浅谈档案管理

2013-08-15□文/李红

合作经济与科技 2013年15期

□文/李红

（河北省泊头市王武庄镇政府河北·泊头）

一、档案管理存在的问题

随着社会的发展和科学技术的进步，特别是我国社会主义市场经济体制的不断完善和人事制度改革的进一步深入，旧的规章制度条例无法解决新出现的问题，传统的管理方式不能适应新形势发展的需要，人事档案的管理出现了一些混乱状况，在不同程度上存在着许多问题，已不能适应现代社会发展的需要，亟待人们加以解决。

（一）人事档案管理混乱。人事档案本身的缺陷就不断突出，非规范化的操作，致使档案的社会信度和效度大大降低，传统人事档案以控制人和制约人为根本出发点，强调的是“档随人走、人档不分”的封闭式管理，旧式的管理模式中涉及的是个人的思想品质、家庭背景、社会关系等方面的内容较多，涉及工作能力、专业特长的方面较少。重学历、轻能力、重历史、轻现实，档案材料收集不全、新材料补充不及时、不能反映个人的真实面貌，涂改和伪造的非法行为日益突出。传统人事档案缺乏行政控制，加深了行政的“随意性”。

传统的人事档案在某些时候成为了领导干部们压制人的一种手段，人事部门只管人，不管事，在管人的过程中，全凭领导干部的偏好来进行人事的裁定，而对“单位人”的品行和工作鉴定处于极度的信息不对称当中，更有甚者把称职写成不称职，把不称职写成称职，个人的随意性大，因此档案神圣化就变成了一种权力的象征，成为操纵人的一种手段，本身是属于“公权力”，现在变成了“私权利”，至于个人的思想品德，更是领导干部一人说了算，全凭领导的个人专断的“定性描述”，加深了行政的“随意性”。

（二）管理人员配置不足。管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。但是，由于人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理大多数是由人事处的工作人员兼职，属于非专业人员管理，并且人员变动较频繁，管理水平不高，管理手段落后，对档案工作精力投入不足，因此严重影响了档案管理水平。

（三）人事档案的“克隆现象”严重。一个人在正常的情况下只有一份档案，重建档案的前提是档案的遗失或者损坏，如果在原有人事档案存在的前提下，只因为无法转档而重建档案，从严格意义上讲是违背人事档案原则的，有些人本想从正规的途径调走档案，但因为原单位不肯放人，不转档，新用人单位在“无奈良计”的条件下的缓兵之计，“档案克隆”的现象源于对高级人才的争夺战，普遍存在于事业单位的技术人才，为了留住人才，不惜作“克隆档案”，扰乱了档案管理的正常秩序。

二、档案管理问题形成的原因

（一）收集的对象范围太窄。一些人事部门只关注收集单位主要领导人及高层干部的材料，而忽视了广大普通职工的材料收集，造成了领导干部的材料多，普通职工的材料少的现象。事实上，人事档案并不是人物档案或名人档案，其收集的对象范围不应只局限于著名人物和主要领导人，而应是单位的每一个员工。无论员工现任何职，是否出众，都是该单位宝贵的人力资源，有关其个人的材料，都是单位的宝贵财富，人事部门均应根据规定收集齐全。

（二）整理不规范。整理人事档案是一项细致的技术性较强的工作，在《干部档案整理工作细则》中曾明确要求整理工作做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”。“通过整理使每一个档案达到完整、真实、精练、实用的目的”。同样，对于人事档案工作来说也应如此。把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有些单位档案随已立卷成册，但没按要求的格式进行分类处理，给档案利用带来了诸多不便。

（三）员工人事档案意识淡薄。有一部分员工对于自己的人事档案不够重视或根本不重视，认为人事档案是“身外之物”，可有可无，要用时想到、不用时不要，认为人事档案根本不影响自己的发展，有意无意地就遗弃了档案。中新网曾经公布了一项调查数据:在2，068名被调查者中，认为“工作中注重的是能力，档案没用”的占到被调查者人数的49.03%，另有12.33%的人表示“无所谓”，只有38.64%的人认为“择业自由，但档案不能遗弃”。这些数据将目前社会上人事档案意识淡薄的事实摆在我们面前，机制不适应或规定不合理等因素可以很快改进，但这种社会整体意识上的欠缺是非常严重的，这是导致大量弃档现象发生的最主要原因。