戴明循环理论在实验室建设经费管理中的运用

2013-12-23饶艳辉林建军施章清马升灯毛晓青

实验技术与管理 2013年2期

饶艳辉，林建军，施章清，马升灯，毛晓青

（浙江师范大学实验室管理处，浙江金华 321004）

实验室建设经费是制约实验室建设的重要因素，实验室建设经费投入的合理性、使用的高效性以及管理的规范性，对提高高校实验教学质量和科研水平，提高投资办学效益至关重要。因此，如何管好、用好实验室建设经费是经费主管部门必须认真研究的课题。戴明循环理论在实验室建设经费管理中有较好的应用效果。

1 戴明循环的基本内容及特点

1.1 戴明循环的基本内容

戴明循环研究起源于20世纪20年代。美国“统计质量控制之父”沃特·阿曼德·休哈特首先提出了全面质量管理包括计划—执行—检查3 个环节。后来，美国质量管理专家戴明博士将其进一步发展为计划—执行—检查—处理（plan－do－check－action，PDCA）4个管理环节，简称戴明循环或PDCA 循环［1－2］。

第一环节：P（plan），使用“5W2H”（why；what；who；where；when；how；how much）分析法，通过集体讨论或个人思考，确定某一行动或某一系列行动的方案。“计划”是明确目标、制定方案的过程，是整个循环的起点和基础［3］。

第二环节：D（do），按照计划去实施。“执行”是循环中的主体，是整个循环成败的关键［4］。

第三环节：C（check），比如到计划执行过程中的控制点、管理点去收集信息，检查计划执行得怎么样，有没有达到预期的效果或要求，找出问题。“检查”对整个循环起着控制和把关的作用。

第四环节：A（action），对检查的结果进行处理，认可或否定。成功的经验要加以肯定，使之模式化或者标准化并加以推广；失败的教训要加以总结，以免重现。这一轮未解决的问题放到下一个PDCA 循环。“处理”是一个总结与改进的环节，是使循环得以自我完善的重要阶段［2］。

1.2 戴明循环的特点

（1）周而复始。PDCA 循环过程不是运行一次就完结，而是周而复始地进行。一个循环结束了，解决了一部分问题，可能还有问题没有解决，或者又出现了新的问题，再进行下一个PDCA 循环，依此类推。

（2）大环套小环。如果把整个企业的工作作为一个大的戴明循环，那么各个环节还有各自小的戴明循环，大环带动小环，有机地构成一个运转的体系，如图1所示。

图1 PDCA大环套小环示意图

（3）阶梯式上升。戴明循环不是在同一水平上的循环，而是每循环一次，就解决一部分问题或取得一部分成果，工作就前进一步，水平就有所提高。到了下一次循环，又有了新的目标和内容，更上一层楼。图2表示了这个阶梯式上升的过程。

图2 PDCA阶梯式上升示意图

2 戴明循环理论在实验室建设经费管理中的应用

戴明循环是企业全面质量管理所采用的科学程序，是一个持续改进的质量管理模型。戴明循环在日本企业管理中的贯彻执行，创造了日本的工业奇迹。由于戴明循环在企业管理上的显著效果，诸多行业纷纷效仿，戴明循环在医院、银行、教育等领域也得到了广泛的应用。我校在实验室建设项目经费管理工作中也尝试应用了戴明循环的管理方法，按照PDCA 的运行轨迹，实现了对实验室建设项目进行环环相扣的全程管理，形成了实验室建设的良性循环，取得了较好的效果。具体的PDCA 循环管理如图3所示。

图3 实验室建设项目经费PDCA循环管理图

2.1 计划环节——对经费投入把关

实验室建设经费的项目化管理是当前高校的普遍做法，经费的投入实行立项申报制度［5］。高校实验室建设要实现经费的合理投入，就必须从实验室建设的立项开始把关。要确定实验室建设项目申报的原则。实验室建设项目既要符合学校中长期发展规划和实验室建设规划的要求，又要结合学科、专业、团队建设发展的需求，对已获得上级财政资助的项目，可根据发展的实际需要，作为续建项目申报，但建设内容不能重复。实验室建设经费管理的计划环节要落实到对实验室建设项目计划方案的审查上。

