ERP实施方法及过程研究

王薇　许军

【摘 要】近几年大中型企业对ERP的需求正处于爆发期，ERP软件公司亦投入大量的人力和财力，以确保实现客户对ERP软件的成功使用。但ERP在实施过程中会遇到这样那样的问题，如果ERP实施不顺畅，就会带来成本和人力资源浪费等诸多问题。ERP实施顾问如能精通ERP理论与ERP软件的使用方法，熟练运用项目实施方法，即能有效处理实施过程中出现的种种问题。

【关键词】ERP实施；ERP实施方法论；实施顾问

近年来，ERP系统逐渐被越来越多的企业所采纳，它借用一种新的管理模式来改造原企业旧的管理模式，充分体现出其先进性，是一种行之有效的管理思想和方法。但ERP在实施过程中会遇到这样那样的问题，如果ERP实施不顺畅，就会带来成本和人力资源浪费等诸多问题。相关数据表明，中国ERP实施的成功率大约在20%左右。为什么ERP实施的成功率如此之低？原因是很多的，其中一个主要的原因就是没有一个好的实施指导方法。ERP实施方法论是在项目管理理论的指导下，通过总结众多ERP项目的经验教训，而逐步形成的一整套用以指导ERP项目实施的方法、过程、工具和模板。ERP实施方法论是项目管理理论在ERP实施领域的具体应用，也是对项目管理理论在这一特定领域内的丰富和发展。理想的实施方法论应该是实施项目组要遵守的基本原则和可直接采用的工具和模板的集合，包括阶段划分、每个阶段关键活动定义、活动方法、需要用到的工具、常见风险及问题的对策等。有了实施方法论的指引，实施ERP项目会少走弯路，提高效率。

实施方法论的作用：（1）指导实施工作。没有实施方法论为指导的实施工作可以说是无序的，项目经理的工作安排可能跟个人经验有很大关系，活动的先后次序也可能不同，工作的统筹安排也可能因人而异。实施方法论来自很多项目的总结，是集中总结出来的最佳实践方案。它使得实施过程有序化，先做什么，后做什么，如何做，用什么工具做，工作结果如何表现，如何检查等方方面面都有明确的定义。有方法论的指引，项目组就有了一条成功的路线和共同的工作纲领。（2）检查实施工作。根据实施方法论的要求、检查实施各阶段的工作成果，使得所有工作成果有了检查的依据和标准。甚至实施方法论还可以作为客户方和供应商双方对实斑结果验收的约定。（3）有利于提高工作效率。实施方法论使得实施工作便于复制，降低项目对人的依赖性，能够降低因为实施顾问或项目经理因经验不足所造成的项目失败的风险。

综合SAP、用友、金碟等知名厂商的实施方法论来看，其主要由实施路线、项目控制、实施工具、二次开发等构成。用友软件为国内最大的软件厂商之一，其实施方法从2001年以来不断的根据企业的发展、市场环境的变化进行调整与发展，并总结了50多万家的企业实施经验形成的实施方法论，笔者以用友软件的实施方法论为主要蓝本进行实施方法论的介绍。

用友软件实施方法论是用友公司完成项目实施、规范实施工作的指导纲领。它重点对项目的实施计划与控制、实施策略、工作规范、最佳实践、项目管理、实施工具、实施指南等内容做了非常严格的要求和慎密的考虑，是用友公司开展项目实施工作的理论依据和活动纲领。其核心思想是：项目实施中，项目目标的最终高质、快速实现依靠三个主要的因素：实施角色即咨询顾问、实施组织即项目实施如何组织、实施工具。专业咨询顾问通常会依据其本身所具有的丰富的行业及实施经验，遵循项目管理方法，科学周密地组织项目实施，按计划开展实施工作；同时，利用方法论定义的标准“实施工具”规范实施的流程，控制项目风险，在保证实施质量的前提下快速实现项目的预定实施目标，提高项目实施成功率。这样的结果是：用友实施服务在实施方法论的指导下，起到了规范实施业务流程，提供咨询实施指导，降低实施风险的作用。

实施方法论为客户ERP项目提供了面向客户的、清晰和简明的项目实施计划，在实施用友ERP 的整个过程中提供一步一步的指导。包括：项目规划、蓝图设计、系统建设、切换准备、系统切换、持续支持六个阶段。在ERP 实施过程中，这6 个步骤必须严格按顺序进行。对于每一个实施阶段，用友定义了目的、完成的具体任务、采用的方法、工具、标准等。

