Excel电子表格在医用耗材资质文件管理中的应用

王 官 赵国斌 王东文 王碧涛 高龙虎

随着高新科技的发展，各种医用耗材和医用物资在医院得到了广泛的应用。同时，大量医用耗材供应商的资质文件需要归档管理。资质文件档案管理由传统的纸质档案管理发展为电子档案管理。

1 电子档案管理

纸质档案为传统档案管理方式，将各家耗材供应商的医疗器械注册证、生产厂家营业执照有效期、医疗器械生产企业许可证、医疗器械经营许可证、授权书及营业执照等资质文件整理成册，统一归档。随着医用耗材种类及生产和销售企业的增加，各类资质文件相应增多，管理及查询纸质档案既耗时又费力。

随着计算机技术的应用日益广泛，其在医院信息系统(hospital information system，HIS)、电子病历、电子处方、实验室信息系统(laboratory information system，LIS)、放射学信息系统(radiology information system，RIS)等各项工作中发挥着重要作用[1-8]。利用Excel电子表格强大的数据存储功能和处理功能，实现对各类医用耗材资质文件数据的统计分析和进行快捷方便的处理，有利于医用耗材资质文件的档案管理。

2 资质有效期的管理和处理[9]

使用Excel电子表格录入所有医用耗材的各类资质及有效期，对其进行管理，缺项和效期可一目了然，变手动查询为自动提示和报警[10]。由于需要对电子表格内的各种资质的有效期进行处理，对有效期的日期需要输入统一日期格式，然后通过条件格式来实现有效期的自动提醒[11](如图1所示)。

图1 日期录入统一格式

以“医疗器械经营许可证有效期”为例，通过条件格式实现医疗器械经营许可证有效期的到期报警和到期前1个月的预警，其步骤如下。

(1)新建Excel电子表格，将各种耗材的资质信息录入。所有日期录入使用统一的日期格式。

(2)选择“格式→条件格式”(如图1所示)

(3)建立条件1：公式输入“=$L2＜TODAY()”，格式选颜色为红色；添加条件2：公式“=$L2＜TODAY()+30”，格式选颜色为黄色(如图2所示)。

图2 格式筛选

(4)确定。同时选用L2的格式，使用格式刷刷新L列(如图3所示)。注：当前日期为2012-11-8。

图3 筛选结果显示

(5)资质文件中其余的资质有效期提醒同上。

3 Excel表格资质文件管理的优点

通过Excel表格的条件格式来实现有效期到期及前一月日期为黄色预警，有效期到期后日期为红色报警。当浏览资质文件电子表格时，记录缺项或资质效期等项目是否到期则一目了然，节省了大量的查询时间，并通过Excel表格随时掌握效期情况，以便及时通知供应商更新资质。

4 结语

Excel电子表格在医用耗材资质文件的管理中，其可操作性强，简便易学，可节省工作时间，提高工作效率，为使用者提供了一个理想的数字化工作平台。同时，还可将其应用到计量档案管理、大型设备许可证有效期的管理中[12-15]。

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