中小型大学出版社应收账款管理浅论

[摘要]随着图书市场竞争加剧，应收账款问题越来越突出，对中小型大学出版社经营影响也越来越明显，必须采取切实有效的措施加强应收账款的管理。

[关键词]中小型大学出版社；应收账款管理；措施

[作者简介]崔青峰，郑州大学出版社。

转企改制后的大学出版社是独立核算、自主经营、自负盈亏的经济组织，从企业的角度看，盈利是其目的，只有盈利才可能有较好的社会效益和经济效益。企业管理的核心是财务管理，财务管理的关键是资金管理，而应收账款管理是资金管理的重要部分。出版社应收账款是指因信用购销形式销售图书所产生的具有一定账期的实销账款，包括两种情况：一是供购双方已确认销售的图书及金额，出版社未收到的货款；二是供购双方未结算、未确认销售的货款。应收账款管理是出版社有关部门和人员对应收账款进行风险评估和风险控制的过程。中小型大学出版社规模小，抗风险能力弱，应收账款管理显得更加重要。

一、应收账款管理存在的主要问题

第一，图书赊销是应收账款产生的原因。随着图书市场竞争加剧，为了提高市场占有率，多数出版社不得不采用赊销销售模式。近年来，图书结算周期越来越长，由原来的3个月到现在的6个月、9个月甚至1年。购货方对中小型出版社账期要求则更是苛刻，不给较长账期就不要货，这无疑使得应收账款越积越多。

第二， 出版社应收账款风险意识差。在图书市场竞争日益激烈的大环境下，出版社业务部门为扩大销售，提高市场占有率，完成销售任务，往往下大力气拓宽销售渠道，对客户资信情况不作深入调查，对应收账款风险不进行正确评估，盲目采用宽松的信用政策和赊销方式去销售图书。出版社财务部门重视账面利润，对客户拖欠占用的流动资金能否收回、能否及时收回的认识、重视不够，从而加大了应收账款风险。

第三，出版社应收账款管理不善。多数出版社对应收账款的管理缺乏完善的规章制度，或有章不循，形同虚设。业务部门不及时催收、清理，财务部门不及时与业务部门核对，监督管理不力，销售与核算脱节，问题不能及时暴露，应收账款数额越积越多，拖欠时间越来越长。

第四，图书经销商恶意拖欠。近年来，多数图书终端采购单位采用招投标制度采购图书，图书中间经销商为了中标，竞相压低折扣，经销商利润极低，甚至是零利润，为维持现金流，经销商长期拖欠出版社书款。一些经销商或将拖欠的书款用于利润较高的其他行业经营，或采用变更企业法人、注销企业等方式恶意赖账，这种现象屡见不鲜。

二、应收账款对中小型大学出版社的影响

中小型大学出版社出书品种少，出版规模小，多数以出版教材教辅和学术著作为主要出书方向。经销商多是在有订数的情况下向出版社要书，经销商向终端推销的情况少见，因此，通过寄销扩大市场、提高图书占有率的策略很难实现，应收账款的正面影响小，负面影响较大。

第一，影响资金周转。应收账款的存在导致流动资金被占用，影响流动资金的周转，使货币资金短缺。对中小型出版社来讲，如应收账款长期大量存在，势必会影响出版社的正常生产经营。

第二，增加企业成本。为回收应收账款，出版社必然要投入人力、物力和财力，产生催讨费用，增加管理成本。应收账款存在无法收回的可能性，就会带来坏账损失，增加坏账成本。被占用在应收账款上的资金丧失其时间价值，也丧失赢利机会，增加资金的机会成本。

第三，增加经营风险。依据权责发生制原则，图书赊销收入应全部记入当期收入，使得账面有利润，而无资金，出现账面状况不错但资金运转困难的情况。这时，出版社不得不用有限的流动资金支付各种税金和费用，从而加速现金流出。如果现金短缺，将会影响资金循环，严重影响出版社正常的生产经营，增加经营风险。

三、加强应收账款管理的措施

鉴于中小型大学出版社以教材为主的产品特点，经销商多是在有明确终端用户和用量情况下才向出版社采购，如果出版社对经销商信用了解不够或经销商不能提供足够信誉保证，出版社应将经销商作为现金客户管理（可降低折扣让利），或让其从信誉较好的账期客户拿货（出版社给账期客户适当让利），这样就从根本上避免了应收账款的产生或新增账期客户。对于经考察有足够信用的经销商，出版社可将其作为账期客户管理，对产生的应收账款采取切实有效的措施加强管理。

