浅析人事档案管理存在的问题及对策

人事档案与人事工作是密不可分的，在日常人事管理工作中，人事档案经常要为人事管理服务。人事档案是人才信息的重要载体，它能充分反映出个人经历、德才能绩、工作表现、奖惩情况、行为轨迹、历史背景及其经历，是知人善任，选贤举能的重要工具。加强干部人事档案的管理工作，实现干部人事档案的规范化，最终目的是为了更好地利用干部人事档案，充分发挥干部档案的实际效能，使其更好地为人事管理服务。

一、人事档案在人事管理工作中存在的问题

人事档案的内容相当丰富，档案的特性决定了档案的凭证价值，它是其他材料都不能取代的，可靠性较强，具有法律上的权威性，是能够取信于人的证据。但是长期以来，相当一部分人员对人事档案工作的认识都存在一些误区，重视不够，管理落后。大部分管档人员由于缺乏专业的档案知识培训，对档案的重要性、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务了解不够，档案收集意识淡薄，严重影响了档案管理水平，导致人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。以下例举一些在日常人事工作中遇到的、由于档案内容上的出入给人事管理工作带来的困挠。

（一）人事档案内容前后记载的一致与否，直接影响到人事手续的办理。

在办理退休手续时，审批部门经常要核对出生时间、参加工作时间、工作经历、工资信息等，这些信息的认定都是以人事档案记载为基础的。而人事档案内容记载的完整、一致、真实与否，直接影响到退休手续的正常办理。在日常的工作中，档案记载的出生年月与本人实际的出生年月不一致的情况经常存在，少则差一两个月，多则相差一年。为了保证干部职工的切身利益，不因档案记载的不一致而使个人利益受到影响，这就要求我们档案管理人员需要根据政策规定对每个人“三龄二历一身份”进行确认，并将这些个人信息建一份档案。发现有不一致情况的，与本人及时沟通并经上级主管部门重新认定，重新认定后，本人再签字确认，这样再办理业务时，就杜绝了出错的机会，也减少了干部职工对人事工作发生误解的情况，使业务工作进展顺利。

（二）是否严格按照规定填写履历表等重要表格，影响到个人信息的确认。

一个单位招工时，会要求个人填写一份非常重要的招工表，当单位有新进人员的时候，常常会需要填一份履历表，这些都是重要的档案资料。这些表格内容的填写，对个人信息的确认起着举足轻重的作用。履历表中明确说明“表内所列项目，由本人实事求是地填写。如本人确实不能填写，可由别人代笔。”但是很多时候大家只是应付性地填写信息，对于一些记忆模糊的内容也就随意一填，更有甚者请人代填的情况非常普遍，档案资料的随意性填写造成了档案内容记载前后不一致的情况，对于后来的认定工作增添了不少的麻烦。在工作中我们遇到过这样的问题，人事档案中招工表的内容不是由本人亲自填写的，而履历表是由本人亲自填写的，但是两个表的参加工作时间却填写不一致，造成后来参加工作时间需要重新认定，也引起本人的强烈不满。因此，档案管理者要起到监督核查的重要作用，第一时间发现档案中存在的问题。

（三）、档案内容的完整与否对个人经历地认定起着至关重要的作用。

档案里面有许多不可复制的原始材料，对一些重要经历的认定工作起到关键作用。我们曾遇到一个新调入的工人，当时查阅档案没有发现招工表，但是有技工学校毕业的报到证，这样很容易就认定了参加工作时间。设想如果这个报到证当时没有被收入档案的话，会对个人造成多么大的影响。遇到这些问题以后，我就有意地查阅了一些大中专毕业生录用为工作人员的人事档案，发现没有报到证的情况竟然真实存在。再比如有下乡经历的，在招工表上还需要有下乡经历的明确记载，不然在接工龄工作中就很难确认。我们就遇到过这样一个案例，在接工龄时，本人的招工表上没有写明下乡的经历，而审批部门认定下乡经历的关键看招工表上是否有下乡经历的记载，这样就给工龄认定工作带来困难，进而影响到个人的切身利益。

随着干部制度的改革，考察、考核、学历、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料越来越多，给人事档案材料的收集工作也提出了新的要求。这些体现个人经历的重要材料在整理档案时特别要注意，一定要收集归档。

二、解决的对策

（一）提高认识，加强领导，是做好人事档案管理工作的基本前提。单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，大力推进档案工作的开展。

（二）加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质，是做好人事档案管理工作的决定因素。人事档案工作是一项政策性和业务性较强的工作，它集服务性与保密性于一体，因此，要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，并定期组织培训业务知识，切实提高档案管理的技术水平。

（三）健全制度，提高人事档案管理的制度化建设水平，是提高干部档案管理水平的重要保证。结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，并在抓落实上下功夫。尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要严格要求，更好地阻止虚假材料进档。进一步完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整。不断推进人事档案管理的制度化、规范化、科学化水平，使其为人事工作的顺利开展起到积极的保障作用。

（作者单位：华北军区烈士陵园管理处）