智能物联档案管理信息系统研制

钟东波

（中山市城市建设档案馆，广东 中山 528403）

0 前言

随着社会的不断发展，档案的种类、数量都以极速在增加，面对海量的档案数据，如何推进档案信息化建设是各级档案管理部门一直以来关注和研究的热点。物联网作为一种新兴的信息化技术，被广泛地运用于智能交通、智能消防、智能电网、环境监测、政府工作等多个领域，并取得成功。而运用物联网技术进行档案信息化建设，实现档案的自动化、智能化管理，将是一件令人兴奋、令人期待的课题。

1 档案管理存在的问题

随着社会的发展，不但档案的数据量日益膨胀，档案的载体、种类也日趋多样化，传统的档案管理模式在档案管理中所表现出来的不适应问题日益凸显：

1.1 随着档案数量的增多，档案在接收、移交、入库等过程中的盘点工作量大，而且人工盘点耗时耗力，效率非常低。

1.2 档案种类、数量众多，日常核查、查阅耗时长。而且在库房中档案经常由于人工操作的随意性或失误造成档案摆放无序，从而导致查阅档案时取档困难。

1.3 在档案接收、移交、借阅等过程中存在档案文件丢失的情况，由于档案缺乏跟踪管理，导致找回丢失档案文件比较困难。

1.4 由于库房环境管理不善及缺少自动化检测，导致实物档案存放于不宜档案保护的环境中，容易造成档案的损坏，破坏档案的完整性。

2 物联网及其支撑技术

物联网(Internet of Things)也称传感网，是一种新兴的高科技信息化技术，主要是指物与物、人与物之间通过各种信息传感设备，按照特定的通信协议，构建成互联互通的一种特殊的信息网络，以此实现物与物、人与物间的信息传递和控制，实现物体的智能化识别、定位、跟踪、监控和管理。物联网应用的支撑技术主要有RFID技术和传感网技术。

2.1 RFID技术

RFID（Radio Frequency IDentification）技术，即射频识别技术，又称电子标签、无线射频识别，是一种先进的高科技通信技术，可通过无线电讯号进行双向数据通信，以此识别特定目标并进行相关数据读写。RFID具有非接触识别、可识别多标签、识别速度快、阅读速度极快、穿透抗扰性强、信息装载量大、安全性高等优点，是物联网技术的核心技术。

2.2 传感网技术

传感网也称无线传感网，主要是以传感器作为节点，并通过无线通信方式形成一个多跳的自组织的网络系统，目的是识别、探测、采集并处理处于网络覆盖范围内的可被感知的物体信息，包括温度、湿度、压力、速度等环境因素。

根据物联网技术的功能及特点，针对目前档案管理工作存在的问题，为了加强档案的保管、利用，延长档案的寿命，可借助物联网技术，加快推进档案管理的信息化、自动化建设，从而改变传统的档案管理模式，提高档案管理人员的现代化档案管理意识，从而更好的完成档案管理和服务工作。

3 系统目标

智能物联档案管理信息系统将借助物联网技术，利用RFID标签作为档案信息辅助载体，对档案接收、流转、入库、借阅等工作环节进行监控，加强信息化管理，实现档案业务自动化办理，减少人工失误，提高工作效率。同时通过物联网技术实现环境监测、监控，对库房进行实时监控，保证档案存放环境的安全，延长档案的寿命。

4 系统特点

4.1 查阅定位快而准

通过RFID技术，对实物档案进行电子标签化，并借助读写设备及软件系统，实现实物档案快速、精准的查询定位，优化档案管理工作模式，提高档案查阅效率。

4.2 盘点档案快而准

借助RFID技术识别速度快、穿透抗扰性强等特点，可在档案接收、入库时，进行档案堆垛扫描，实现批量盘点，极大地提高档案接收、入库工作的效率。

4.3 高安全性档案管理

系统结合智能门禁系统、环境监测系统、视频监控系统以及RFID技术，实现库房环境自动化管理，确保库房环境与档案存取的安全。

5 系统总体框架

智能物联档案管理信息系统建设基于物联网体系结构，主要功能模块包括电子标签管理、档案信息管理和库房安全监控。总体框架图如图1所示。

图1

6 系统功能设计

6.1 电子标签管理

电子标签是RFID技术的基础，在智能物联档案管理信息系统中是实物档案、库房、档案柜架位、工作人员的信息载体，是人、物的唯一标识。电子标签管理由电子标签、阅读器和应用软件系统三部分组成，实现电子标签生成、销毁、查询及定位等功能。

