浅谈创建管理体系提升企业管理

■吕秀燕 大唐辽源发电厂

一、创建管理体系的背景

我厂共有1300 多名职工，每天大家都在忙忙碌碌，尽管同志们工作都非常努力，但仍然连年亏损。越级反应问题的现象层出不穷，管理很不顺畅。部门之间职责界限划分不清，管理既有重叠，又有空白；工作互相推诿、扯皮，工作效率极其低下；奖罚兑现不及时，起不到应有的激励作用，人们工作积极性差；生产现场和办公区域，物品随意摆放，不井然有序。所有这些现象严重制约企业的发展。

二、原因分析

管理制度不健全，职责不清晰，未能达到凡事有章可循，凡事有据可查，凡事有人负责，凡事有人监督的局面；执行力差。

三、制定整改措施，创建管理体系

问题找到了，厂领导班子经多次研究，决定建立一个管理顺畅，制度严密，界面清晰、程序明确、责权对等、制度闭环、简单可行的管理体系。实现责任、义务和利益的合理分配，最终实现凡事有章可循、凡事有据可查、凡事有人负责、凡事有人监督的闭环管理体系。

为了更好地开展工作，我厂下发红头文件，成立了以厂长和党委书记为主任、以基建副厂长为常务副主任的“科学发展推进委员会”，下设科学发展推进办公室（简称推进办）和生产、经营、前期扩建、人资行政、思政、纪检工会、后勤多经等7 个工作小组，负责建立管理体系的相关工作。对本厂管理流程进行全面梳理，合并、优化70 多个管理流程，摒弃繁琐环节，达到流程最优、效率最高。

1.梳理文件。推进办主任亲自带领推进办相关人员对全厂30个部门，一个部门一个部门进行管理体系文件摸底排查、梳理，要求每个部门一把手亲自接待文件排查人员，对全厂原有的300 多个管理制度进行梳理、合并和修订，摒弃繁琐环节，最终形成230个管理标准，达到流程最优，管理无死角，考核无盲区；对工作标准、技术标准进行收集、整理。

2.修编、评审文件。结合我厂实际和上级的有关要求，确定需要完善的各类标准目录；同时编写了厂纲领性、法规性文件《管理手册》，明确全厂总的管理要求和各单位管理职责。各职能部室编写《控制程序》，明确关键管理过程的控制方法；由各单位按照工作岗位的要求自行编写《工作标准》；对《管理手册》、《控制程序》进行初步评审。推进办对收集上来的440 份工作标准、230份管理标准、30 个控制程序以及60 多份技术标准按类别和归口部门重新进行了修编，为了确保管理体系文件修编的质量，各部门多次召开专题会议，组织本部门全体人员学习《企业标准化工作导则 标准编写规定》，并进行了考试，使全体人员熟知并掌握该标准。各部门把本部门需要修编的文件按专业进行了分工，同时规定了完成的最后期限。对于工作标准的修订，他们采用本岗修编、交叉审核、领导把关的方式，并明确哪个环节出了问题，由哪个环节的人负责，最后推进办对各部门上交《工作标准》，组织厂生产、经营、行政、党群专业骨干组成的6 人小组，用投影仪播放，字斟句酌，反复推敲，逐条评审。；技术标准按专业进行分工，专业专工结合我厂实际情况，深入现场，按图索骥，逐字逐句进行推敲，部门领导审核把关；管理标准按照上级有关文件精神以及我厂工作实际，由部门专业人员集中进行评审，部门负责人最后审核。为切实保证修编质量，部门领导随时对各岗位人员工作情况进行抽查，对未按要求或未达到要求的人员制定了严密的考核办法，实行岗位问责。为了确保体系文件的适宜性和可操作性。对管理标准按照上级有关精神及文件要求，结合本单位实际情况，在本部门内对标准的适宜性和可操作性进行讨论，管理界面交叉的，由归口部门负责组织评审，划清管理界面，明确管理职责，真正实现凡事有人负责，凡事有章可循的良好局面，从而提升了管理水平。

3.运行文件。文件修订后，召开了管理体系试运行发布会，厂长批准新建管理体系文件《管理手册》、30 个《控制程序》、230 份管理制度和管理标准、440 份工作标准、60 份技术标准。并印刷出版了样书，在全厂范围内全部进行试运行。同时把试运行的文件挂在网上，并开辟了学习专栏，鼓励全厂人员认真学习试运行的文件，并遵照执行，对在试运行中发现文件中存在问题的人员给予奖励。在文件试运行过程中，为了加强全厂职工对文件的熟悉掌握，推进办组织全厂1000 多职工进行一次大规划的管理体系文件考试，共考了22 场次，考试前10 名的给予奖励，对不及格的进行了补考。通过考试，使全厂职工对管理体系的建立及管理体系文件有了新的认识。在管理体系文件试运行过程中，还在全厂范围内（30 个部门）组织了一次大规模的内部审核，对发现的问题及时进行了纠正和预防，并要求各部门对本部门的工作按管理体系文件要求进行一次全面自查。使试运行的文件在运行中不断完善。

