基于OA办公自动化的企业管理规范化研究

饶松

[摘要]对于拥有众多分公司和业务单位的企业来说，如何提高企业内部的职能管理，是提高企业自身竞争力的关键所在。在互联网飞速发展的今天，企业管理也应该融合信息技术，运用互联网科技，规范化企业管理机制，本文主要探讨了协同OA办公系统对于规范企业内部管理的促进作用。

[关键词]OA协同办公；规范化；企业管理

[中图分类号]TP317.1

[文献标识码]A

[文章编号]1672—5158（2013）05—0141—01

前言

OA办公系统是企业内部管理与互联网科技联合在一起的科学管理和办公的方式，其最终的目的是提高工作效率，规范化企业管理。OA办公系统在诞生之后也经历了多次的更显换代，从最初的数据处理阶段，到自动化工作流阶段，最后发展到今天的整合了移动办公的协同OA办公系统。OA协同办公形式的多样化，使得企业办公更为的快捷和方便，人们可以运用手提电脑，甚至是手中的移动设备，随时随地的完成管理和办公。OA协同办公的诞生给企业的规范化管理也带了的全新的意义。

一、OA协同办公系统的基本概念

OA（office automation）是一种办公自动化的系统，通过互联网来实现企业管理和办公的自动化，以提高企业的办公效率和管理能力。OA系统的工作范畴可以涉及到企业除生产以外运营当中的方方面面事项，包括日常行政工作中的文字处理、决策审批、工作会议、档案管理等等。新一代的OA协同系统更是利用了工作流原理，将企业内部的信息进行共享，实现企业全员协同办公。OA协同办公系统也结合了移动互联网的优势，实现员工办公的随意性和便捷性。使用的对象不同，OA系统的作用也不同，对于企业普通的员工来说，OA协同办公系统是一个高效的工作处理系统，OA能够提供方面使用的办公工具和良好的办公环境；对于企业职能部门的管理人员来说，OA能够提供准确精炼的业务数据，用于陕速的处理部门问题和提出新的发展措施，来防范运营风险；而对于企业的领导层来说，OA是一个面向全员的决策系统，系统中能够调取来自于企业各个方面的数据资源，提供可靠的决策参考。

二、传统企业管理模式下的问题分析

随着企业自身的发展，拓展多省业务，开立分公司已经成为一种趋势。然而在传统的企业管理模式下，总公司与分公司之间的管理总是存在许多的问题。其一是沟通时效性差，分公司都是分布在全国的各个地方，与总公司之间只能通过电话、邮件和传真的形式进行工作的交流，而这种沟通的实时性差，费用高，并且产生大量的纸张浪费；其二是总部发布的政策无法统一有效的下达到各个分公司或者是职能部门，造成分公司工作进度的滞后；其三是分公司的预算管理和资金运作无法及时上报总公司，造成总公司在进行资金运作的时候缺乏实时的资料，不能及时掌握各分支机构的财务状况，从而不能有效的进行财务决策；其四是审批流程的繁琐和复杂，分公司需要填写规定的表格，通过专门的口径将申请递交总部，而总部也需要走一个完整的流程之后，才能进行答复，一旦流程中的某一关键人脱节，不在岗位，缺少重要签批，流程便停滞，使得审批流程越加漫长，降低了工作的效率。

三、OA办公系统埘于规范企业管理的意义

（一）简化办公事务，提高办公效率

文件处理是企业办公过程中最常见的一项工作，尤其是企业的领导层，每天都要收到来自于各个部门各个分公司提交的文件，例如工作报告、业务进展及人事审批等需要进行处理的文件。而这些文件可以通过OA协同办公进行事项类型以及重要性的分类，便于领导者快速反应和处理，并在OA中直接的阅读和处理，方便快捷，无需纸质的文件递送流转。OA协同办公系统的事项文件的分类功能能够极大的减少人工收集递送以及分类的人力，减轻了企业员工和领导者的工作负担，让繁杂的审核确认工作简单化处理，留出更多的时间用于企业的经营和决策。而OA协同办公是基于互联网数据访问，企业的领导者无论是否身处公司，只要有互联网，甚至是手机互联网，都能够及时的查看到需要审批的文件，部门的业绩情况以及单个员工的工作情况，并通过手持互联网设备实时的发送通知和任务，提高企业管理的效率。

（二）统一管理模式，打造总分协同

总分机构之间需要建立一套统一规范的管理模式，来进行协同办公。对于一个特定的工作事项，在总公司和分公司之间必须统一一个工作流程，并在OA协同办公中设置默认流程图，员工在进行流程的操作时可以清晰的了解到工作信息在流程中的流动过程，并在以后的工作当中严格按照流程来执行某项工作。因此流程的规范化是企业协同办公的核心。而在目前的分公司管理发展中，总分之间的管理模式处于脱节状态，各个分公司及职能部门的发展情况不一样，所采用的制度建设也会有地域的差异。因此在总公司和分公司之间规范一个统一的工作流程制是建立协同办公平台的关键所在。这同时也需要加强总分之间的沟通，并通过OA系统来模拟流程的运作，建立标准化的OA运作，但在使用系统的过程中，仍然可以通过发起流程的员工和部门，以及流程发起的初始选项来智能化安排流程的走向。智能化和标准化流程制度的统一是OA协同办公的优势。

（三）交互企业信息，实现无缝办公

企业文件和档案的管理也是分支机构众多企业的一大难题，总公司—般对于分公司文件的归档工作都会下发相应的要求，但各分支机构的情况不同，工作的失误以及人员的流失总会导致部门文件的丢失。不利于企业关键数据的统计工作。另外总分之间的经常会涉及到文件的查找以及数据的调取工作，如果通过原有的管理方法，会耗费大量的人力物力用于文件和数据的查找上，最后通过传真或者邮件的形式发出。而在通过OA协同办公之后，文件的信息会按照严格的归类并存档，总公司和分公司的员工都可以在一定的权限下通过类别查找或者是单个流程项下查找的方式，来快速的获取文件信息，实现总分信息的无缝交互和共享。

四、OA办公系统在企业管理中的发展趋势

OA协同办公系统在与企业规范化管理的有机结合当中，也在不断的发掘自身的问题和管理工作的需求，寻求更为人性化、快捷化、易用化的高效办公方式。OA协同办公系统在未来的发展中，主要面向两个个方面进行探索，一是人机交互的方向转换，在进行OA办公时，都是由人主动向OA提出工作要求，提出信息查找要求等等，OA系统仍然处于信息存储和初级的统计阶段，在未来的企业管理当中，OA应当发挥其智能系统的优势，转换人机交互的既定模式，实现系统主动管理的交互理念；二是打造个性的门户平台，目NOA协同办公系统的门户界面基本是统一的，企业上至领导下至普通员工，都需要登录一个相同的办公界面，在通过二三级菜单来获取自己的工作信息，OA应该开发自定义的门户模块，按照不同的部门、职级和岗位，并设定相应的权限，只有获得权限的用户才能够在门户上添加模块，或者系统可以根据员工信息智能的进行模块设定，为每一位员工提供个性化的集成界面，需要关注的工作内容一目了然，极大的提高了管理工作的效率。

参考文献

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[2]贾欣；屈若卿；巩宇，通用网络办公自动化（简称OA）系统的重要性[J]数字技术与应用，2012（12）

[3]江明，论OA办公系统在集团企业规范化办公中的重要作用[J]中国外资，2011（13）