1.项目规划：（1）成立领导小组：由高阶决策者和各部门决策者组成，成员需对ERP 的基本知识有所了解，还需了解管理变革、流程重新设计过程、系统整合可能的结果等。主要任务在于规划和设定改变的范围，以及支持、领导项目进行，并随时听取项目进度报告。（2）拟定实施进度和目标：制订现阶段企业的信息化进度和实施目标。（3）成立项目实施小组：聘请有经验的项目经理，主要由项目经理确定小组成员，需要包括有经验的IT技术人员、主要使用者、熟悉各部门业务的人员组成项目实施小组，负责项目的执行。需要控制项目实施小组成员的流动率，尤其是主要成员，以避免知识掌握的不连续而造成实施延误。

2.蓝图设计：（1）准备调研问卷：将指导性的调研问卷发给各个业务部门填写，以对部门的业务状况做整体了解，为下一步调研工作做好准备。（2）当前业务调研：针对企业各个部门的现状和需求结合前期的调研问卷做面对面的调研，对企业当前的业务流程进行梳理，找出企业的主要业务流程、需要改进的流程、以及特殊的业务流程。（3）业务需求分析：结合调研情况对业务流程进行优化，此步工作相当重要，是企业真正提升竞争力的阶段。（4）特殊业务流程处理：对特殊的业务流程用特别的手段加以处理。（5）基础资料的准备：对企业内部的物料编码，部门、供应商、客户、仓库等基础资料做详细的讨论并确定。

3.系统建设：此阶段主要对方案的初稿进行测试从而形成解决方案的终稿。（1）业务流程方案初步确定：将业务调研的流程整理并形成初步的解决方案。（2）小范围业务流程测试：将项目小组的成员召集在一起，通过若干张模拟订单演示初步确定的业务流程是否能满足企业各业务部门的需求。（3）进一步讨论确认最终方案：小组成员针对演示的业务流程提出问题并讨论，以最终确认业务流程方案。

4.切换准备：（1）差异分析：进一步分析ERP厂商的软件流程与企业的业务流程间的差异。标明差异以及发生差异的是否为主要业务流程。（2）用户培训：培训的工作应该是贯彻始终的，包括各个层次的培训，尤其是在顾问方仍在企业内工作的时候。（3）初始数据准备：数据整理的过程也是对企业自身一个盘点的过程，“三分软件，七分实施，十二分数据”说得就是这个道理，数据准备工作是关系的实施效果以及成败的一项重要工作，必须十分重视。（4）系统测试：包括软件原型测试，关键用户的测试，最终使用者的测试。而且在实施配置的过程中需要让对背景了解不多的最终使用者参与测试，这样可以及早发现问题。

5.上线切换：（1）系统模拟运行：系统需要配置开发的工作做好之后需要进行一段模拟运行，这个期间要做好数据的备份工作，包括手工备份，以防万一出现意外造成比较大的损失。另外就是在模拟运行中需要多进行意外测试，以便及早发现问题。（2）成立内部支持小组：主要由参与系统实施的人员组成，来进行企业内部培训以及解决突发的问题。需要规划支援小组的主要任务、人员配置、支持方式等。（3）正式上线运行：企业的日常业务流程正式切换到新的系统中，享受信息化给人们带来的益处。

6.持续支持：在系统上线运行之后，进行上线支持。主要完成系统的持续运行支持、持续优化、项目的总结与验收。每个阶段均同样重要，只是对于不同的企业现状来说关注点会不同，也使得每个阶段完成的工作侧重点和工作方法也会有所不同。对于信息化成熟度较低的企业，需要软件厂商的实施顾问进行全程的实施服务与指导，对于信息化成熟度较高的企业，需要软件厂商的实施顾问进行辅助性的实施服务与指导。例如，对于第一次应用ERP软件的企业来说需要顾问来进行引导和挖掘，而对于扩展应用ERP软件的企业来说，其内部人员可自行整理，实施顾问仅需要对其进行归纳总结与扩展。

参 考 文 献

[1]张锐.ERP：企业竞争的利弊.科技情报开发与经济.2002（6）：

160～162

[2]陈锐.国有企业如何成功实施ERP[N].光明日报.2002-04-19