集中采购的实践经验和体会
2014-01-28
随着社会分工的越来越细和信息的公开透明,市场化运作体制的不断完善。利用现代的信息技术,必然会不断改进项目管理运作模式,项目管理资源也会不断优化。
在计划经济时代,物资因为生产量的不足,其进行供应都是按照计划实施的。所以在那个年代建设单位中的处级单位都有材料厂,施工现场所需物资是从材料厂供应,进行调配使用。随着社会生产能力的提高,物资供应量的充足,因为建筑产品是固定不动的,这时各个单位组建项目经理部开展施工活动,多数情况采用就近采购的方式。而一个单位可能有十几个项目,甚至上百个项目。它们又分散在各个地方。作为项目的主管单位也无法实时及时管理,只能授权项目组织采购。而作为一个项目,其中材料费在构成项目成本的比重往往高达65%,甚至更高。而一个独立项目一方面不论从采购量和选择供货商的范围都十分有限,物资采购的价格容易居高不下;另一方面限于项目资金支付条件,往往都需要供货商垫资供货,因为有资金时间价值(利息)在供货价中,这也造成供货价格升高。所以,如果对项目物资管理不能有效实施的情况下,项目成本控制往往难以保证。对于人为的在采购环节中不规范操作,更是无法控制。
近些年来,随着物流业的日渐发达,计算机互联网的广泛应用,信息化的程度不断提高。为企业实施物资集中采购提供了可能。尤其是像阿里巴巴、淘宝等电商的迅速崛起,为企业提供了电子交互平台。
具体做法和利弊
就笔者所在企业,物资集中采购按照其具体操作应该分为两个阶段。
第一阶段是采用供货商现场会议招标形式来进行。具体的做法是,首先,要在上级公司建立合格供应商名录,名录按照供应物资种类进行分类。相当于建立了供应商的信息库,目录一般情况下每年更新,更新的依据是在供应材料过程中的项目评价及其他同系统兄弟单位的评价情况。其次,在项目中标之后,根据施工总体物资的需用量,按照物资种类开展策划,确定招标的物资总量和种类,按照需要供应的先后时间要求,向在合格名录内的供应商发出招标邀请书,供应商按照要求编制投标书。如果不在合格名录内的供应商参与投标,则公司和项目部共同组团对拟参加投标的供应商进行评价。所有拟参与投标的供应商在约定时间集中到项目部进行投标。在施工过程中,根据施工项目所需材料供货总供应计划将所需物资分类汇总,确定不同阶段的招标物资,一般情况下主要集中在钢材、混凝土、水泥、波纹管、锚具、钢绞线等构成建筑实体的主要材料。通过招标工作,主要是控制签订合同的购买价格,从而控制施工材料成本。经过对近几年数据分析,一般情况招标后材料价格比市场平均价降低幅度在10%左右,按照年施工产值计算招标采购的量占年产值的25%。在这种操作模式下,材料供应使用量还需要项目来控制。
第二阶段是采用电子商务平台网上集合竞价形式进行。就是利用互联网电商平台,一级企业设立电商平台集中入口,所属企业实行网上招标,供应商集合竞价,采购范围得到进一步扩大的采购形式。当然,同样上级单位也建立合格供应商名录,就是信息库。但是,这种操作对于合格供应商的选择范围首先得到了扩大,另外在网上操作,竞价时效得到了保证。目前,这一采购方式不仅局限于主要材料,同时扩大的二三项料,甚至办公用品。对于数额较小的材料主要是进行网上询价,通过多家询价来实现优质供应商的选择。这项工作的开展一方面要求有信息化条件的支持,另一方面,还要有专业人员进行操作。对人员素质和硬件条件都有一定的要求。根据数据分析,招标额度占比将上升10%,且个别单品能降价幅度比市场平均价达到30%。效果是十分显著的。
对于上述两个阶段的集中采购形式,在第一阶段,对材料供应商的货款支付通常还是由项目部进行支付。项目部如果有不平衡支付的情况(即对不同的供应商支付货款比例差别较大),往往造成供应商的法律诉讼,对企业造成不良影响;在第二个阶段里,供应商的货款支付则是由组织招标的上级单位统一支付。这就要求项目在收到工程款以后统一上缴到上级单位,上级单位进行统一的拨付。也就是在上级单位设立专用的资金账户,一个相当于存款账户,所有资金向上汇总。另外设立一个账户,所有支出都通过这个账户进行,这两个账户都归上级单位管理。这种操作的好处在于,其资金集中管理,便于资金的价值最大化,现在往往大额的资金在银行有诸多优惠,所以资金集中在上级单位的统一账户更有利于扩大资金价值的收益。这对上级企业的管控能力要求也更高。
发展方向
今后,随着互联网的应用更为广泛,项目必然是以完成生产组织为主。也就是让项目在管理上集中精力对现场生产组织,方案优化上下功夫,核心在于控制各项支出,从而控制成本支出。其中材料的需用必然是上级公司统一从网上完成购置,按照需要适时供应现场,因为现在物流的发达程度,也能满足从网上购买确定到供货至现场的时间缩短到2~3天,所以只要保证很少的提前量,就可以满足现场的施工需要。而且,在线的资金支付也是及时支付,不会引起支付货款的争议。同时上级单位通过对照供货情况和现场需用情况,也可以及时分析项目消耗情况,以保证对物资使用量的控制。
结语
其实,对应采购的理解仅仅限于物资的采购就太狭窄了。作为施工企业,其为了满足施工任务的完成,还需要劳务人员的供应,对劳务队伍的选择也可以看做是劳务资源的采购。用同样的集中采购的方法来操作,进行劳务资源在市场上的集中招标,获取良好信誉的劳务队伍,同时,也可以降低劳务队伍使用的成本。另外,还包括对施工机械设备租赁的采购,也可以通过机械租赁市场进行招标,通过集中租赁的开展,以形成服务商的有序竞争,从而获得价廉质优的服务。
总之,随着社会分工的越来越细和信息的公开透明,市场化运作体制的不断完善。利用现代的信息技术,必然会不断改进项目管理运作模式,项目管理资源也会不断优化。在这个优化的过程中,哪个企业走在了前头,哪个企业就更有竞争力,才更可能又好又快地发展。