按照戴明循环计划环节的要求，对每一个实验室建设项目都要运用“5W2H”分析方法，从7个方面严格把关：（1）为什么要建该实验室（why）；（2）实验室的预期目标是什么（what）；（3）由谁负责（who）；（4）实验室建在何处（where）；（5）什么时间建成（when）；（6）多少经费预算（how much）；（7）怎样建（how）。要回答这些问题，只靠实验室建设主管部门无法完成，还需要学院与学校相关主管部门的密切配合。

理顺管理体制对实验室的建设至关重要。我校为了加强实验室建设主管部门的职能，赋予实验室管理处经费主管的职能。实验室管理处不仅负责各级财政资助的实验室建设项目的组织申报，还要对实验室建设经费的使用进行审核。我校实验室建设项目实行学院、教学科研主管部门、实验室建设主管部门三级论证和审批制度。

首先，学院对各实验室申报的建设项目要进行评审、筛选，对购买单价20万元～40万元的大型精密仪器建设项目，学院要组织专家进行论证。学院评审通过的教学实验室建设项目及科研实验室建设项目方案分别报送教务处和科研处进行初评，经初评和排序后，由实验室管理处召集学校实验室建设指导委员会的成员进行最终审核。审核主要从支撑学科建设、专业建设、团队建设及资源共享方面对项目的必要性进行审查，其中对涉及单价40万元以上的大型精密仪器的建设项目，还要组织校内外专家进行论证。项目负责人要对实验室建设项目的建设方案、预期目标、经费预算等问题进行答辩［6］。

高校实验室建设经费的来源有上级财政（包括中央财政及省财政）拨款，也有学校自筹资金。我校引用戴明循环的管理方法对各级财政资助的实验室建设项目严格把关，效果明显。近几年，我校申报省级财政资助的实验室建设项目的入围数量位居全省本科院校前列。2010年，我校申报的5个浙江省级实验教学示范中心项目方案，有4个项目入围省级实验教学示范中心建设点，申报成功率高达80%；我校申报12个国家财政资助的实验室建设项目，最终有5个项目入围。

2.2 执行环节——对经费使用的把关

按戴明循环，首先应对项目管理的相关人员进行教育，尤其是基层人员及班组长。教育内容是项目计划的介绍及已完成的类似计划典型事例。然后，按计划环节将管理活动分解。对于项目的改善方案，须经有经验、有管理权限的人认可后才能实施。

实验室建设经费管理的执行环节就是按照实验室建设立项的既定方案进行实施。按照戴明循环的执行环节，首先，经费主管部门对新立项的实验室建设项目负责人及相关人员进行一次业务培训，培训内容一是经验介绍，让实验室建设项目负责人了解实验室建设的程序，学习成功经验，避免走弯路；二是经费主管部门介绍具体工作方法和工作流程。

按照计划，各相关部门的人员要将实验室建设任务分解并开始行动。经费主管部门要保证实验室建设项目经费的落实，及时为实验室建设项目开设独立的资金账号，确保专款专用。如果上级拨款未到位，应由财务先行垫付，不能因经费问题耽误实验室建设。

实验室建设项目负责人要拟定具体的仪器设备购置计划。申购仪器设备要有前瞻性，进行充分的市场调研，所申购的仪器设备要品质精良，要符合现代实验教学和科研的要求［7］。采购部门要本着节约经费、降低费用的原则规范采购。我校对所有仪器设备实行集中采购，将分散的、不具备招标条件的项目进行打包组合，根据仪器设备类别、投入使用时间的不同，分阶段组织招标，以降低采购成本［8］。为确保学校的权益，对采购到位的仪器设备，由学校组织专家进行质量验收，确保所购置的仪器设备性能达标。只有验收合格的仪器设备才能进行固定资产建账［9］。在采购过程中，要严格执行实验室建设主管部门审批过的仪器设备采购方案，如有变动，须经主管部门审批同意［10］。

执行环节的另一个重要工作就是财务报销。报销要履行专款专用的原则，经费主管部门要严格把关。为此，我校实验室经费主管部门专门设置了一个财务核销工作岗位，负责核对全校所有实验室建设项目的每一笔支出与计划是否相符［11］。只有与计划相符的费用才能在实验室建设项目经费中支付。

