Notefirst在专家知识服务中的应用实践*

周新跃（湖南农业大学图书馆）

知识服务是专业图书馆的发展趋势，国内外大学图书馆开展了大量的理论与实践研究，内容涉及知识服务的专业化、个性化、多样性、自主与创新以及知识服务的运营模式与实现方法等。2010年以来，湖南农业大学图书馆开展的专家知识服务就是一项知识服务的创新研究与实践。

笔者发现，Notefirst V3.0网络版文献管理及科研协作系统具有较高的个人知识管理效率和独特的团队科研协作功能，能很好地支持专家知识服务，可作为专家知识服务的支持平台之一，值得推广使用。

1 专家知识服务

1.1 专家知识服务定义

知识服务是在知识、信息交流与共享的基础上提供的知识增值服务，通过提炼和集成，并按某一知识概念和学科门类建立某种关联，形成“知识的网络”，从而在更具专业化和个性化的水准上满足知识受众的知识需求。

专家知识服务是一种新型的知识服务，它以学术前沿专家为服务对象，以主动判断专家个人的学术趋势和热点为基础，以保障专家在学术前沿的竞争中赢得或保持优势为目的，动态、连续地提供的三个方面的知识增值服务：①按其研究方向和研究专题，主动为其发现、捕获、析取和重组来自学术界和市场的最新知识资源，转化为目的性、针对性、对抗性更强的增值知识产品，在更具专业化和个性化的水准上为其学术研究和市场推广提供决策参考；②主动为其提炼、集成个人学术成果和隐性知识，建立开放存取的知识产品；③主动推荐各种知识资源和知识产品，满足其提高知识利用效率的需求。

1.2 专家知识服务现状及问题

目前，专家知识服务处于研究与实践的初级阶段，主要内容包括：主动掌握专家的研究动向，定期或不定期对此方向进行跟踪搜索、筛选、汇总最新的文献，撰写关于相关方向的研究现状、发展热点、最新发展动态和初步建议等供专家参考的分析报告，并进行推送见图1。

图1 专家知识服务流程

但是，专家知识服务的推广应用难度很大，主要问题在于，收集的文献很多但有价值的不多；收集的文献全文只能以文件形式推送，文献积累到一定程度后，往往记不清存放在电脑的何处、哪些文献是重要或次要的、哪些文献已阅读或未阅读等等问题，服务者与被服务者双方阅读、使用都不方便；题录、全文涉及数据量庞大，电脑存储空间压力较大，归档不方便；分析报告参考价值不大；完成服务周期过长。

笔者认为，造成这一状况，主观原因在于专业服务人员个人素质欠缺，或专业学科水平不高，难以领悟专家的思路，或检索业务水平不足，检索不到含金量高的文献，或外语水平不够，难以检索外文期刊。此外，也不能忽视服务过程中存在大量机械、简单、繁琐、重复的事务性工作，耗时费力，如：文献题录信息和全文的下载、对比、去重均需逐篇手工进行，添加笔记不方便，引文标注、排序和参考文献录入需逐篇手工操作，引文调整或样式更换又需重新操作，为了统计工作量等还需当面办理交接手续等等。

要解决这个问题，根本之道是大力加强工作人员的素质建设，在提高专业学科水平、检索业务水平或外语水平上下苦功，这是一个长期、艰巨的过程，与此同时，还要积极引入文献管理软件，简化事务性工作，改进专家知识服务的实现方法与技术。

2 文献管理与文献软件

文献管理，也称为参考文献管理，或者题录管理，不仅包括文献全文的管理，还包括对应的笔记和作为参考文献引用所需的元数据的管理。

最初，科研工作者采用手抄、复印或者剪报等方式整理文献，效率很低。使用计算机以后，采用操作系统的资源管理器或office办公软件整理、编辑文献，虽优于手工整理，但效率也不高。于是催生了专门管理文献的文献管理软件。

文献管理软件是学者或者作者用于记录、组织、调阅引用文献的计算机程序。一旦引用文献被记录，就可以重复多次地生成文献引用目录。第一代产品是以Endnote、RM、Notepress为代表的单机版文献管理软件，随后发展到以Endnote Web、新科学为代表的嵌入文献管理网站的基于局域网的第二代产品，虽然基本功能逐渐趋同，但是，细节各有局限，如：Endnote Web不能添加word文档或PDF文件，Zotero不能共享，CiteUlike没有自动定制功能。随着信息技术的发展，科研工作者从事科学研究时，不再满足于参考文献管理软件的文献检索、参考文献的管理、引文著录等基本功能，更需要共享科研团队成果、具备科研社区等延伸功能。从而产生了以Mendeley、RG、Notefirst为代表的基于云计算参考文献管理软件构建而出现的网络版文献管理工具或科研社区网站的第三代产品。

