浅析干部档案科学化管理

黄志辉

[摘 要]干部档案与人才培养和发展密不可分，重要性不言而喻，管理好干部档案不仅是干部管理一项重要任务，更有助于人才队伍建设本文试看从干部档案管理视角，浅析如何提高干部档案管理质量、科学化水平。

[关键词]干部档案 管理 科学化

[中图分类号]C36

[文献标识码]A

[文章编号]1672—5158（2013）02—0410—01

干部档案是人才信息的重要载体和人才考察的重要依据，是人事管理工作重要组织部分，为选人、用人、育人提供重要支持。近年来，随着人事制度改革不断深入，干部档案发挥的作用和地位也越来越突出，干部档案管理的质量、科学化水平直接关系到干部人事管理工作。因此，有必要对干部档案管理工作进行有效梳理，发现问题、分析原因、寻找解决对策，切实提高干部档案管理科学化水平，更好地服务于组织人事工作。

一、干部档案管理存在的问题及原因

（一）干部档案缺失现象普遍

尽管干部档案在不断补充、更新及完善，但管理过程中积累下的问题仍然很突出，特别是干部档案缺失现象比较普遍，影响到干部档案完整性。从档案缺失原因分析来看，主要来自两方面，一是以往档案整理不严谨造成资料收集困难，二是现有制度执行不到位造成新的缺失。历史原因造成的材料缺失是由于以往干部档案收集整理疏忽和遗漏，本应收集归档的材料没有归档，之后再收集归档就很困难，直接影响了干部档案的连续性及完整性。现有归档制度落实不到位表现在档案管理的收集、鉴定、归档、移交等制度和程序不健全、不规范，又缺乏必要的监督约束机制，进而造成的新的缺失。

（二）干部档案真实规范性有待提高

检验干部档案质量重要的标准是其真实性、规范性，而在实际操作中时，由于档案管理人员审核把关不严格，导致档案失真、不规范现象屡有发生。通常表现为对档案材料审核鉴定不严格，未经过调查核实或无法获取评判依据。如在审核鉴别材料时，把关不严造成档案材料出现项目空缺、错填、漏填，前后不一致现象，甚至有些材料项目存在涂改现象。即使档案管理人员发现档案有疑问，但未进行认真调查核实，或是难以获得调查结果，也会导致不规范、不真实的档案存档。

（三）干部档案管理效率偏低

在实践中发现，企事业单位对档案管理工作不够重视，管理不严谨，缺乏专业人才和技术支持，导致干部档案管理效率偏低。究其原因主要有：一是档案管理人员素质影响管理效率。通常档案管理工作受不到足够重视，档案管理采取兼岗形式居多，档案管理工作只是管理人员职责的一部分，而且档案管理人员很少是专业出身，政治素养和业务能力也难以满足日益科学化的档案管理需要，对档案审核整理标准理解难免有出入，容易导致档案审核鉴别不准确、把关不严、错装漏装材料等现象。二是档案管理工作性质及激励机制影响管理效率。由于档案管理工作比较枯燥乏味，加之长时间从事档案管理工作缺乏必要的激励机制，档案管理人员也容易形成倦怠，疏于管理，未能严格遵循档案管理规章制度，影响了档案管理效率。三是干部档案利用水平影响管理效率。当前企事业单位干部档案利用水平还偏低，不仅受干部档案保密原则影响，档案不得随意借阅，而且档案本身质量也有关系，有些档案本身存在失真现象，部分鉴定、考察材料内容趋同，对档案进行查阅参考价值大打折扣。四是信息化程度影响管理效率。目前干部档案管理系统还不完善，信息化程度不高，难以实现局域网权限查询功能，影响档案利用效率。

二、干部档案科学化管理对策

（一）完善管理制度，实现档案管理规范化

针对干部档案管理中存在的问题和难点，必须建立健全干部档案管理制度，严格遵循制度实施标准化、规范化管理。一是要确保收集归档规范化。建立健全干部档案收集归档制度，加强归档制度的落实和宣传，建立与档案材料形成部门的收集联系制度，根据各部门形成干部档案材料的途径不同，定期收集归档材料，确保档案材料及时、准确归档。二是要确保鉴别审核标准化。建立健全干部档案鉴别审核制度，严格按照档案整理规范要求，对档案材料进行分类鉴别，审核无误，做到分类清晰、时间顺序准确。

（二）提高人员素质，实现档案管理专业化

随着干部人事制度改革不断深化，对档案管理员素质要求越来越高，要求管理人员年轻化、专业化。一是重视干部档案管理工作。企事业单位要改变以往对档案管理工作不够重视局面，提高大家对干部档案重要性认识，将干部档案管理列入重要工作日程，安排具备一定的业务管理技能和计算机水平的专业人才充当档案管理人员。二是提高档案管理人员思想政治素养。档案管理工作具有专业性较强，枯燥乏味等特点，应对干部档案管理人员加强思想教育，提供交流沟通机会，创造良好的工作环境和发展空间，培养他们责任感、使命感，提高思想认识水平。三是加强档案管理人员培训和教育。采取业务知识学习、经验交流及业务技能培训班等形式，增强档案管理人员理论知识，提高业务操作技能，进一步提升工作能力。同时鼓励管理人员继续学习教育，开拓视野，更新观念和知识，提高政治素养，更好服务于档案管理工作。四是建立工作目标考核机制。将档案管理工作列入考核目标，明确档案管理人员职责，开展定期检查，督促整改，切实提高档案管理人员工作水平。

（三）加强信息化建设，实现档案管理科学化

目前档案材料基本上还是以纸质材料为主，电子化、信息化水平有限，制约档案管理科学水平，为适应时代发展有必要建立现代化干部档案管理信息体系。不仅要加强电子文档建立、保管和使用，实现档案检索、查找、借阅等智能化，还需完善干部档案管理信息系统，设置相应权限，实现局域网非保密信息查询、共享服务，提高干部档案利用效率，实现档案科学化管理。

参考文献

[1]崔丽.干部档案管理难点与对策[J].现代经济信息，（2010）12.

[2]姜冰清，赵云.干部档案管理过程中的问题及对策[J]