电子采购助推公司效益最大化

□ 陈 淼

在企业采购管理中，商品成本和供应风险是采购人员关注的核心问题。由此将企业采购战略分为4种类型，即策略型，低成本低风险；杠杆型，高成本低风险；关键型，低成本高风险；战略型，高成本高风险。办公用品多属于低值易耗品，单价小总费用低，且供应商众多，断供风险小。因此，办公用品采购属于低成本低风险型，宜采用策略型战略。基于低成本的考虑，企业采购办公用品应该按照标准化、规范化、程序化的原则，通过电子商务平台，设计符合本企业实际的采购系统，简化和规范采购流程。

办公用品电子采购的采购方式主要通过招标或其他方式进行采购寻源，采购部门集中统一实施采购，依据寻源结果与供应商签订供应协议。各需求部门按照供应商提供的图片式采购目录，确定本次采购具体物资需求的种类、预估数量，编制采购物资需求计划。采购部门基于阶段消耗情况对各部门需求计划进行审批及统计分析，汇总需求信息并保证信息的完整性、准确性，在采购平台上创建采购订单，并通过商务平台实现与供应商间的采购订单信息共享，从而使供应商及时对采购订单进行响应。供应商在电子商务平台上确认采购订单后，便可依据订单中的相关配送信息进行备货，并按照约定时间及指定地点安排配送。需求部门对配送物资进行现场验收，确认收货后，供应商在线列出办公用品清单、价格和总费用，采购部门便可在系统中链接到网络银行完成支付。

在传统方式下，公司每年通过比价确定供应商，并按季度组织采购。在各部门提报采购计划前，需要由供货商先提供办公用品的价格变化情况，各部门根据公司确定的采购范围和价格，在预算范围内向综合处提报需求计划，由综合处审定后向供应商发出采购需求。供应商根据需求提供对应的办公用品，并由各部门负责验货签收。最后与供应商核对单据并进行结算。

传统采购方式主要有以下问题：一是办公用品品种多、型号多以及公司零库存的要求，办公用品需求只能通过采购目录进行辨识，可能出现部门需求和实物不对应的情况。二是商品采购存在着一定的随机性、不确定性和滞后性。三是采购部门在计划制定、单据审核和结算上还采用一般办公软件和人工核算相结合的方式，工作效率不高。以上问题不仅导致采购周期和结算时间延长，并且增加了采购部门的压力。由于需求与实物不匹配，以及需求的多样性，采购部门不得不投入额外的精力去解决退换货问题，或者实施单独采购，由此增加了采购时间和人工成本，对正常工作秩序的维护和工作效率的提升高产生较大影响。

电子采购模式则可以让相关工作人员随时了解、掌握办公用品的采购和消耗情况，分析、比较历史和实时数据，实现采购工作全面、实时监督与控制，加大了采购管控力度。在电子商务平台上，各类办公用品图文并茂，品种、价格、型号、规格等一目了然，通过实施电子采购，对照所需物品的实物照片、实时价格进行采购下单，避免了过去现场询价、纸上统计、手工计算等复杂环节，使采购工作更加准确便捷。同时，针对办公用品种类多、数量多的特点，运用电子采购可以规范采购流程，简化中间环节，提高采购效率，降低采购成本，高效快捷地完成采购任务。

可见，办公用品电子采购一方面具有规模和批量优势，能够享受较大的价格优惠，降低了采购成本，并且商品质量和及时到货率均能得到保证；另一方面实现了与电子商务的有机结合，充分满足了采购需求，降低了退换货率，提高了工作效率，确保了公司效益最大化。因此，实施办公用品电子采购具有现实可行的意义，符合现代企业物资采购的发展方向。