Notefirst作为第三代专业文献管理软件的代表产品，全面支持中文文献格式，全面支持国标和自动形成双语参考文献，采用单机版+网络版设计，支持数据同步和自动备份，支持从数据库直接导入题录信息，具备文献查重与文献库全文检索功能，支持对文献库进行聚类和按字段统计分析。

经版本更新，又扩展了从网页、PDF抓取题录信息的功能和共享与协同管理功能，尤其是开发了特有的将网页、屏幕截图保存为知识卡片并可打包为电子书的知识卡片管理功能，逐渐从单纯的文献管理工具发展成为个人知识管理与团队科研协作平台软件。

Notefirst V3.0是2012年7月30日发布的目前最新版本，其特点、功能见图2。

图2 Notefirst V3.0特点、功能示意图

3 Notefirst V3.0在专家服务中的应用

3.1 专家知识服务知识库的构建与管理

3.1.1 专家知识服务知识库的构建

NoteFirst V3.0通过建立多级嵌套文件夹进行知识分类管理，通过“期刊RSS订阅”、“关键词订阅”、“知识卡片获取”等三种途径获取知识，支持“在线数据库直接导入题录”和“从网页、PDF抓取题录信息”，可以导入预先保存在电脑中的全文文献并自动补充文献题录信息，可以根据题录元数据的完整度自动筛选、去除重复题录。

因此，NoteFirst V3.0可以为专家知识服务工作提供一个收集、保存、管理、传播相关学术资源的实用框架，实现专家知识服务的知识分类管理和知识积累，从而建立分类严谨的专家知识服务知识库。

但是，应该注意，建立知识分类体系时，不再以学科为主线，而是以专家知识服务的对象、调研方向以及调研阶段等属性对各种类型的资源进行分类，笔者通常在题录（或知识卡片）根目录下建立以“专家知识服务”命名的一级文件夹进行汇总，再建立以专家名命名的二级文件夹、以调研方向代号命名的三级文件夹和以调研日期命名的四级文件夹，构成专家知识服务的知识分类体系。而且，在知识积累阶段，要注意几种知识获取方法组合使用，取长补短。通常利用“期刊RSS订阅”、“关键词订阅”获取批量文献，利用“通过IE插件”、“通过悬浮窗”从网页、PDF抓取题录信息获取查漏补缺发现的零散文献，从网页或屏幕上抓取或截取内容获取知识卡片。

3.1.2 专家知识服务知识库的管理

Notefirst V3.0有强大的知识管理功能，支持文献、文稿、文件、网页、网络链接甚至影像资料等的标签、标记，支持随文注释、读书笔记的撰写与管理，因此，对于专家知识服务知识库，可用于对积累的知识进行对比、分析，已阅内容可以实时标记，重要内容可以用价值等级标记甄别，也可用于建立图文并茂的笔记实时记录科研心得，如瞬间闪过的思想火花，或文献分析情况，或相关线索分析批注。而且，这些标签、标记、笔记等与题录关联后，可随时直接打开查询、阅读，也可以非常方便地插入到分析报告中去加以使用，极大地丰富了专家知识服务知识库的内涵。

Notefirst V3.0可按元数据字段对文献库排序分析，还提供了非常丰富的字段自定义功能。因此，对于专家知识服务知识库，可按题录类型、作者、出版年度等元数据字段排序，对调研课题进行统计、归纳、总结，更方便地标记、标注和记录笔记。

Notefirst V3.0采用单机版+网络版设计，同一帐户的资源在不同计算机之间自动同步，本地资源自动备份到Notefirst V3.0服务器。因此，对于专家知识服务知识库，不仅可以根据需要随时随地管理知识库资源，还可以随时随地开展服务，更为重要的是，解决了日益积累的庞大的知识资源量对存储空间的巨大压力，为建设、发展专家知识服务业务档案创造了条件。

3.2 分析报告的撰写

撰写分析报告是当前专家知识服务的核心工作，分析报告中“相关研究描述”、“分析结论”、“参考文献列表”等处涉及严格、规范的著录格式，都可以应用Notefirst V3.0的“自动生成参考文献列表”功能。

分析报告的著录规则应先依据《文后参考文献著录规则国家标准（GB/T 7714——2005）》确定，再在Notefirst V3.0参考文献编辑器中设置、保存，才能长期使用。

自动生成功能，能在文中自动插入引文标注，在文后生成规范的参考文献列表，增删引文或更换引文样式还能自动调整。解决“分析结论”、“参考文献列表”等处的著录格式非常方便。但是，“相关研究描述”需要在文中将相关文献的基本信息按规范格式逐篇列出、逐篇描述，还需要一点小技巧。通常，笔者先在“相关研究描述”处对所有引文使用“插入引文”，这时在文中会自动插入所有引文的标注，并在文后形成完整的参考文献列表，再复制参考文件列表，替换“相关文献的描述”处的引文标记，就可逐篇描述了。

