企业档案信息化管理的创新路径研究

李艳洁

(平高集团有限公司，河南 平顶山 467099)

在传统社会中，企业档案建设和管理的目的在于对企业的发展历程和发展历史事件做一些必要的记录，较少关系到企业档案信息资源的开发与利用，对档案管理提升企业经济效益的认识并不深刻。随着世界经济进入到信息社会之中，各类社会组织对于信息化的需求与日俱增。对现代企业而言，也应该注重信息化建设，而在众多的企业事务中，档案管理的信息化是不可缺少的一个重要环节，如何建立档案管理的信息管理路径，为企业的持续进步和可持续发展提供必要的支持，已经成为时下企业亟待解决的问题[1]。因此，在现代社会中，企业档案信息化建设的进行，需要以此形成一个综合了企业档案资源的全面的管理系统。企业只有在这一过程中采取措施，全面开发档案信息资源，才能发挥企业档案管理的整体效用，提高企业档案资源的利用率，本文所作的工作正是对这一问题的分析与关注，旨在通过本文的工作为现代企业档案管理的信息化路径提供一定的可供借鉴的信息。

1 企业档案管理信息化的基本内容

1.1 实现档案信息利用的网络化

企业档案服务依靠由过去面对面服务为主转变成以网络服务为主。企业档案管理信息化要实现这样的目标，相关借阅者通过网络提交借阅申请，企业档案管理员通过网络审核后借出。在整个借阅过程当中，借阅者没有必要到档案室联系，这就部门之间距离很远的企业来说是非常方便的。因为使用的方便这一定会有更多人借阅，最终能够提高档案的利用率。

1.2 实现检索的自动化

过去档案管理虽然编制了很多检索工具，然而当档案的数量非常大时，它的使用时效率依然不是很高的。而计算机检索速度非常快，效率非常高，能够达到多角度检索的目标，是传统检索工具所不具备的优势。除此之外，这种自动化检索还能够借助网络实现。当然，企业还需要实现档案信息接收、存储与提供利用的一体化服务。

1.3 实现档案信息的数字化

当前的企业介质档案的档案管理实现了以往纸质档案管理为主向数字化档案管理为主的重大转变。企业需要以提升且有室藏档案的数字化进程为前提，以企业电子文件的归档和管理为关键，不断加强企业档案信息资源建设[2]。就是企业一方面要将过去形成的传统档案通过扫描等办法转化为数字方式，这样便于通过计算机直接运用，另一方面企业全面实施电子公文，保证今后形成的档案以电子文件为主，在企业档案接收时就全面推行数字化。

2 企业档案信息化管理的优势

2.1 使档案信息顺利地与最新技术接轨

企业档案事业要体现出信息化的发展动向，实现现在的劳动电子化的目标。因为在任何一个企业，特别是大型企业或者企业集团，他们在现代信息技术的应用上很难做到一步到位，然而随着以计算机技术为基础的现代科技的广泛普及与不断发展，以及企业应用计算机技术处理生产与管理问题的迫切需要，这终将导致企业利用计算机技术辅助各种作业过程成为必然和可能[3]。因此，企业档案管理信息化一定会成为二十一世纪现代企业文献信息管理的发展方向和必然趋势。

2.2 利用与发挥现有潜能提高利用率

如今，大部分基层企业档案馆与室对计算机的应用非常单一，开发功能也非常简单，其利用的低效率导致人力、物力、财力以及时间的非常大的浪费，导致现代化设备不能高效运用。企业档案信息电子化，编者能够直接利用机读模式的档案，依靠电脑的作用进而实现信息加工工作程序，高效与快捷地出版二次文献。

2.3 改变信息加工工作受经费限制的局面

由于通过手工编研信息成果出版通常需要不少的经费，然而目前乃至今后一个非常长的时期之内，通过相关企业向档案管理部门拨足够的经费开展信息编辑是非常不现实的与不可行的，档案管理部门依靠自身处理也并不是件容易的事情，倘若解决不恰当，企业档案工作者的辛勤劳动成果就收效甚微;除此之外，企业档案信息电子化，信息成果可多份复制，企业把复制成果送到领导及各个相关部门，就会不断扩大了社会影响，进而拓宽了服务范围，最终使得企业档案部门的地位非常自然也就得到了提升。

