服装企业门店信息化系统再造

■侯保华 北京社会管理职业学院

服装行业是我国传统支柱产业之一，在国民经济中处于重要地位，近几年，我国的纺织服装业有着较大的发展，也在较大程度上推动了国民经济的发展。中国巨大的市场内需已经成为国内服装行业平稳增长的主要动力来源。服装行业在发展中逐渐从规模、产量转变为品牌、品质以及产品个性化方面的竞争，涌现出一批具有高知名度、在业内具有较强的市场占有率的服装品牌，如杉杉、波司登、凯撒、红豆、罗蒙、报喜鸟等，均拥有成百上千家的专卖店。企业大幅度的扩张伴随着人、财、物的内部管理面临失控的危险，借助高科技手段的企业信息化管理就显得尤为重要。

一、当前服装企业信息化应用的现状

在经历了前一阶段的经济高速发展期后，企业信息化已日益成为提升管理，提高效益，获取更多利润的基础技术支撑点。渡过信息化建设的初始阶段，企业家们却又面临着落伍的信息管理系统不能满足自身业务需求高速成长的困惑，尤其在紧跟潮流和时尚的服装行业，其产品的款式多样、价格多变、更新换代快，造成高库存风险。如何造就高效的周转率，使提升服装企业经营利润的重要因素之一。

服装企业信息化的目的就是从设计、打版开始，到订单、原料采购、进仓、分配、生产、销售、统计分析等，对企业的整个流程中的各个环节实施动态化管理。对于涉及订、产、销一体的服装制造业而言，内部的管理流程是决定了信息化成功与否的关键。过去的信息管理大多解决眼前的局部业务功能的信息技术支撑，但对于当今各类分销渠道，跨地域的门店销售，需要我们在协同工作的大系统背景下，解决信息化孤岛问题，重新理顺内部工作流程，集中管理，共享数据，提升核心数据一致性，安全性和可靠性，逐渐引导企业纳入规范化、标准化的管理格局中。

二、服装企业业务管理分析

鉴于服装商品的特点，具有多SKU、多商品属性、季节性多变，区域特征明显，价格策略复杂等，服装企业涵盖了设计、生产、原料采购、分销、零售等一系列业务，在企业信息化流程设计中需要以下管理模块：决策分析、财务管理、客户关系、生产管理、仓储物流、门店管理。

三、门店管理模块的流程再造

在门店管理模块，企业的管理目标是：规范化门店进销存业务管理流程，加强对门店的管理，建立一套事先申请、事中控制和事后分析相结合的门店运营监控体系，为门店进销存业务提供准确的统计信息，为生产和销售提供有效的统计信息。在公司物流部、分销部的监控下，门店之间依据实际情况进行库存调拨；公司物流部也可以直接下达调货通知，进行店间货品的调配。

为实现上述目标，主要在以下五个方面进行了流程改进：

1.要货、退货的事先申请，事中控制

当前企业里，门店与物流部门的信息沟通是通过电话进行的，沟通效率低，成本高；门店的退货装箱单是手工单据，单据与货物一致性较低，造成物流部门验货、收货工作量大，效率低、误差大。

在本次门店系统优化过程中，门店与物流部门共享信息数据。物流部门及时得到门店的要货、退货申请，对要、退货申请做出相应处理和审批；门店也能及时得到物流部门的处理结果，尤其对退货申请，经审批后，根据审批结果扫描装箱，确保退货单据、所退货物一致，提高物流部门的工作准确率和成功率。

2.规范、可控的折扣促销管理

在企业门店销售中，根据市场竞争、店内货品库存、销售情况，经常会进行各种促销方式，以提升销售量，扩展客户群。常使用的折扣促销方式有：折价促销、赠券促销、折价赠券促销、买一赠一促销、折随量变促销、买减促销、VIP赠礼品促销。

以前，门店折扣促销的工作流程是通过手工填单申请，而折扣促销活动实施时，是通过店员手工折扣销售进行操作的，店员自由度大，事后难以监控。

进行流程优化后，门店策划和准备实施货品折扣促销活动时，提前向财务部提出申请。具体由门店操作员根据门店策划的折扣促销方式和参加折扣促销的货品，在门店POS系统中手工录入促销单。信息经门店POS系统传递到财务部，财务部对折扣促销单进行审批。审批通过后，门店即可实施折扣促销活动，审批不通过，则门店不能实施此折扣促销活动。

通过流程改进再造，门店折扣促销活动形成规范的折扣促销规则和折扣促销活动的策划、审批和实施流程，由门店POS系统统一管理和控制，减少了财务部人员的事后监控工作，消除人为因素导致的销售损失，降低事后监控成本。

3.特例卡的灵活应用和监控

特例卡是公司高层领导所具有的特殊的折扣权限。当特殊顾客在店内购物时，公司高层领导通知门店以特殊折扣对该顾客进行单独优惠。

以前，门店操作员采用手工折扣来实现对特殊顾客的销售处理，财务很难分开特殊顾客和普通顾客折扣，事后监督困难，也容易出现管理漏洞。

进行流程优化后，给每位高层领导分发一张特例卡，专门用于门店以特殊折扣对特殊顾客进行优惠。门店人员完全依赖于特例卡的权限进行相应折扣，规范了特殊折扣的使用时限。使用特例卡进行交易后，财务部依据特例卡销货单与相应高层领导进行特殊折扣的核实和资金处理。

特例卡的使用，特殊销货单的核实，提高了财务部对门店异常折扣监管质量，有效杜绝打折漏洞，财务部的工作效率也大幅度提升。

4.代金券的系统管理

原有代金券申请、发放均由人工管理，使用时也没有校验，防伪性差，容易出现造假，超范围，超时效使用等现象，使用情况难以统计，造成企业经营损失。

为加强管理，门店系统改进了流程控制，首先由门店或需求部门提出代金券申请，由财务部按照公司代金券审批流程进行审批，审批通过后，由策划部人员进行设计、制作，并且代金券使用条码管理，条码信息中含有面额、有效期、券类、可用门店等相关信息。其次，代金券使用系统实施发放管理，由财务部人员在门店POS系统中对准备赠送或出售的代金券建档并盖章。最后，由需求者向最终客户发放。

顾客持代金券在店内进行购物结算时，门店POS系统对代金券进行扫描，自动检测该代金券的有效性，如符合使用条件才允许使用并登记。财务部门在每期代金券的使用期限结束后，对该期代金券的发放和使用情况进行统计分析。

通过严格的审批、验收、管理手段，有效地避免了代金券在发放及使用中的漏洞，加强了监管力度，提升管理品质。

5.营业款回收管理

服装企业大量的直营门店分散在全国多个城市，营业时间长，员工流动性大，给每日营业款的回收管理工作带来很大的难度。

为提高门店资金监管，统筹考虑到财务部门管理的便利，在门店系统中将每日营业款数据分类汇总（门店每日营业款收入主要分为四类：现金，银行卡，储值卡，代金券），并回传总部系统，同时将当日现金存入固定账户，回收的代金券定期上交财务，银行卡、储值卡对账单当日回传总部，做到款项日清月结，账目清晰。

通过细化、强化资金管理，自营店与总部的资金流完全纳入系统管理，资金流清晰，每笔交易有据可查，加强了对门店资金的管理。

总之，任何一个企业的信息化过程都不是一蹴而就的，它是一个系统工程，需要考虑各业务流程的合理性和连贯性，并随着企业管理理念的不断更新，管理水平的逐步提高，而不断地修正，调整和升级信息系统，才能使之长久服务于企业，真正发挥出应有的价值和作用。