浅析新形势下高校二级学院秘书工作

摘 要： 随着高校管理的现代化和网络化的不断发展，为适应新形势下的秘书工作，二级学院秘书必须准确定位，不断提高自身的素质和能力。文章就新形势下的秘书工作的特点和角色定位，对秘书人员的所应具备的素质和能力、秘书队伍的现状及提高秘书队伍素质的途径进行了探讨。

关键词： 高校二级学院 秘书工作 特点 角色定位 素质提高途径

1.新形势下高校二级学院秘书工作的特点及角色定位

1.1工作特点

1.1.1繁杂性。二级学院的秘书工作内容较为繁杂，有的院系因为岗位编制等原因，往往一个秘书兼任多个职位，如教学秘书兼任科研秘书一职，行政秘书兼任外事秘书一职等现象屡见不鲜，这就使得秘书工作更加繁琐，既要从事文字工作、协调沟通工作，又要进行档案管理及人事管理工作等，既加大了工作量，又加大了工作难度。

1.1.2服务性。秘书工作的服务对象可以分为三类，即服务领导、服务职工、服务学生。首先，二级学院秘书应该充分领会领导的意图，做好领导的参谋助手，使学院工作在领导的思路及带领下有条不紊地开展。

1.1.3从属性。秘书从属于领导，秘书工作从属于领导工作。领导工作的发展变化直接影响和制约着秘书工作从内容到形式的发展变化。秘书在二级院系中是服务性管理人员，辅助性是工作的基本性质，这就在一定程度上限制了秘书工作的主动性。

1.1.4多变性。秘书的工作不同于任课教师的工作，工作内容及工作量受到学校乃至学校乃至学校上级机关工作分配的影响，这就导致了秘书工作的忙闲偏差，有时候为了按时完成工作不得不加班加点是秘书工作的常有现象。

1.2角色定位

1.2.1保持良好的心态，积极面对各种繁杂琐碎的工作。从内容上看，秘书工作涉及的面多，范围广，既有常规性的工作又有突发性事件，这就要求秘书时刻保持良好的心态，乐观积极地看待工作中发生的各种事情，不因为工作的不愉快或者一些小事影响到个人的工作和生活。

1.2.2深刻理解科学发展观，坚持以人为本，做好服务性工作。服务性是秘书工作的重要特性，而且秘书所服务的是有思想、有感情的领导、教师和学生，所以要做好秘书工作，必须做到真诚服务，动之以情，晓之以理，想他们之所想，急他们之所急，以心换心，用实际行动来获得服务对象的认可和赞扬。

1.2.3讲求方式方法，具体问题具体分析。由于秘书工作的多变性，秘书在实际工作中必须灵活运用不同的方式方法处理看似类似的问题与事件。

1.2.4转变思想观念，不断加强自身修养，做好秘书工作，体现秘书的价值。从属性是秘书工作的基本特性，这就要求秘书充分认识自己的身份和地位，端正态度，认清形势，不断学习各种工作技巧和专业知识，运用现代化高科技手段提高工作效率，保证工作成效。

2.高校二级学院秘书应具备的素质和能力

2.1应具备的素质

2.1.1知识的精与博。秘书既要掌握本学院相关专业的专业知识，又要掌握相关专业以外的知识，只要领导工作有可能涉及的领域，都是秘书要学习和掌握的知识。因此，秘书必须是“全才”，只精不博或只博不精都难以胜任秘书工作。

2.1.2综合素质。这里的综合素质是针对秘书工作的特点而言的。作为二级学院的秘书，必须具备较强的政治素质、心理素质，同时还要细心、耐心，热情乐观，不骄不躁，不惧挫折，同时不断加强团队合作意识，与人为善，乐于助人，心胸宽广，大事不拘小节，小事精益求精，不断增强服务工作的针对性与主动性，具有高度的责任心和担当意识。

2.2应具备的能力

2.2.1协调能力。秘书是学院领导与教职工联系的中介环节，每天要和领导、同事及其他部门沟通交流，所以，既要处理好与上级部门和领导的关系，又要和同事保持良好的人际关系，对待同事应周到细致，乐业敬群，从而在工作中做到游刃有余，左右逢源。

2.2.2.创新能力。秘书工作虽然繁琐，但如能未雨绸缪，凡事增强其预见性和创新性，具有开拓创新精神，就能创造性地开展工作。秘书工作的从属性决定了它的被动性，但被动性不等于被动应付。秘书要努力树立参谋助手意识，想领导之所想，谋领导之所谋，即未雨绸缪，创造性地开展工作。

2.2.3学习能力。二级学院秘书首先应该始终坚持学习，不断加强政治理论学习，提高思想政治修养，用科学理论武装自己的头脑，以发展的眼光处理问题，在思想上和行动上与党中央保持一致。其次，应该不断加强专业知识的学习，了解本专业发展的最新动态，掌握学科发展的方向，更好地做好服务工作。

2.2.4组织管理能力。秘书工作虽然是从属于领导的工作，但其工作性质要求秘书具有一定的组织管理能力。因为常有一些具体工作要秘书组织实施、监督管理。

3.秘书队伍的现状及提高秘书队伍素质的现实意义

3.1秘书队伍的现状

3.1.1秘书队伍不够壮大，人员紧缺。在高等教育不断发展的今天，各高校不断扩招，在校学生数量急剧增加，以及随着高校评估的进行，各高校教师数量也在不断增加，唯独没有或者壮大缓慢的就是秘书队伍。而且社会上及某些高校领导对秘书队伍不够重视，很少或者不增加秘书岗位，导致秘书工作内容繁多，性质复杂。

3.1.2秘书人员整体素质不高，缺少培训。目前高校二级学院从事秘书工作的人员在学历、经验、素质等方面存在很大差别，很大一部分没有受过专业培训和管理，对秘书的认识不够到位，从而影响到工作效率和成效。

3.2提高秘书队伍素质的途径

3.2.1优化秘书队伍结构，增加秘书岗位编制。高校领导要充分重视秘书工作及秘书队伍的重要性，根据工作实际情况和学院学生及教职工数量合理设置岗位编制，使秘书工作各有分工，相互协调。

3.2.2加强培训与业务培养，提供合理的发展空间。长期以来，秘书由于工作任务重而没有充足的学习与训练时间，加之秘书人员培训和外出学习的机会有限，使得秘书队伍的整体素质难以得到提高，所以要想提高秘书队伍的整体素质和能力，学校必须给他们提供足够的发展空间和条件，秘书人员本身也要抓住一切机会，不断提高自身学历层次和综合素质，以适应高校越来越严格的工作要求。

参考文献：

[1]尹俊梅.做一个合格的科研秘书[J].华南热带作物学院学报，1995，6，VOL1（1）.

[2]高文红.浅谈如何做好高校二级学院行政秘书工作[J].教育教学论坛，2013（1）.

[3]陈明.浅谈如何提高高校行政秘书工作效率[J].大科技，2011（2）.