档案数字化建设中注意的几点问题探讨

张弛

摘 要：由于信息技术的发展逐渐的加快，在对档案进行管理的过程中，也逐渐的溶入了数字化的技术。对档案进行数字化的建设是目前对档案进行管理的必要手段，也是适应现代社会发展的一种方式。本文对目前档案管理中存在的问题进行分析，对档案的数字化建设提出相应的意见，以此，来促进档案的有效管理与数字化的建设。

关键词：档案数字化建设；问题；建议

随着信息技术的发展，对档案进行管理融入先进的技术已经成为档案管理的必然趋势，传统的档案管理方式是通过纸张的方式，这种方式已经不适用与现代的生活与社会发展的趋势，这就要求加强对数字化档案的建设。档案的数字化简单的说就是通过对数据库、扫描等技术的有效运用，对传统的纸张式的档案进行转变，加入多媒体的方式来对档案进行储存，建立相应的数据库来对计算机进行管理。

1 档案数字化建设的原则

由于档案的数字化建设是档案发展的主要方式，也是未来档案管理的主要手段。虽然数字化技术在档案的管理中还存在一定的不完善之处，但在不断的实践中也将数字化档案建设的实践原则充分的体现出来。以下对其进行具体分析：

1.1 标准规范原则

档案数字化的建设要遵循的首要原则就是标准化与规范化，由此，在进行档案的数字化建设的过程中应从以下几个方面开始：首先是制定相对较为规范化的制度与标准，来对档案数字化的发展进行约束；其次是将进行存档的数据与信息进行规范化处理，例如对数据开放性的保护；在对档案资源进行整合的过程中，按照标准的要求进行规范化。

1.2 机制保障原则

在对档案的数字化建设过程中，应建立相应的保障机制。在数字化的档案建设过程中应注意对人才的培养，是相关的工作人员对工作进行正确的认识，对数字化建设的各个方面进行强化与整合，加强人才机制的建设，提高相应工作人员的操作能力；同时，在技术方面也应进行重视，档案的数字化建设对信息系统的管理有着较为严格的要求，尤其是对数据库的技术以及网络的应用等方面应加强，对研究新成果进行重视。

1.3 安全性原则

安全性原则是数字化建设的发展前提，档案的数字化建设在一定的程度上为人们带来了便利，但由于档案数字化建设的技术还存在一定的不完善，也就为人们的生活留下诸多的安全隐患。在档案中加入数字化的技术主要是对档案的信息进行保密，尤其是一些绝密、机密、保密级别的档案，这就要求对档案数字化建设的安全进行重视，做好安全防范措施。

2 档案数字化建设中应注意的几点问题

随着现代信息技术的发展与进步，对档案的数字化建设与利用逐渐受到相关部门的重视，这也是现代信息交流的主要问题，以下对档案数字化建设中的几点问题进行分析：

2.1 数字化的建设与传统的档案管理难以同步

档案管理的内容相对较为广泛，不仅仅是纸质类的文件，还有多媒体资料的文件，所以在进行数字化建设的过程中，很容易出现资源不足、网上的信息资源相对较为匮乏以及内容不全面的现象等等。有部分的档案在进行数字化建设的过程中都是将传统的档案管理与数字化的档案管理共同投入使用，但由于数字化档案管理与传统的档案管理之间存在较大的差异，也就难以同步进行。

2.2 管理系统相关标准不统一

档案进行数字化的建设是一项相对较为复杂的、长期的、系统的工程，其自身具有一定程度的复杂性与多样性，也正是由于这一特点，就对技术有着一定的依赖性。尤其是对电子的文件、电子目录以及相关的多媒体资料进行读取的过程中，由于数据库之间存在差异、交换的格式也有不同，这也就难以进行有效地信息交流。

2.3 档案资源数字化建设中的优化问题

数字化的档案建设过程中在对文件进行检索、文件保护以及资源利用的方面又有很大的改善。由于馆（室）藏的档案资料相对较为丰富，如果完全开展数字化建设会造成一定程度上的浪费，对人力与财力上也是一种浪费。这就要求相关工作人员按照档案的性质等方面来对其进行分类，有针对地进行数字化建设。同时要注意的是，应该对利用价值较高、用户点击率相对较高或者是关注度较高的文件进行数字化的建设。从客观的角度来对这一问题进行分析，降低不必要的损失，节约成本，是数字化的建设发挥最大的作用与效果。

2.4 还原原件的问题

对档案进行数字化的建设主要有两个目的，首先是对档案进行长久的管理，用数字化来对传统的纸质档案进行改善与代替，例如多媒体存储设备与网络等等，在对纸质的原件进行管理的过程中，再以数字化的方式对其进行复本；其次就是方便用户的使用，用户可以通过网络化的方式来对档案进行检索与阅读，为用户提供了一定的便利，但这种方式有一定的局限性，其利用的范围相对较少，同时也是由于档案资源的数字化建设对档案有一定的要求，要求档案保持原有的价值，这就要求在对档案的数字化管理过程中对档案资料做好管理的工作，避免降低档案的使用价值。

2.5 档案数字化建设过程中的技术应用

由于我国的电子信息技术不断地发展，对档案的数字化与信息化管理都抓紧的开展。就目前来看，馆（室）藏资料中的多媒体档案逐渐增多，并多以光盘或者硬盘的方式来进行存储，这种方式的存储的时间相对较长，容量也比较大，使用也比较便利。但在进行存储的过程中也存在一定的问题。例如在对档案进行管理的过程中没有统一的指标与标准对进行约束与规范，这也就导致在对档案进行存储的时候，没有固定的格式与刻录方式；数据信息存储之后的光盘如何进行有效地保存与维护；怎样保障存储的信息长时间之后仍然可以使用与读取等等，这一系列的问题都直接影响这档案的数字化建设。为了加强对数据的存储，在国际上通用的是OAIS。因此，我们在档案的数字化建设方面可以对这一模型进行参考。

3 提高档案的数字化建设

3.1 充分利用数字化档案的特点

对实体的文件以及虚拟的数据进行统一的管理，以此来加强工作的效率。对档案进行管理主要有两方面，分别是纸质的档案与数字化的档案管理，这两点的主要不同就是载体的差异，但其主要记录的信息是没有本质上的差别的，多以对这两种形式的档案进行统一的管理。传统的档案管理方式相对较為复杂，直接应用到了管理人员的工作，加大了工作的压力，这也就造成档案的管理人员没有起到实际的作用。在加入数字化的档案建设中，建立相应的资料库，将档案输入到资料库中，这也就可以通过计算机进行检索来对档案进行查找，这可以在一定程度上方便对档案的查找，加强工作的效率。

3.2 加强资源整合与人才的培养

在对档案进行管理的过程中应加强对档案的信息资源进行整合，就目前我国对档案进行数字化建设还不完善，将纸质的档案与数字化的档案进行共同管理，还没有完全的实现档案管理数字化。这就要求建立相应的数据库，加强档案的检索功能与效果，在这一基础之上实现对档案的数字化。由于档案工作不断的提出了新的要求，这就对档案的工作人员与相关的管理人员提出了新的要求，知识型的人才与管理型的人才培养成为档案数字化建设中的必要力量，这就要求我们对档案工作人员进行教育与培训，使其符合档案管理的发展要求。

4 结语

对档案进行数字化的建设也就是对现代的先进技术进行利用，但由于技术的发展还存在一定的不完善性，这就要求我们在档案数字化建设中不断的去实践去研究和探索，对遇到的问题进行分析，并采取相应的措施进行解决，相信一定能加快对档案数字化建设的步伐，提高档案管理工作的质量。

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