成人教育档案管理中存在的问题及对策＊

陈小华

（潍坊护理职业学院，山东 潍坊 261041）

近年来，随着经济的发展和国家教育政策的调整，普通高校函授教育的规模也不断扩大。成人教育档案数量明显增加，已经成为学校档案的重要组成部分。成人教育档案是在教学过程中形成的具有保存价值的各种文件资料，完整的成人教育档案包括学籍档案和教学档案。学籍档案包括注册学员的名单、学员考勤表、考试成绩册、毕业生登记表等。教学档案包括教学计划、课程表、面授通知、任课教师一览表、教师教学测评表、班主任职责、工作总结等。做好成人教育档案管理工作，对促进成教事业发展，提高成人教育管理质量具有重要的作用。

1 成人教育档案的特点

1.1 学员来源社会性强

成人教育的对象大多是在职人员，学员数量多，涉及面广，因此不像普通教育档案那样集中、单纯。

1.2 培训形式多样

成人教育按学习形式可分为脱产、函授、夜大、网络教育等；按学历可分为本科、专科、培训等层次，这就决定了成人教育档案的多样性。

1.3 学员档案复杂性

成人教育生源复杂，学员中有在职职工、待业青年、学生，他们拥有不同的社会背景。新生除学籍档案外还有其他有关的材料，这就构成了档案材料的复杂化。

成人教育的特点决定了成人档案材料的复杂性，给成人教育档案管理增加了难度。

2 成人教育档案管理存在的问题

2.1 对档案管理缺乏重视，制度不健全

目前，成人教育的学生主体大部分是社会在职职工，学生生源比较复杂，且学校对成人教育档案工作的重要性没有认识到位，因此，在档案管理机构中档案员多为兼职，档案管理人员档案意识不强，档案管理不规范，没有对成人教育档案工作进行必要的检查和创新，只是采用传统的管理模式，这在一定程度上制约了档案管理工作的深入开展和利用，成为成人教育档案管理工作很难适应教育发展的重要原因。同时，成人教育档案管理工作缺乏一套完善的档案管理制度。学校对成人教育的档案管理工作有很大的随意性，归档材料不明确、管理工作不规范等现象都制约着成人教育有关资料的整理归档工作。

2.2 成人教育档案管理队伍薄弱，管理人员缺乏专业知识

学校成教学生档案管理队伍普遍比较薄弱，大多数的学校没有设置专门的成教档案管理部门，负责档案管理工作的人员往往兼职其他工作，大多数未受过专门的档案管理培训，缺乏档案业务知识，在实际工作中无法鉴定材料的价值，如永久材料、长短期材料混合归档，还有一些需要归档的成教材料没有及时归档，这都给档案管理带来困难。由于成教档案管理人员多数兼职其他工作，无法投入较多的时间和精力来完成档案管理工作，大大降低了档案的质量。

2.3 成教档案管理模式陈旧、效率低下

学校成教档案材料普遍随意放在几个柜子里，容易丢失。还有部分归档材料内容不全，不按照档案管理中规定要求去做。现代教育是一种信息化教育，目前成教档案管理软件很少，严重影响档案的查阅和利用，难以形成服务功能的多元化以及档案管理者和信息需求者之间的良好互动。

3 改进成人教育档案工作的建议

3.1 加强领导，增强档案管理意识

成人教育的档案工作是学校办好和发展成人教育事业的重要基础，学校领导重视档案工作是搞好档案管理的关键，学校领导应将档案工作纳入到教学工作计划中，加强业务指导，及时解决档案中遇到的问题。

增强档案管理意识就是增强领导及成教档案管理者在成教工作中所处地位和作用的认识，增强成教相关资料都必须存档的意识，充分认识档案管理在成人教育工作中的重要意义。

3.2 建立完善的档案管理规章制度

为保证档案的规范、完整，应根据国家档案管理的有关规定制定一套适合自己学校的规章制度，从而规范学校的成人教育档案管理方法和程序，使成人教育档案资料在收集与归档得到制度的保证，使成人教育档案工作进程与学校保持同步发展。

3.3 加强队伍建设，提高档案人员综合素质

加强档案队伍建设是做好成教档案工作的重要保障。针对成人教育档案工作的基本内容，必须专人管理、职责分明，以加强档案管理人员的工作责任心。对成人教育的档案管理人员可通过请专家讲课、定期培训、参观学习规范化的档案管理等形式开展业务培训，使他们具备专业的档案管理知识，掌握过硬的专业技能。

3.4 改革传统管理模式，加快档案管理的信息化建设

当前成人教育档案工作落后于飞速发展的时代，随着教育改革和发展形势的要求，成人教育档案必须应用现代化信息技术实现对成人档案的管理，实现成人教育档案的信息化管理，提高成人教育档案的利用率，更好的为成人教育工作服务。

4 结束语

成人教育档案管理是一项非常重要的工作，管理的好坏影响着学校的办学水平及其在社会上的声誉。随着科学技术的进步，成人教育档案管理也有了更高的要求，以往的档案管理知识和管理模式不再适应新形势的发展，所以必须增强档案管理意识，重视管理队伍的建设，增强档案的开发和利用，实现档案的数字化管理，这样才能提高工作效率，提升档案的使用价值，为社会进步和学校发展做出更大贡献。

［1］赵玉梅.高专成人教育档案管理中存在的问题及建议［J］.桂林师范高等专科学校学报，2009，23（3）：206－208.

［2］张华.简论成人教育档案管理［J］.中国成人教育，2003，（8）：43.

［3］唐国丽.成人教育档案管理探析［J］.现代企业教育，2007，（9）：8－9.

［4］陈小华.加强高职院校教学档案管理的建议［J］.潍坊学院学报，2012，12（6）：119－120.

［5］梁晓庆.高校成人教育学生档案管理的问题及思考［J］.继续教育研究，2012，（4）：44－45.

［6］潘立勤.加强高校成人教育档案管理的若干思考［J］.文教资料，2011，（20）：174－176.