加强养老保险档案管理 促进社保事业健康发展

沈加琴

加快养老保险业务档案电子化建设是社保经办机构坚持科学发展的具体措施，是发展养老保险业务档案现代化管理的迫切要求，同时也是进一步提高社保经办机构经办能力的现实需要。近几年来，盐城市人力资源和社会保障局结合社会保险经办工作发展的实际，积极促进档案资源建设，电子化建设、库房建设、服务大厅建设与档案利用工作协调发展，同步推进，养老保险业务档案电子化建设取得了显著成绩。2012年，以优异成绩通过了江苏省人力资源和社会保障厅业务档案达标专项验收。

一、理清养老保险业务档案管理思路

盐城市人力资源和社会保障局承办全市100万名参保人员的养老保险经办工作，近几年来，随着市城镇企业职工养老保险覆盖面的不断延伸扩大，养老保险业务档案越积越多，如何加强养老保险业务档案的管理已成为摆在我们面前的重大民生课题。2009年，人力资源和社会保障部、国家档案局联合颁布了《社会保险业务档案管理规定（试行）》第3号令和《社会保险业务档案达标验收标准》。2010年初，市人力资源和社会保障局新一任领导班子把养老保险档案管理建设工作列入执政为民的重点工作目标，成立了养老保险档案建设领导小组。领导小组成立后的第一件事就是调查研究，查找问题。此前市养老保险档案管理存在的问题主要表现在：一是没有入卷归档，散落存放；二是没有安全性，损坏、丢失随时可能发生；三是没有服务提供，办事群众意见较大；四是没有机构、没有库房、没有资金；五是没有创新意识，在当时的社保经办机构内部对档案工作有一种管不管都行的思想。通过主观与客观分析后，统一了思想认识，增强了紧迫感，我们提出了“变冷门业务为热门业务，推动养老保险档案管理服务工作有为有位；变简单管理为现代化管理，提升养老保险档案管理服务现代化水平；变死档案为活信息，为政府公共服务平台建设服务；变单一档案建设发展为全面协调发展，夯实养老保险档案工作发展基础”的“四变”思路。思路的明确，为加快盐城市养老保险业务档案电子化建设步伐打下了坚实基础。

二、启动养老保险业务档案电子化建设

几年来，在江苏省人力资源和社会保障厅的重视及有关部门的支持下，盐城市不断加大基础设施和软件系统开发建设的投入，加快了养老保险业务档案电子化建设步伐。一是争取支持，抓机构建设，将档案管理工作与其他经办工作放在同等重要的位置，纳入工作考核范围，各科室明确一名档案管理兼职人员，负责各科室日常工作中形成的档案资料收集和整理。二是加大经费投入，提供物质基础，建立档案室、阅档室，购置了金属密集架、防磁柜、计算机、扫描仪，配备了吸尘器、灭火器和温湿度计等应有设备和用品，档案库房达到了“八防”要求。三是制定档案管理办法，档案管理流程，档案管理归档范围和保管期限，档案管理分类方案。四是夯实基础，抓规章制度建设，制定实施了《档案员岗位职责》《档案库房管理制度》《档案保管管理制度》《档案立卷归档制度》《档案保密制度》《档案统计、鉴定、销毁制度》《档案借阅制度》《设备维护使用制度》。五是开展培训，抓电子档案管理人才建设，为使档案管理人员尽快熟悉档案电子化管理和使用技术，成为档案管理的行家里手，我们对档案人员实施全员培训，多次邀请市档案局专家授课和现场专业指导，力求尽快适应档案工作的需要。六是策划需求，抓软件应用系统开发，我们与专业软件公司共同开发了养老保险业务档案管理信息系统和电子档案查询信息系统，实现了将大量传统的纸质档案信息转换成数字化、电子化档案信息管理的质变。

三、拓展领取养老金人员档案电子化建设

近几年，盐城市随着国有、集体企业改制和并轨工作的进一步深化，越来越多的退休人员脱离原企业管理，由于盐城市社区平台建设不到位，致使企业退休人员档案无人管理的现象突出。目前，盐城市社会保险档案服务中心已接收保存的企业退休人员档案30万人，随着退休个人存档数量的与日俱增，传统的退休人员档案管理方式已不适应时代发展和民生所需、所盼的要求。要想使退休人员档案管理不失真、不失密、不丢失，更好地履行社会保险公共服务职责和使命，就要坚持不懈创新，就要通过档案电子化管理技术解决好保真、保读、保取、保密、保存的难题。我们借用了养老保险业务档案电子化建设的思路，在科学论证的前提下，大胆启动了退休人员档案电子化建设工作，完全避免了过去查询人员在频繁查阅、借用档案过程中发生的档案丢失、篡改、磨损、损坏的现象，有效地控制了领取养老金人员篡改档案信息而产生的欺诈养老金问题。

另外，还加强数字化、电子化档案信息系统管理。一是参保职工查询档案方便快捷，原来查一份档案，要在庞大的堆里寻找，劳神费事，往往需要半个小时，工作人员辛苦，职工不满意。现在，只要报上姓名或身份证号码，在计算机中查询，非常方便，只需要5分钟。二是档案管理是标准化建设的基础工作，通过业务档案达标工作，规范了档案管理，加快了标准化建设进程。三是在业务实现信息化的情况下，重视档案管理工作对保存原始资料有着长远意义。

总之，我们要积极探索社会保险业务档案数字化、网络化建设，注重加强业务档案数据库建设，建立和完善社会保险业务档案机检目录数据库，使社会保险业务档案管理走上规范化、信息化、专业化的管理道路，为全力构建社会保险档案民生工程，不断推进盐城市养老保险电子档案建设再跃新台阶。

（作者单位：盐城市机关事业养老保险中心）