办公自动化系统在我院的应用

俞宏彬，黄璐颖

南京军区福州总医院476临床部 a.质管办；b.财经中心，福建 福州 350002

办公自动化系统在我院的应用

俞宏彬a，黄璐颖b

南京军区福州总医院476临床部 a.质管办；b.财经中心，福建 福州 350002

本文以我院办公自动化系统（OAS）的实际应用为例，统计2011～2013年院内各部门对系统的利用率，在此基础上分析评价OAS对医院管理的作用，并进一步提出OAS的优化措施。

办公自动化系统；医院信息系统；内网建设；协同操作

0 前言

办公自动化系统（Office Automation System，OAS）是运用先进的科学技术，将办公业务活动转向由各种设备和信息集成协助的完成模式[1]。OAS以通讯和协同操作、协调运行为技术基础，以内网建设为核心，以非结构化数据的办公工作流为主要存储和处理对象，每种办公事项都有相应的工作流程，同时对各种文档进行规范化登记和处理。在这种机制下，日常行政事务，如会议管理、日程、通知、查询、统计等功能都在网络环境下实现，收发文也从传统的方式转向工作流自动化方式。

1 开发背景

1.1 人员构成复杂

我院作为一家军区综合性三甲医院，现有29个科室，工作人员800余名，人员成分多种多样，行政机关层级分明，医护人员流动性大。各种信息的上传下达、报表的报送、情况的沟通都存在障碍，统一的培训工作也不易开展，各种的审批请示流程未制度化、规范化[2]。

1.2 地域分布离散

营区占地面积189亩，医疗用房占建筑用地的近七成，但门诊楼、5个独立的住院部各自为营，4个专科诊疗中心离散分布，在福州市医疗机构中较为罕见。医疗基础设施的地理位置阻碍着信息传播的速度，挂号、就诊、住院在空间上的距离也削弱着“一站式服务”的效力。

2 功能结构及使用现状

2.1 功能设计

2.1.1 公共信息

主要包括:① 信息管理。一般性的文件、通知、任务等都是通过“信息即时发布系统”即时发布，能实现信息的及时、快速、准确发布，是最常用的功能；② 最新消息。信息发布后能自动弹出窗口并提示用户阅读。未阅读的信息在下次登录系统后，也会在页面上自动弹出，从而让用户在第一时间了解到院内最新资讯，关注医院的发展；③院内公告。系统3日内的最新消息会在页面上循环滚动播出。使用户了解机关或各职能科室的最新管理动态。

2.1.2 个人事务

主要包括:① 我的工作。用户进入系统后，系统自动识别其身份和所在部门，用户只需办理和自己相关的日常事务；② 待办事宜。以日程表的形式提示用户待办的工作，如该办理的公文、需审批的申请，体现工作在时间安排上的合理性，以便对突发和应急事务及时作出调整；③ 邮件管理。即网络办公邮件系统，用户可以按部门、职位选择或自定义添加内部收件人，实现电子文件一对一或一对多的发送，拒绝过多的人工干预或物理干扰。

2.1.3 行政事务

主要包括:① 工作计划。员工可以在此根据自己的工作职责和权限，快速而准确地规划自己的工作安排和任务，明确工作范围；② 文档管理。回顾性地查询各种成形文件、归档公文和资料汇编，对运行文档进行技术指导和规范分类；③ 会议管理。包括会议名称、通知情况及会议纪要，明确应参加的会议；④ 常用链接。提供学术交流平台，用户能实时登陆科研网站，检索自己所需的教研资料。

2.2 使用现状

我院自2011年1月29日启用OAS以来，截止至2013年12月31日，3年来，通过“网络信息即时发布系统”已累计发布各类办公消息1849条。其中2011年457条、2012年620条、2013年772条。具体数据，见表1。由表1可见，我院各部门对办公管理系统的依赖程度逐年增加。

3 作用分析

3.1 明确职责分工

在办公自动化中，仅有31%的工作是个人完成的，其它2/3的工作都与交往有关[3]。实际应用中，OAS主要扮演的是信息通道的角色，它是各个部门信息沟通和共享的桥梁，为医院内部的信息传递建立联系，实现了协同办公。员工能快速而准确地规划自己的工作安排和任务，明确业务分工，辨别上级交代的事情、需要独立完成的事情、需要和别人协同完成的事情或需交付他人完成的任务，减少了扯皮和内耗。同样，可以就工作中所遇到的问题进行提问或寻求帮助，充分发挥了工作人员的智慧和积极性，提高科室内部凝聚力。

3.2 便于科学决策

OAS动态窗口，直截了当地为医院领导提供医院的日常运行概况，同时，系统提供的工作追踪功能，可以监控工作实施情况，实时了解工作的进度[4]，为管理者及时调整各种人员和物资的安排提供可靠的依据，方便其对可能出现的问题及时发现、调控，避免和有效减少问题的发生。

