念

档案工作者在档案的利用中有着不可替代的作用。因为档案的利用首先必须是通过档案工作者来达成的。也正是因此，档案工作者的个人综合素质就会直接对档案利用效益的发挥产生很大影响。而我国目前档案工作者对于自身工作任务和目标的认识还不足，所以需要对档案工作人员实行再教育，解放工作人员的思想，转变僵化的观念，增强档案的管理和利用意识，走出封闭固化的思维模式，使得档案工作者树立终身学习的观念，培养其学习能力，进一步提高自身的综合素质，使其能够积极开发利用档案信息资源，同时加强整体的人力资源建设，对其进行有计划、有重点地培训，充分调动档案管理工作人员整体队伍的积极性和创造性，加强对于档案利用重要性的宣传，这样才能实现档案的价值。

而在提高档案管理工作人员自身综合素质的同时，还要让其形成一种坚定的档案效益观。合理利用档案的能够产生巨大的双重效益。所以档案管理人员也要与时代同进步。能够提供合适的档案也是其所需要具备的技能。与此同时，人们不得不忽视许多档案具有时效性，档案在不同时间所具有的价值是不同的，所以档案工作人员要提高工作效率，不能僵化在老的思维模式上。也正是因为如此，档案人员更加应该转变自己的思想，树立一种新式的现代化的服务观念。档案管理与利用要变得主动化开放化，要有针对性的去提供档案，主动去服务，而不是像以前一样被动得等待使用者来利用档案。并且对于档案重使用而不是重藏，这样才能够更好地发挥档案的作用，增强医学档案的利用效果。

3.4 做好档案的编研工作，利用现代化的手段进行档案编研与管理

在档案馆的基础建设完善的前提下，应该提高档案管理利用的服务水平。在这其中，档案编研参考资料有着十分重要的地位。因此，要使得档案能够得到有效的使用，就要吧编研工作努力做好。这个过程中对档案资料进行多次加工、录入，同时保证档案的真实性完整性，这样使得档案信息能够有增值，提高档案的质量，满足社会对于档案利用日益增长的需求。在这个发展过程中，档案数量的不断增加以及现代社会的不断发展，使得传统的管理方法和利用方法已经没法满足人们的需求了。因此，档案部门应该加速推进档案录入的信息化现代化进程，顺应时代发展的潮流。同时也不应该放弃传统的档案利用方法。利用现代科技，发展出适用于我国的现代化档案利用方法，增强医学档案利用的效果。