工作流技术在协同办公系统中的应用

2013-09-26林晨

中国传媒科技 2013年23期

文｜林晨

概述

福建日报报业集团（以下简称集团）办公系统已使用多年，随着集团的发展和管理水平的提升，系统出现了信息协作不畅、不适应集团组织架构、技术滞后等不适应性，为此集团于2011年开始对原有OA系统进行升级改造，重新开发建设集团协同办公系统。新系统引入工作流、知识库、集团化等技术，建立了集团化的信息门户。其中通过应用工作流技术，新系统突破了原有系统的局限性，更好地满足了集团“协同管理”的需要。

工作流技术是一项迅速发展的信息技术，具有支持过程自动化处理、支持流程整合应用等特点。协同办公系统可充分利用工作流的优势，通过过程的定义、过程的管理和过程的自动流转达到企业或政府随需而变、多维管理的要求。因此协同办公系统与工作流技术的结合是必须的，也是必然的。两者的结合可以很好地解决办公业务中的流程问题，提高办公效率，使办公过程更具透明度。工作流技术在福建日报报业集团协同办公系统中的应用很好地说明了这一观点。

工作流的基本概念

现代企业日常工作中70%以上都是有两个或两个以上的员工共同参与协作的任务，一项复杂的工作，往往在不同的阶段需要不同的参与者来完成相应的工作。这种经过一个步骤处理后再转往下一站的连续步骤，称之为“业务流”。而工作流是从英文单词workflow翻译得来的，用活动及活动之间变化的过程表示的业务流程就是工作流。1993年工作流管理联盟（WFMC）给出的工作流定义是:工作流是一类能够完全或者部分在计算机的支持下自动和半自动执行的业务过程。工作流是针对日常工作中具有固定程序的活动而提出的一个概念，是为提高工作效率的研究而产生的。

引入工作流的必要性

是实施工作流程化的需要

工作流是任务的整体或部分流程在多个人或单位之间的流转，这种流转在网络环境下表现为数据信息在多个人之间的传递。集团大部分工作带有很强的流程性特点，工作流技术能够支持集团对“在适当的时间把适当的信息传给适当的人”的要求。

是实现工作协同化的需要

协同办公系统最根本作用就是解决多人员、多部门间的高效协同办公问题，这个工作正是通过流程管理来完成的，流程管理贯穿整个办公系统。也正因为强大的流程管理，办公系统才能够真正实现解决信息孤岛，打破部门壁垒的作用，从而能够创建更加灵活的面向协作的大规模协同工作环境，提高工作效率，更好地分配资源。

是实现业务管理一体化的需要

通过业务流程这个桥梁将各种管理思想和理念整合在一起并落实到每一个具体的流程步骤上去，从而使得各种管理思想能够真正落地。事实上，业务流程改变了管理体系的输入和输出。原来每个管理体系的制作文档是输出，是发给员工并指导其开展工作的管理要求。现在，这些管理体系的相关制度变成了输入，是建立流程的输入信息，通过流程体系这个中枢环节将所有的管理要求整合并输出为一套统一的流程手册和岗位职责。通过制度流程化，规则表单化，审批格式化，来实现监管精细化。

协同办公系统中工作流的实现

集团与顶点公司合作利用其Livebos平台开发协同办公系统，在工作流实现方面，重点设计了一些以事务处理为主的工作流应用，包括人事奖金发放、财务发票管理、工会费用发放、工会生日管理、记者工分管理、采编好稿管理等流程，其中人事奖金发放流程最具代表性。

由于集团人事奖金发放业务涵盖集团大多数部门、审批环节多、数据手工计算繁琐易出错，因此人事管理部门急切需要实现业务管理电子化，即实现人事管理部门对各部门奖金发放流程进行设计、审批管理和监控，并实现奖金发放业务自动流转。下面人事奖金发放流程为例，具体说明工作流的实现过程。

流程环节设计

首先，利用Livebos平台的工作流引擎工具设计流程环节，将流程中涉及到的部门、人员、审批环节、汇总环节都定义出来。设计中利用图形化的引擎工具，实现了工作流程的可视化定制（见图1）。同时，依据业务流程的实际情况，利用平台的灵活性，实现了流程环节、流程走向、流程环节之间的自动转发的灵活定义和选择。

如图1所示，经过经办填写、两个环节的领导审批、两个环节的部门审核完成了数据收集工作。在此基础上，通过系统的统计报表功能（预先定义计算公式），自动完成数据汇总及报表展示。

工作流技术是协同办公系统中最核心功能之一，本文结合福建日报报业集团的应用实践，重点阐述了集团协同办公系统中引入工作流技术的必要性、实现过程及应用效果。

图1 集团人事奖金发放流程

图2 流程处理中心

流程审批管理

其次，利用Livebos平台的流程处理中心（见图2）对流程进行审批管理，包括流程的启动、经办的数据填写、领导的审批、总编办及人事处的数据审核等过程。同时用户还可通过此工具查阅与自己相关的流程执行情况，查阅流程当前办理结点的位置，办理人和时间等信息。

流程过程监控设计

根据需要，流程监控环节的设计主要包含两点。一是，在总编办审核、人事处审核环节授予监控权限。总编办及人事处审核人员通过流程监控工具可对工作流进行实时监控，实时掌控各部门流程当前环节，及时发现长时间滞留未处理的任务，并对这类工作流进行重新配置，如对流程的流转进行改派或终止。二是，在总编办审核、人事处审核环节设置数据修改监控。系统自动监控总编办及人事处审核人员对各部门上报数据的修改过程。

工作流的应用效果

在集团工作流推广使用中，这些先期设计实现的事务性工作流，由于其界面简单、功能明确、操作便捷等优点，受到职能部门和采编部门的普遍好评，应用效果显著。

实现流程电子化

将相关的纸质管理文档变成可执行的电子化流程，通过系统定义好流程发起权限、流程节点、流程审批条件等，把流程的各种规则固化下来，让每个人按规定的流程规则运转。流程的电子化，使大家都不必再担心责权混乱，也不必再对新制度、新流程的执行三令五申，减少用人脑去判断流程的流向而可能产生的错误，实现流程制度的快速落地与执行。

提升流程办理效率

流程的使用，减少了业务过程中不必要的中间状态，如等待时间、往返时间等。在此基础上，集团还配套建设了手机移动办公系统，通过该系统的移动流程审批功能，领导即使出差也能及时对流程进行审批，真正解决了时间和空间问题。办理完毕即刻进入下一办理人，实现流程在各个环节之间的零传递时间，大大加快了流程处理速度。结合系统的数据报表功能，自动生成统计报表，减少手工计算过程，从而提高了各部门经办及审核管理人员的工作效率。