3.3 提高工作效率

信息发布过程快捷、动作迅速、传达到位，无任何中间环节，大大提高了信息传递效率，节约时间。无纸化的电子文书大大降低了办公成本，提升了医院信息化的综合管理水平。同时，医务管理人员可以将OAS与医疗诊疗程序有机结合，使医疗管理活动通过该系统深入到医疗质量控制的各个环节，及时发现医疗、护理过程中存在的问题，并采取相应的管理措施，将事后管理变成事前管理[5]。

3.4 和谐办公环境

OAS中的邮件管理系统是实现政务公开和党内民主的有效途径，它搭建了除见面会谈和办公电话以外的交流平台，为员工建言献策提供机会，保证院领导能广泛地听取各方意见，实现对隐秘信息的反馈和控制。同时，OAS基于工作流约束的机制，引入了规范化、制度化的管理理念，可以减少工作中人为的错误，让用户真正体验信息化办公的方便与快捷，不断增强管理者主动使用系统的意识，在潜移默化中对医院行政管理、工作调度等发挥作用。

4 出台规范使用管理规定

目前我院处于OAS使用的初级阶段，有些老员工要改变他们传统的工作模式，难免会产生抵触情绪[6]。因此，OAS的应用是一个循序渐进的过程。未来OAS的改造升级应更注重方便和易用性，缩短培训教育和系统实施的周期。然而，作为姓军为兵的、为部队服务的医疗单位，也鉴于部队医院信息化建设的特殊性，OAS对外网连接和公文的密级存在严格的限制。因此，明确OAS的使用须知和信息发布要求，实现有级别的公开，保护核心资料安全[7]，势在必行。

（1）严格用户准入制度。严格新用户登记和审批制度和OAS管理者的授权制度。要求OAS管理者按照不同的等级，如在院工作年限、管理层次，来设定相应的经验值，使不同的用户根据自身不同的职位权限进行信息发布，最后通过经验值的管理来实现信息传递的层次性。

（2）遵守信息发布流程。发布信息须严格按照政府机关公文写作的要求规范书写，力求简练；在信息编辑者发布通知之前，须经过预发布部门负责人审核、修改，再经第三方复核，确认无错别字后，才能完成“发送”动作。

（3）严格信息撤销制度。在实践中，各部门录入错误或重复发送同一条信息的现象屡见不鲜。有的对撤销“错误”信息途径一无所知，任其在院内公告上循环反复；有的也只是通过电话告知后台系统管理者处理。建议此类信息必须填写“信息修改或撤销”申请单，并由业务口和信息口负责人审核确认后，才能执行信息“撤销”动作。严格的信息纠错制度，定能大大降低此类差错的发生频率。

5 结语

目前系统基本能满足机关、领导与临床应用的常规要求，但还存在种种不足和缺陷。只有管理部门共同参与，才能设计出高质量的满足实际需要的信息系统，才能保证OAS的推广[8]。当管理者不仅仅满足于一般医疗指标的获得，必然会对信息系统提出更高要求，届时信息化工作会转向“大型医疗设备管理”、“医疗质量建设”、“临床路径”等研究领域，而这些方面的研究成果能够极大地推动管理和医疗水平的提升，提高医院的整体竞争力，这也是OAS对医院管理的最终意义所在。

[1] 杨慧安.浅谈办公自动化在医院信息化管理中的应用[J].电子技术与软件工程,2013,(7):34.

[2] 高超.医院OA办公自动化系统的应用[J].现代医院管理,2008, 5(26):68-70.

[3] 李长树.办公自动化系统的设计方法与实施策略[J].计算机应用究,2000,(7):47-50.

[4] 李凯,王慧,刘睿.医疗机构无纸化信息办公系统[J].医学信息学杂志,2008,(5):50-51.

[5] 史丽波,杨爱荣,李莹.信息化建设对提升医院管理水平的作用分析[J].中国管理信息化,2011,12(14):48.

[6] 黄守文,谭俊君,黄慧玲.浅谈医院推行办公自动化的必要性和措施[J].临床医学工程,2010,17(8):140-141.

[7] 王非.办公自动化系统在医院信息化中的应用[J].中国医疗设备,2012,27(8):111-112.

[8] 曾艳梅,刘宏生,李新波.医疗办公自动化系统在设计开发中的问题[J].中国数字医学,2008,3(8):40-41.

Application of Off i ce Automation System in Our Hospital

YU Hong-bina, HUANG Lu-yingb
1.Department of Quality Control;
2.Financial Center, Fuzhou General Hospital of Nanjing Military Command, Fuzhou Fujian 350002, China

This paper calculated the utilization factor of office automation system (OAS) in each department in our hospital from 2011 to 2013. Based on above data, this paper analyzed and evaluated the function of OAS in hospital management, fi nally put forward measures to optimize the OAS.

off i ce automation system; hospital information system; intranet development; concurrent operation

TP317.1

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2014.09.037

1674-1633(2014)09-0103-02

2014-03-27

2014-05-05

作者邮箱：441784198@qq.com