实践证明，这种管理方法是非常有效的，在历次的省财政厅对实验室建设项目的验收检查中，我校所有被检查项目的经费使用情况均被评为优秀。

2.3 检查阶段——对经费投资效益的评估

依据戴明循环，管理检查环节要确认项目是否按计划得到实施；确认是否达到了预期的目标。此环节对实验室建设中重申报、轻建设或重建设、轻绩效的现象是一种监督。按此要求，我校实验室建设经费管理的检查阶段是分3步进行。

（1）建设中的中期检查。主要是检查项目的建设进度、资金使用情况及设备到位的情况。其中对资金使用情况的检查主要是项目建设经费是否做到了专款专用。

（2）建成后的验收检查。主要是检查所采购的仪器设备是否与计划相符，不相符的是否有变更文件；亦核对实验室建设的每一笔支出是否专款专用。

（3）实验室投入使用后的绩效考评。对验收合格1年以上的实验室建设项目，从项目购进的仪器设备利用率及项目对实验教学、科研、社会服务所起的作用、产出的科研成果等方面进行量化考评［12］。绩效考评既是对实验室建设是否达到预期目标的考查，也是对经费投资效益的一种盘点。

运用戴明循环，我校对实验室建设项目的经费使用情况进行自查、自评也取得了可喜的成绩。在2010年省财政厅对我校2008年立项的5个实验室建设项目的验收检查中，5个项目验收优秀率达到了100%。对我校2007年立项的7个实验室建设项目进行了绩效考评，有4个项目获得了优秀，3个项目为良好。

2.4 处理阶段——扬长避短的基础

戴明循环的处理环节就是在一个PDCA 管理活动基本结束时，以检查的记录及评估结果为依据，对整个管理过程进行总结，将成功的经验标准化以保持成果，对不足的地方提出改进意见，以便在下一个PDCA循环得到改进。我校在实验室建设项目经费管理的处理阶段主要完成2项工作：一是在实验室建设项目完成并通过验收后，对项目经费的剩余资金进行清理，节余的经费收回作为实验室建设机动经费，将投入到下一个实验室建设项目经费管理的PDCA 循环中去；二是根据验收检查及绩效评估的结果，对实验室建设项目的成功经验进行总结，对检查成绩不好的实验室建设项目要找出问题的原因，提出改进意见，以在新的实验室建设项目的PDCA 循环中避免失误。总结是一个承上启下的环节，是经费管理自我完善的重要环节，总结的内容将是新的实验室建设项目经费管理执行环节中经验交流会的主要内容，是启动一个新的PDCA循环的开始。

3 结束语

在实验室建设经费管理中引进PDCA 循环，通过对项目经费的计划、实施、检查、处理4个环节的全过程管理，既在宏观上把握住实验室建设的原则和方向，又在微观上控制着经费的具体使用，保证了经费投入的合理性及经费使用的专项性。通过对实验室建设项目投资效益的量化考评来检验建设项目的预期目标；通过对全校所有实验室建设项目的管理过程进行总结，将实验室项目建设的成功经验标准化，推广到其他实验室建设的PDCA 循环中。实践证明，这种管理模式既是一种严谨的、相对固定的过程管理模式，又是一种能促进管理水平及实验室建设质量不断提升、值得推广的管理模式。

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［1］龙东风.戴明管理与企业实践［M］.3 版.北京：机械工业出版社，2005.

［2］马林，罗国英.全面质量管理基本知识［M］.北京：中国经济出版社，2001.

［3］杨明.PDCA 循环原理在高校大型仪器设备管理工作中的应用［J］.实验室研究与探索，2009，28（11）：240－241.

［4］王宏燕，孙立，裴学东.PDCA 循环在土木工程专业建设中的应用［J］.中国建设教育，2008（10）：47－50.

［5］鲁保富.实验室建设项目过程控制分析与研究［J］.实验技术与管理，2006，23（8）：125－128.

［6］郑春龙，鲁保富，王珊珏.实验室建设的项目管理法研究与探索［J］.实验技术与管理，2004，21（6）：129－133.

［7］谢茜.提高实验室建设经费投资效益的思考［J］.实验室研究与探索，2002，21（8）：87－88.

［8］李霜.PDCA 循环应用于实验室管理［J］.科技信息，2011（9）：537－538.

［9］杨其华，孙坚，陈凯和.实验室建设项目全程化管理探索［J］.实验室研究与探索，2004，23（2）：80－81.

［10］杨帅，李茹.实验室建设项目管理的分析［J］.实验室研究与探索，2006，25（6）：725－726.