3 企业档案信息化管理创新路径的实现

3.1 实现档案管理的一体化建设

企业要实现档案管理一体化，就一定要做到组织管理一体化、信息资源一体化以及工作流程网络化。通常来讲，企业可以设立二级职能单位即“文档信息部”，通过“企业信息化建设管理委员会”的引导与具体负责信息文档的有效管理。企业的文档信息部是企业文件的重要枢纽，它掌控着整个有效文档的运作域利用，每一份有效文件均可以通过此处展开登录、控制、分发、流转最后到归档，它的整个过程就是一个动态过程，这样会使得企业档案人员实现由被动转变为主动，从以往的实体整理转变到电子文件形成开始的前端管理，进行全程跟踪管理，实现在线服务。档案人员这一角色的转变，不但使得档案人员由“幕后”走到“前台”，从根本上地打破了企业档案人员多年以来“等、靠、要”的局面与形式，同时也从根本上转变了企业档案人员的地位[4]。

3.2 处理好企业档案信息安全和应用的关系

企业档案是一种原生信息，它正在企业管理与发展过程中发挥着越来越重要的功能。企业档案信息化要权衡成本、安全以及效果三者的关系，企业只有成立一个优质与高效的计算机网络系统，才可以为各个部门带来优质、高效以及全方位的档案信息网络化工作与服务。就集团型企业而言，它的档案信息化管理要通过计算机网络系统集成、档案管理系统软件与数据库集成等，构建一个稳定高效统一的计算机网络管理平台等方式，达到档案信息资源共享与交换的目的。所以，企业要积极从技术和管理方面不断投入，以保证企业档案实体和信息的安全性，保障企业网络传输及档案数据库的安全型。基于这个基础，企业要严格做好电子文件的保真、保密以及保存，一旦经鉴定属于能够开放的档案，应该公开提供利用，高效确保企业档案信息资源的完备、安全以及高效开发与利用。

3.3 重视与培养专业档案信息资源管理人才

企业档案信息化建设是企业档案工作实现社会信息化发展的大势所趋，企业推进档案信息化建设的重点是人才。企业档案人员作为企业档案工作的主体，对企业档案事业的兴衰起着决定性的效果。所以，企业的政策措施、思想理念以及工作途径就一定要完全适应新的变化而不断发展与不断创新。这就要求企业有不断创新的发展路径，具备一大批对计算机技术专业、业务素质较强的档案管理工作人员，具备一大批不断创新与坚持创新的档案工作人员。企业档案部门要有计划与有针对性地进行企业档案管理人员的思想和业务技能方面的培训，要努力培训大量知识全面、业务熟练、一专多能以及有创新精神的复合型人才进行企业档案信息的管理与开发工作[5]。企业档案人员不但要进行基础理论与业务技能培训，而且要开展现代化信息技术培训，企业培训重心要放在数据的规范采集与软件的正确使用以及网络知识的应用等方面。企业通过培训，让相关人员可以熟练运用计算机技术在档案管理工作中的使用，能够掌握档案管理应用软件的各种作用，让他们成为档案信息化管理的行家高手，这样才可以保障企业档案管理系统平稳与正常的进行。

4 结束语

企业档案管理基础工作非常重要。比如企业档案资料的收集、整理、归类、保存与管理、利用、鉴定、编目以及统计等基础工作做得优劣，将主要关系到档案信息化建设能否顺利开展，直接关系到“快、准、全”的管理和服务要求能否达到。所以，企业要尤其重视档案基础工作，要进行科学确定归档范围，开展合理组卷，进而建立规范的企业档案管理制度并且能够认真执行。在这个过程当中，企业一定要充分应用先进的技术手段。

[1]李荣，孙旭东，白桂敏，王永刚.企业档案信息化的综合管理[J].农业装备与车辆工程，2006(5)：57-58.

[2]裴玉花.大力加强企业档案信息化建设[J].兰台世界，2006(2)：41-42.

[3]周建芝.浅议企业档案管理信息化[J].山西科技，2006(5)：56-57.

[4]魏治俊.企业档案信息化建设的管理创新[J].机电兵船档案，2006(5)：13-14.

[5]郭建军.浅论企业档案信息化管理[J].西部探矿工程，2006(2)：278-279.