6.2 档案信息管理

档案信息是数据基础，是档案服务应用的基础，系统将通过成熟的关系数据库技术、计算机技术以及RFID技术，根据档案管理、应用的实际需求进行分析。系统以RFID作为档案信息存储载体，记录档案的基本信息及档案状况，并从档案的接收、信息录入、借阅、查找、盘点、跟踪等各个环节进行信息化、自动化管理，并借助手持式、固定式RFID阅读设备，对实物档案的借阅、移交、查找、盘点等工作过程执行全方位的信息化管理，实现实物档案位置跟踪，从而提高档案管理效率，保证档案安全。

6.2.1 档案信息登记

档案整理人员接收到实物档案后，需要给档案编号，即档号，同时将其他档案基本信息录入系统。然后通过FRID电子标签读写设备将档案基本信息写入电子标签芯片内，电子标签的表面可以印上档案的名称、档号、类型、密级等，并将电子标签贴于档案盒脊面上，以便查找。

6.2.2 档案数字化

通过专业数字化设备，对实物档案进行拍照、扫描等方式进行数字化，执行电子文件化管理，并通过档号与档案基本信息相关联，实现图文一体化管理，从而便于从电脑终端进行档案查阅，减少人工翻阅实物档案，进而保护实物档案避免遭受损坏。

6.2.3 库房架位管理

库房中每个架位都贴相应的RFID电子标签，系统将根据档案的档号、类型等基本信息，自动从库房中分配一个架位，档案工作人员根据分配的架位放置档案后，通过手持RFID读写器读取架位的电子标签，确认档案存放位置，将档案基本信息与架位相关联，从而实现实物档案入库、出库时的查找定位功能。

6.2.4 档案借阅管理

实现对档案的查询、借阅、归还以及架位定位等功能。档案查阅时，可通过系统的精确、模糊查询功能查询到相应的档案信息，确定查阅档案后，将档案架位信息发送到移动终端，档案工作人员将使用移动终端扫描锁定档案位置，加快取档工作。还档亦然。同时系统还对逾期未还的档案进行提醒。

6.2.5 档案移交管理

从档案接收到档案入库，期间需移交多个部门进行档案整理，系统将记录由于档案移交而导致的位置变化信息，有利于档案工作人员随时了解档案的位置，进而结合档案查阅功能，实现档案位置跟踪。

6.2.6 档案盘点

不管是档案接收、档案移交、档案入库还是库房档案清点，都需要进行耗时耗力的、繁琐的档案盘点工作，然而通过RFID技术，借助RFID穿透性强、可堆积识别的优势，盘点工作将变成一项简单而快速的工作。而库房的清点工作也可借助FRID移动阅读器，依次读取架位的电子标签和相应档案的电子标签信息，快速完成盘点工作。

6.3 档案安全管理

6.3.1 智能门禁

智能门禁主要在库房门口内外分别安装读卡器，通过读卡器记录档案工作人员访问库房的时间，实现人员身份识别，并根据人员权限是否放行，同时形成档案库房访问日志。

6.3.2 库房环境监测

通过温度检测器、湿度检测器、烟雾探测器、红外检测器、光电浸水检测器等专业环境检测器，实时收集库房各种环境指标，并将信息反馈到系统，实现库房的温度、湿度、防火防盗等情况的实时监控，一旦环境指数超标，系统将会自动发出警报，并自动拨打库房管理人的手机号码，告知库房情况。库房管理人也可通过移动终端实时了解库房的状况。

6.3.3 库房视频监控

通过监控摄像头对库房的人员访问以及档案出入库等情况进行实时监控，并以视频文件保存，以便日后查看，同时还可以通过计算机终端或移动终端查看到库房的监控画面，便于档案工作人员实时了解库房的状况。

7 总结

随着档案数量的不断增加，档案管理工作的要求越来越严格，传统的管理模式已不再适合现代档案管理工作，唯有借助信息化技术方能推进档案管理工作向前发展。而物联网技术作为一种新型的高科技信息化技术，运用于档案体系信息化建设中，将档案、库房与计算机、通讯设备联网，从而实现与档案工作人员联网，实现工作人员与档案、库房间的“人与物交流”，在保证档案安全的同时，创新管理方式，提高档案管理工作的效率。

［1］刘海涛.物联网技术应用[M].机械工业出版社，2011.

［2］蒋武宏,申永军.基于物联网的实物档案智能管理平台架构设计[J].软件,2012.

［3］贾姝，郭永安，叶燕.基于物联网的实物档案智能管理系统的设计与实现[J].信息化研究，2009.

［4］宁志华.物联网关键技术及应用研究[J].网络与通信，2011.