3.3 推送服务

Notefirst V3.0团队科研协作支持团队成员间有价值的知识分享、传承、编辑、评阅、管理，有利于发挥科研团队的合作精神，促进成员交流、累积知识。可分享的知识资源按种类分为文献、知识卡片、笔记、文件四大类。在专家知识服务中，专职服务人员可以加入服务对象创建的科研团队群，该群下对应有“分享题录”、“分享卡片”、“分享文件”、“分享笔记”四大类共享文件夹，每次分享资源前，先在相应的群、相应的资源共享文件夹下新建一个共享文件夹，以“课题名+共享日期”命名，选择对应的知识资源进行分享。知识库内获取、管理的资源、撰写的分析报告等都可以通过分享进行推送。

Notefirst V3.0团队科研协作支持任务统计和智能自动评价，自动统计成员分享的资源，通过成员对所分享资源的评价实现分享的智能评估。在专家知识服务中，专职服务人员的工作业绩和工作量都可被自动统计，而且随着分享的资源被成员评价，服务效果还可以得到智能评估，无需专人专送办理接收手续，也无需专门上门征求反馈意见。

3.4 参与科研团队机构知识库建设

Notefirst V3.0具有“成果提交”功能，支持团队成员的个人成果和笔记、知识卡片、实验记录、讲座、教案等知识成果进行知识再组织，构建机构知识库。在专家知识服务过程中，专职服务人员为开展专家知识服务所构建的知识库和提交的分析报告都将被知识再组织，成为机构知识库的重要内容。

4 Notefirst V3.0在专家服务中应用的意义

4.1 有效提高服务效率和服务质量

（1）可以帮助专职服务人员积累、有序管理原始文献，建立分类严谨专家知识服务知识库，既可以深入了解科研动态，有的放矢地开展科研课题跟踪研究，是专家知识服务业务工作的全面记录，方便日后查找与复检，又是研究专家知识服务的可靠资料和素材，还是对专家知识服务工作进行客观评价、总结经验和教训的最可靠依据；

（2）自动完成大量耗时费力的机械、简单、繁琐、重复的事务性工作，比人工更快捷、规范，使专职服务人员能将更多的精力投入文献的挖掘整理，更专注于分析报告的撰写；

（3）可以按照规范统一自动生成参考文献著录格式，确保引用的科学严谨，提升了分析报告的质量；

（4）“关键词订阅”可在集成的数据库中以固定检索式定制文献，不仅实时推送最新文献，而且自动补充元数据信息、下载全文文件，“搜索”变为了“订阅”，非常适用于需要长期跟踪某个特定领域的专家知识服务。

4.2 有效加强服务双方的沟通交流

专家可以通过团队协作直接获得文献存储、筛选、阅读的情况以及撰写分析报告的情况，了解专职服务人员的工作流程和整体思路。双方还可以针对某一课题，从检索工具到撰写分析报告的全过程进行探讨。

4.3 积极示范促进专家提高文献管理水平

文献管理近几年普及很快，但仍有很多科技工作者并不了解或者不愿意用不熟悉的方式做熟悉的事情，通过专家知识服务过程中的示范作用，使专家认识到带来的好处，进而自觉使用以改进自己的文献管理方法。

4.4 有力促进科研团队的积累和传承

随着科研团队建设重要性的日益强化，文献积累和传承也越来越重要。专职服务人员构建的专家知识服务的知识库保存有大量的文献、阅读笔记，还有认真撰写的分析报告，都可能有一定的价值，是专家科研团队机构知识库的重要组成部分。

5 结语

在专家知识服务过程中，应用Notefirst V3.0高效管理文献和资料，大幅度简化机械、简单、繁琐、重复的事务性工作，使分析文献与撰写分析报告变得简单、易行，服务人员得以将更多的精力投入文献的挖掘整理，更专注于分析报告的撰写，在一定程度上提高了服务效率和质量，得到了专家的好评，促进了专家知识服务的发展。

Notefirst V3.0在专家知识服务中的应用实践，是专家知识服务方法与工具层面研究的一项非常有意义的研究成果。今后，还要进一步开展这个层面的研究，主要包括：信息检索工具、知识挖掘工具、情报模型工具、资源存储工具、思维推理工具等。

专家知识服务理论研究与实践尚处于起步阶段，本文旨在通过介绍肤浅的经验和提出初浅的研究思路以抛砖引玉，期望广大图情界学者共同努力，不断进行总结规律、提炼理论，充分引入可以借鉴的新理论、新思想、新方法，完善专家知识服务理论研究，以便在更高的起点指导专家知识服务实践，促进知识服务的创新发展。

参考文献

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2 贺智勇，戴小鹏，李煦，等.图书馆实施知识服务过程中知识集成研究[J].农业图书情报学刊，2009（7）：192～194

3 西安知先信息技术有限公司.NoteFirst3.0团队科研协作系统用户简明手册[EB/OL].http：//admin.notefirst.com/UpLoad/Documents/NoteFirst3.0团队科研协作系统用户简明手册.pdf，2013-02-22.

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