档案统计的意义和任务

徐辉

摘 要：档案统计是以档案工作中大量的现象为对象，在平时积累的登记数字的基础上，通过从质量、数量联系中对数量进行观察、研究和分析，以指数数字来揭示档案和档案工作中诸现象的发展过程、现状及其—般规律性。简单地说，档案统计就是以表格和数字的形式揭示档案和档案工作有关情况的工作。

关键词：档案统计；意义；任务

档案统计是档案工作具休业务之一，属于基础工作的一部分。它具有十分重要的意义。

首先，档案统计是档案家业的一项重要基础工作。它是了解和掌握档案的形成、管理、利用情况和档案事业发展的重要手段。

统计是从数量方面综合认识事物规律性的一种工具。事物的规律性属于质的范畴，统计是通过对事物的目的研究来认识其质的一种方法。对档案和档案工作各个业务环节，都应该进行统计，做到胸中有数，而且档案管理各业务环节，也需要档案统计长期地、系统地积累档案统计资料，开展档案管理研究和综合分析，以进一步认识和掌握档案工作的基本规律。档案提供利用情况的统计资料，可以帮助我们健全和完善立卷归档制度，使收集的档案更加完整齐全，防止丢失；可以促使我们改进案卷的质量，并打开思路，编制更符合需要的检索工具，以满足利用者的多方面的需要；可以帮助我们做好档案馆（室）的设备购爱、安全保管的计划安排等等。總之，可以为提高档案的科学管理水平打下基础。

其次，档案统计是制订有关档案工作的方针、政策和计划并检查其执行情况的重要依据。档案统计资料例形成，能够比较准确地反映档案部门的真实情况和档案管理活劝的规律。档案事业管理机关根据下级压报送的档案统计资料，可以了解列各档案馆保存的档案数量多少，对某些不能适应四化建设需要的档案馆就会提出丰富储藏的要求。上级业务主管部门可以通过上述方法，了解下级各机关档案室确定的档案保管期限是否正确，如发现永久保管的比重失调，就会决定深入调查了解，检查工作，并对如何正确地确定档案保管期限进行必要的指导、帮助。档案事业管理机关根据各单位报送的统计资料和反映可决定开放历史档案的方针、办法，进一步满足各方面内愿望。所以说，档案统计为保证上级决策的正确性和对所属部门进行指导、监督和检查，提供可以参考与借鉴的依据。、

最后，档案统计还是对档案事业发展实行监督的有效工具。档案统计除了上述的服务作用之外，还具有监督作用。发挥档案统计的监督作用，可以了解和检查档案工作的方针、政策、规定的贯彻执行情况，以保证国家的整体利益。发挥档案统计的监督作用，还可以了解和掌握档案工作中的新情况、新问题，及时给予指导，并发现和培养典型，表扬先进，推动档案事业健康地发展。

档案统计工作的任务是：以一个机关来说，要对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况。从全国来说，要对档案事业的水平、规模、布局、结构、速度、比例关系等进行统计调查、统计整理、统计分析，为制定档案工作方针，宏观决策提供数据。它也可以为检查工作，总结经验教训，预测未来发展趋势，提供丰富而又准确的统计资料。

档案统计工作可以分为四个步骤：选定档案统计指标、进行档案统计调查、档案统计资料的整理和统计分析。

档案统计表现档案工作现象的数量方面，它是通过档案统计指标来表现的。统计指标的确定是进行档案统计的基础。统计指标指的是要统计哪些项目，如档案机构数、档案工作人员数、保存档案数、利用档案人次、卷次等；还有这些项目的具体数量表现。应当指出，并不是档案工作中的任何数量表现都必须制订相应的统计指标，要有计划、有目的地进行选择，要根据工作需要与任务来确定。

确定档案统计指标之后，就要进行统计调查。统计调查是按照预定的要求与确立的统计指标，采用科学的调查方法，有组织、有计划地收集资料的过程。它的基本任务是取得大量的、原始的真实材料。统计调查是统计分析的前提。统计调查按进行调查的组织形式来看，有统计报表制度和专门调查两种。

以原始记录为依据，运用表格形式自下而上地系统地向各级领导部门提供基本的统计资料，形成制度，通常称为统计报表制度。它的特点是：（1）有国家规定的统—的表格形式；（2）有全国统一的计算方法和计量单位；（3）规定统一的报送时间和程序。

档案统计资料收集上来以后，还要进行整理。统计资料的整理，就是根据已经确定的档案统计的任务、目的和要求，对统计调查所取得的各项统计资料进行加工与汇总，使之系统化，得出能反映现象总体特征的综合资料；或对已加过工的统计资料（包括历史资料）进行再加工。对统计资料进行整理后，将结果制成统计表。统计表是统计资料的重要表现形式。

档案统计分析，是对大量的经过整理的资料进行分析研究，从而发现和总结出带有典型性的经验教训，以便进—步提高档案工作的科学管理水平。从档案工作发展需要来看，在统计分析方面，不仅要总结过去，还要兼顾预测未来，使档案统计在服务与监督两方面发挥更大的作用。

第一，不断提高对档案统计工作的认识，加强对档案统计工作的领导，努力改革和完善档案统计的制度和方法，逐步实现档案统计制度化、标准化。

第二，不断充实档案统计的内容，逐步完善档案统计指标体系。当前，要认真填写年报，保证统计资料的准确性、及时性和科学性；坚持实事求是、认真负责的原则，防止虚报浮夸、敷衍草率的恶劣作风，高度重视统计质量。

第三，在做好平时原始登记的基础上，科学地制订统计表；努力学会对统计资料进行综合、分析和研究，从中探索档案工作的发展规律及趋向。

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