浅谈档案的销毁鉴定工作

2014-01-29李怡然

治淮 2014年6期

李怡然

20世纪以来，随着科技的进步，尤其是印刷术、造纸术的改进使得世界各国的文件数量呈现几何级数的增长，档案馆（室）或文件保管机构保管的文件或档案数量也大幅上升，为精简档案存量，档案的鉴定工作日趋必要。档案的鉴定是指“鉴别和判断档案的价值，挑选有价值的档案妥善保存，剔除无须保存的档案予以处理。”具体来说，包括文件档案立卷归档的鉴定，保管期限的划分，以及文件档案销毁前的鉴定，真伪鉴定，年代识别，作者鉴别，文件档案降密、解密鉴定等。

档案的销毁鉴定是指档案在达到已有的保管期限后，需要对档案的价值进行再鉴定，挑选仍具保存价值的档案进行保存，对无须保存的档案予以销毁，以优化馆藏、提高档案质量。

一、档案的销毁鉴定相对于立卷鉴定的难度

1.文件档案的形成时间

一般来说，立卷归档鉴定时的文件，其形成时间短，其历史价值的体现能力有限，鉴定者对其价值把握的准确程度相对较高。因而，此时的档案鉴定相对容易。相对而言，档案销毁鉴定的难度比较大，一方面是因为此时档案大都保管10年以上，距文件的形成时间较远，历史价值体现力较大；另一方面，档案所涉及的事件发生比较久远，鉴定者难以评估其对今后的影响。

2.鉴定的参考依据标准不同

对于文件档案的立卷鉴定来说，一般都会有相应的文件保管期限表进行参照，根据相对量化的标准，其鉴定相对容易。而对于档案的销毁鉴定，不可能再直接参照原有的文件保管期限表，而是经过对档案内容、形式、载体等的综合分析，进一步确定其价值，所以存在一定难度。

3.鉴定人员的影响

文件档案的立卷鉴定一般是由文书人员进行的，由于文书人员对于本机关单位的文件比较熟悉，对其产生的影响认识较清楚，因而从本单位的角度对于文件档案的鉴定把握较为准确。而档案销毁鉴定的鉴定人员一般是一个专门的鉴定小组，其成员包括相关领导、档案管理员、档案专家、相关机构工作人员等。他们对于档案中所涉及的内容事件的熟悉程度、价值把握能力和价值考虑的角度是有差异的，这造成了档案鉴定的难度。

二、做好档案销毁鉴定的要点

在实际工作中，档案的销毁鉴定现状不容乐观。大多数档案馆的档案是进馆即永久保存，导致了档案馆存储空间严重不足。为了更好地优化档案馆的馆藏，提高馆藏质量，改善馆藏结构，必须适时开展档案的鉴定销毁工作。笔者认为要做好档案销毁鉴定工作，应该做好以下几个方面：

1.把握好销毁鉴定的原则

档案的鉴定原则是必须从党和国家的根本利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点，判定档案的价值。（1）档案的销毁鉴定决定着档案的生死存亡，鉴定者应当将档案的自身特点和社会需求相结合，将其置于相关文件联系中进行思考，从而以全面的观点重新鉴定档案的价值。（2）任何档案都是历史的凭证，鉴定其价值要将其置于历史联系中，利用历史的观点去看待档案的价值。（3）保管档案的最终目的是为了提供利用，查考历史。档案的鉴定销毁应当以发展的观点去重新审视档案的价值，保证有价值的档案更好地服务于未来。（4）档案的销毁鉴定原因之一就是考虑档案的效益，其鉴定当然需要考虑成本、投入与档案效益的关系，以效益最大化去鉴定档案，可以确保档案的最大化效益。档案的销毁鉴定原则是档案进行二次鉴定必须遵守的，也是顺利开展此项工作的基础。

2.建立和完善销毁鉴定的规章制度

完善的规章制度可以保障档案销毁鉴定工作有条不紊、及时有效地进行。在结合本单位实际情况的基础上，制定相应的规章制度时应当明确档案鉴定的工作流程、责任主体、鉴定对象、鉴定方法等，以保证鉴定工作不偏离档案工作的轨道。

3.组织好销毁鉴定小组

档案的销毁鉴定小组是开展和完成档案销毁鉴定工作的保障。档案销毁鉴定小组直接决定着档案销毁鉴定工作的成效，对档案的价值把握准确，才能保证价值大的档案能够得以继续保存，从而创造出巨大的社会和经济效应。销毁鉴定小组应由档案工作的领导、档案工作人员、档案专家、文件形成单位的专业人员等组成。成员应当根据各自专业角度提出相关意见，并在综合考虑的基础上完成鉴定的相关工作。