1. 建立严格的账期客户信用管理制度

（1）建立和完善客户档案。业务经办人负责建立和更新客户档案，档案应包括客户名称、性质、法人代表、注册登记号、银行账号、税号、组织结构、资产状况、经营状况、信用状况、业务往来历史、当地主要竞争对手等基本信息。客户档案由业务部门和经办人分别保存，由业务经办人负责联系和更新，客户档案须保证能够随时查阅。

（2）严格账期客户审批。出版社在已有较为完备客户档案和对客户详细考察的基础上，对符合一定条件（如有不低于信用额度的押金或能提供足够抵押或担保）的客户，方可由业务经办人申请，经业务部门负责人批准，才可作为账期客户或由现金客户转为账期客户。除经批准为账期客户的，其他客户均为现金客户。与现金客户发生业务关系时，出版社应严格执行折扣管理规定和款到发书规定。当不符合有关账期客户条件时，账期客户须及时变更为现金客户，按现金客户管理。

（3）与账期客户签订图书销售合同。销售合同须载明结算周期和最高信用额度。结算周期由购销方式、合作关系中的主被动地位、销售图书类型、企业性质和企业资信状况等综合因素确定，由业务部门掌握并在合同中明确规定。一般情况下，经销业务（客户被动接到订单）的结算周期不超过120天，代销业务（客户推广销售而形成的订单）的结算周期不超过270天。最高信用额度一般为上年度销售额度的一半，由财务部门核算，经业务部门核对后确定。

2. 加强日常应收账款的清对和催收

（1）建立电子销售台账，实行销售报告制度。业务经办人对所分管业务分客户建立电子销售台账，台账内容包括客户基本情况、本月销售实洋、未结算累积总金额、未结算金额与信用额度差、结算周期、客户联络情况等。台账应及时更新（至少每个月更新一次）。业务经办人每季度结束5个工作日内向部门主任呈报季度销售报表，报表内容包括所分管业务中的总体销售情况、结算回款情况和逾期账款情况等。

（2）及时清对和催收应收账款。业务经办人适时掌握分管账期客户的应收账款情况，及时与客户保持电话、QQ、电子邮件等方式的有效沟通，了解客户的经营状况，及时清对和催收应收账款。清对和催收应收账款时须保存对账单、催讨信函、联系记录等证据资料。业务经办人每月向部门主任报告逾期账款情况（特殊情况须及时报告），并按有关规定采取相应措施。

（3）及时结算应收账款。规定账期客户最晚结算时间，对已到账期结算周期未结算或达到最高信用额度或开票3个月内未付款的账期客户，则暂停发书，待结算账款后，再给予供货发书。情况特殊的客户，由业务经办人报业务部门负责人同意后，方能供货。

3. 加强应收账款的财务监督

财务部门须有专人负责应收账款的信息沟通、督促和服务工作，定期（如每月5日前）以书面形式向业务部门领导和主管领导通报上月应收账款已回收情况、到结算周期未结算情况、已开票未回款情况等。财务部门每季度在与相关业务经办人核对后，于每季度前10个工作日内将应收账款情况（包括应收账款已回收情况、到结算周期未结算情况、已开票未回款情况等）形成报告向出版社报告，并通报业务经办部门。

4. 加强逾期账款管理

（1）加强账期客户的逾期账款管理。对于账期客户不能按期付款的，要求账期客户出具延期付款说明书，写明延期付款的金额、延期原因，承诺付款时间等。

（2）加强逾期账款催讨。对于账期客户不能按期付款的，除按与账期客户签订的图书销售合同管理（如停止供货等）外，业务人员要定期采用电话催要、电子邮件催要、上门催要等措施，并保留催讨证据，作为日后依法起诉的证据。

（3）建立账期管理激励和约束制度。将账期管理纳入业务人员和财务相关人员的考核体系，与绩效挂钩，对账期管理特别优秀或追讨货款特别有效的非原责任人实行奖励制度。明确应收账款的责任人，对应收账款实行终身负责制，严格逾期账款责任追究，逾期账款在年终根据逾期时间和金额按一定标准扣除责任人的绩效奖励。逾期达到一定时间，责任人须及时向业务部门负责人和财务部门负责人出具书面报告，该逾期账款转由业务部门和财务部门负责催收和追讨。能够证明确因不可控因素导致应收账款的拖欠或呆坏账的发生，经有关领导批准，逾期账款的责任人可不承担相应责任。

（4）依法处置逾期账款。对于恶意拖欠账款的账期客户，除积极追讨外，必要时采用法律途径追要货款。

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