医院新财务会计制度对设备信息化管理的影响及对策

2013-09-11王一栋吴林初牛伟新

中国医学装备 2013年1期

王一栋吴林初牛伟新

遵照国家财政部、卫生部的部署，我院于2011年起试点实行医院新财务、会计制度。新制度充分体现公立医院的公益性特点，强化了医院的收支管理和成本核算，在医疗药品收支核算、医疗成本归集核算体系、会计科目和财务报告体系、医院财务报表注册会计师审计等方面凸显了一系列重大创新。同时，新财务、会计制度对医院设备信息化管理产生了重大影响。主要表现在固定资产分类规则的调整、资金来源的细化管理、设备折旧体系的建立等方面。新制度要求设备管理朝着更加精细化的方向前行，由原来的原值管理模式，转变为原值加净值管理模式。

1 新制度对设备信息化管理的影响

1.1 固定资产分类规则的变化

新制度实行前，我院将设备分为固定资产与低值易耗(以500元或800元为界限)，固定资产、低值易耗再各自分为：医疗仪器设备、日用办公事务设备、机电设备、交通设备、木器家具等5大类。

新制度实行后，设备仍被分为固定资产与低值易耗，但固定资产分类调整为：专业设备(原医疗设备单价1500元以上)；一般设备(原日用、机电、交通中的非机动车设备单价千元以上)；机动车辆(原交通设备中的机动车单价千元以上)；木器家具(原木器家具单价千元以上)4大类。低值易耗由于新财会制度中没有明确要求，故继续沿用老方法不作调整。

由此，新制度的执行会产生部分固定资产转入低值易耗分类的问题，如：原医疗仪器设备中800.00～1499.99元的设备，以及原其他分类中500.00～999.99元的设备，在新制度下不再满足固定资产金额下限的要求，降级为低值易耗设备。

1.2 资金来源的细化管理

新财务、会计制度对设备信息化管理提出的另一个新要求，就是要对设备的资金来源进行细化管理，即分清购置设备的每笔经费组成。购置一台设备如果有多种经费投入，则需分别记录清楚，可实现分类查询、汇总、折旧等等。这在很大程度上影响了设备信息系统的架构设计。

1.3 设备折旧体系的建立

新制度强化了成本核算的要求，设备管理必须考虑设备的折旧问题，因此，建立设备折旧体系是设备信息化管理的必要组成部分。设备折旧有多种方法，如平均年限法、双倍余额递减法及工作量法等。新制度中没有明确规定必须采用哪种折旧方法，因此出于通用性与方便性考虑，我院选用平均年限折旧法。

平均年限法又称直线法，是将固定资产的折旧均衡地分摊到各期的一种方法。在实际应用中，由于月折旧额的精度为2位小数(即“分”)，故每期折旧分摊可能会产生四舍五入的差异问题。计算公式如下：

值得注意的是：①设备购置当月不计提折旧，从次月开始计提;②未提尽折旧的设备报废，应先计提当月折旧，再一次性提完剩余金额。

2 新制度下的设备信息系统设计

医院新财务、会计制度的发布与执行，在给医院财务管理提出新要求的同时，也给设备管理提出了新的要求。设备管理不仅仅是对“物”的管理—保障设备的最佳运行状态，还包括对“账”的管理—设备收料、发料、处置等手续。而新制度对设备管理的影响，则主要集中在“设备账务管理”之上。对于设备管理而言，无论是“物”的管理还是“账”的管理，拥有一套优秀的设备信息系统是成功管理的必要条件。我院设备信息系统，历经8年的探索、开发和不断升级、完善，使医院设备管理已完全基于此系统，人员配合通过系统变得简洁而高效。新制度对设备管理提出了新的问题，为此开展了一系列信息系统重构、修改工作，以适应新制度的要求。

2.1 基于实物管理的账务管理体系

新系统对设备的实物管理与账务管理既分开又关联。所谓“分开”是指设备的实物信息与账务信息相互独立、分开管理；而“关联”是指实物与账务之间又具有一定的桥梁结构使之相互连通、指引。账务管理的基础是实物管理。

2.2 基于新制度的设备报表设计

新财务、会计制度对设备管理提出了设备分类调整、多资金来源管理以及设备折旧管理等要求，它们最终将反映在设备报表的变化上。从上面提出的系统架构可方便地获得设备实物报表和账务报表。“实物报表”是指围绕实物设备展开的入库、配发、报废、库存、在用等信息查询报表；而“账务报表”则以账务单据为准的月报表、年报表、单据核对表、折旧表、账务查询等报表。由于新制度是财务、会计制度，因此对设备管理的影响必定会从账务报表中得到体现。

为配合新制度的执行，重新设计医疗设备账务报表。

(1)设备月报表：包括3张子报表，从各个侧面完整地反映出每个月设备的原值、净值、折旧等变化情况。①原值、净值表：包含期初原值、期初净值、本期新增、本期减少、期末原值、期末净值等字段，以新资产分类及资金来源分行(表内关系：期初原值＋本期新增－本期减少＝期末原值)；②折旧表：包含期初累计折旧、本期折旧、本期冲销、期末累计折旧等字段，以新资产分类及资金来源分(表内关系：期初累计折旧＋本月折旧－本月冲销＝本月累计折旧)；③减少表：包含本期冲销、未提折旧、本期减少等字段，以新资产分类及资金来源分行(表内关系：本月冲销＋未提折旧＝减少原值)。3张子报表之间的勾结关系有：

原值、净值表:期初原值－原值、净值表:期初净值＝折旧表:期初累计折旧；

原值、净值表:期末原值－原值、净值表:期末净值＝折旧表:期末累计折旧；

折旧表:本期冲销＝减少表:本期冲销；

原值、净值表:本期减少＝减少表:本期减少。

(2)设备折旧明细表：为了精细化地开展设备成本分析，仅制作设备折旧汇总表显然是不够的，为了验证汇总表的正确性，还需制作设备折旧明细表，应满足关系式：

明细表:本期折旧总额＝折旧表:本期折旧总额。

但值得注意的是：折旧明细表包含了本月报废的设备记录，即符合本月报废设备应先计提本月折旧，再作本月冲销。因此，有关系式如下：

明细表:原值总额＝原值、净值表:期末原值总额＋原值、净值表:本期减少总额；

明细表:累计折旧总额＝折旧表:期末累计折旧总额＋折旧表:本期冲销总额。

通常设备折旧明细表应具备以下字段：设备编号、设备名称、入账日期、收料金额、资金来源、折旧年限、本月折旧、累计折旧、使用部门、资产分项等等。

(3)设备账务单据核对表:为了处理好设备科与财务科室的设备账务对接问题，可由设备科每月制作一份设备账务单据核对清单，财务处根据清单核销设备账务单据，从而实现无差异对接。核对表分3种：收料单核对、发料单核对、处置单核对。在新制度的要求下，核对清单中需设置新资产分项、折旧年限、资金来源等字段，以方便财务做账使用。值得注意的是：同一设备不同资金来源，需分行列明。