4.重新收集文件。对在试运行中发现的管理空白及交叉现象，及时进行了文件补充、修订。《管理制度起草、审核管理办法》、《重大会议统筹管理办法》等20 多个管理办法；重新修订了制度审批流程，进一步完善了《绩效考核管理办法》，细化了《车辆、物资、人员出入厂区管理规定》，使各项管理趋于合理，完整而不重叠，简单但无漏洞。

5.效果验证。我厂自从执行新建立的管理体系文件，由于职责明确，界限划分清晰，原来不知道哪个部门管的事现在职责明晰了，工作推诿，扯皮的现象没有了。部门之间管理顺畅、简洁了，各部门的管理水平都有很大提升，厂区的环境整洁有序。以前机组检修后在生产现场随意就能发现修后的设备没有了标识。现在的生产现场不但检修的设备，就连运行的设备，一个标识都不少，管理极其规范。同时把环保纳入新建立的管理体系当中，并重点进行关注，特别是对4 号冷去水塔周围加装隔音装置，不但满足环保指标要求，同时对周围的老百姓提供了良好的生活环境。

我厂自管理体系运行以来，人力资源部调整了机构设置，撤消了职责混淆的部门，成立了职责明确的专职部门；市场运营部按照年、月、周工作计划，执行体系文件要求，对工作完成情况随时处于可控状态；监督体系有必要的考核额度指标，在考核的基础上，兑现适当的奖励；考核体系的工作每月、每季度、每年定期公布，既要体现考核的及时性，也要体现考核的公平性。为了实现对标管理，由市场部随时发布对标产生的偏差和纠正措施，调整重要的技术指标和目标，落实责任人，确定完成日期和检查单位，按期兑现奖惩，实现“五确认一兑现”的管理模式。各检修单位在2012 的两台机组C 级检修中，严格按《设备检修控制程序》完成，使设备检修后一次交验合格率达到100%；并且在180日内未出现因检修质量原因引起的临检。设备的日常维护严格按《设备系统维护保养管理办法》规定的要求执行。所以我厂的设备可靠性好了，机组可利用小时数提高了，并且达到省内同类型机组之首，完成了33 亿发电量的可喜成绩。

实行管理体系，各部门都能主动承担责任，主动工作。主要的表现有：一是体系中明确规定厂区的环境由行政事务部归口管理。行政事务部接管后，有计划的开展治理，道路得到平整，边石得到修复，草坪全面绿化，厂区环境变得整洁有序。二是按照6S 管理要求，行政事务部、市场部开展相关管理工作，办公场所、生产现场、库房物品摆放整齐，标志齐全。三是规范了管理制度的管理，以前各职能部门随意发布管理制度，一件事涉及几个部门的，各部门各司其职，随意发布管理制度，经常出现管理重叠和管理空白现象，由于多头管理，很多管理制度没有很好地执行，实行新的管理体系，管理制度由主管厂领导批准后，经法律事务部、工会、市场运营部评审最后由推进办统一发布，这样确保了管理制度的适宜性和可操作性，同时避免了管理制度的重复发布，还原了管理制度的权威性；四是工程管理、文明生产、来访接待、门卫管理、劳动纪律等都明确了管理职责和标准，生产生活变得井然有序，真正实现了企业的有序发展。

四、结束语

建立适合本企业的管理体系，是提升企业管理水平、增强企业经营效益的有效途径,是企业适应市场竞争、摆脱困境和发展壮大的有效手段。创新是企业管理永恒的主题。企业建立、实施管理体系可以达到追求卓越、流程再造、持续改善、创造优势的目的,形成不断改进和完善科学管理的良性循环,极大的增强了企业核心竞争力。随着运行过程中对不适宜管理程序的持续改进，新建立的管理体系的优势会逐步显现，通过建立执行情况常态检查机制，逐步促进流程科学化，构建和实施以业务流程当中的覆盖生产、经营、管理各方面的标准化管理模式，实行精细化管理，向管理要效益，充分利用建立的管理体系。新建立管理体系正在发挥前所未有的作用。

标准化工作导则——中国国家标准化管理委员会，2010