现代水利档案管理信息化对策研究

徐 茵

（山西水利职业技术学院，山西 运城 044000）

现代水利档案信息化管理是指利用现代化的计算机技术和手段代替传统的实体档案管理，主要包含水利档案自身的信息化和管理方法、工作模式、目的的信息化，即当前应用最广泛的数字信息化管理。水利档案信息化建设的内容涵盖档案的整理、数据库的建设、管理人才的培养以及利用档案的政策法规标准等。

1 现代水利档案管理信息化特点

1.1 应用广，传输快

随着档案管理方式的不断更新，计算机技术的不断普及，应用群体的不断扩大，越来越多的文件将直接在电脑上产生和传输，无纸化办公产生的电子文件、图像文件、图形文件等使得计算机技术在现代水利档案信息化建设中起着举足轻重的作用。现代水利建设工程项目在招投标、建设及运行等方面的规范化管理对工程档案的收集、管理、归档、验收等环节也提出了更高的要求。传统的档案管理工作逐渐表现出较大的滞后性和低效性，水利档案管理工作已由纸质管理转向计算机管理。

1.2 易存储，查询快

现代计算机具有运算速度快、计算精度高、存储容量大、自动化程度高以及直观灵活等特点，使得计算机在对档案信息管理时比传统的手工管理具有查询快捷、准确率高、信息量大、保存时间长等优势。

计算机在现代水利档案管理信息化中表现最突出的是在检索、查询方面，即利用计算机快速查询的特点，将需要查询检索的信息输入计算机中，可以方便快捷地查询所需档案信息。

2 水利档案信息化管理必要性

2.1 有利于保管实体档案

在传统水利档案管理工作中，为了建立和维护档案的存放秩序，防止档案损坏，维护档案完整与安全，必须考虑到不同载体档案材料的特殊保管要求，确保其安全，延长使用寿命。但受存放环境的影响和办公人员的查询、取用，档案会出现受损情况。将现有档案归为计算机管理能缓解这一问题，如技术应用得当，传统档案得以在计算机中进行完美呈现，可以极大地延长实体档案的使用寿命，减少不必要的人为磨损。

2.2 满足档案管理现代化的要求

水利档案管理不仅要保管好档案实体本身，更重要的是要进行档案的深层次开发利用，开展档案信息服务，保证用户方便快捷地查询档案信息。因此，在档案管理信息化建设中，要充分利用现代化的技术手段、创新性的管理方法，将计算机技术、网络技术、数字化技术等有机结合，开发出一套适合水利档案管理的信息系统软件，让管理系统在现代水利档案管理中发挥积极作用。通过不断提高档案管理人员的现代化管理技能，保障档案的信息化管理在水利工程建设中的引导和推动作用。

3 水利档案信息化管理存在问题

3.1 现代化档案管理人才缺乏

随着办公自动化软件的普及，水利档案的信息化管理已开展，但仅能够进行目录的查询，深层次的档案归档、馆藏档案数字化建设等问题未能继续开展。部分档案管理人员虽然使用了计算机管理档案，但由于没有完全掌握档案归档、馆藏档案的数字化建设等基础知识和专业技能，因此不属于真正意义上的信息化档案管理。

3.2 缺乏统一的技术规范

国内已经开发出紫光、智邦等档案管理专用软件,但没有配套的综合档案管理系统，存在开发标准、技术规范不统一、数据格式不互通等问题。例如，原有的水质监测系统、电子政务系统等系统没有建设自身的综合档案管理系统，而新购置的档案管理系统又不能充分融合原有的数据资源，因此，水利档案信息化管理系统的开发应遵循统筹兼顾、充分协调、整体规划的特点，采用统一的技术标准和规范。

4 建议

4.1 加快水利档案信息化建设步伐

水利档案的信息化建设就是对档案资料运用现代化的计算机手段再梳理、再利用，工作量巨大，因而，加快水利档案的信息化建设步伐，必须有科学合理的规划，把握好方向，充分发挥拼搏进取、务实高效的精神，争取取得实质性的进展。

4.2 培养水利档案管理专业人才

计算机是档案管理人员使用最频繁的设备，这就要求档案管理人员既要精通档案学的相关知识，又要具备现代信息技术的专业技能，充分发挥计算机在数据处理、信息联网等方面的优势。因此，加快档案管理人才培养是档案管理信息化的重要保障，建立复合型的档案管理人才队伍是当务之急。

4.3 强化水利档案信息化管理

鉴于部分基层单位在档案管理中的经费有限，并无开发或购买专业档案管理软件的计划，为顺应档案管理信息化的要求，用相机、扫描仪、光盘刻录机、Office办公自动化软件、图片转换软件等，可实现大部分水利档案的信息化管理。首先要先使用Excel制作多级目录索引，并利用软件自带的超链接功能做好准确索引，仿照将实体档案目录的内容输入制作的Excel多级目录中。其次要使用相机或扫描仪拍摄、扫描并存入创建的相应目录中，如果数量较大，可使用图片格式转换或者压缩文件减少所占空间，并与之前多级目录中的基层目录做好对应链接，影像、多媒体文件可转刻到光盘上便于统一管理。

使用这种方法，虽然水利档案的前期整理工作量较大，但对于管理人员的计算机技术水平要求不高，在日常的管理工作中，使用和增加数据比较便利。完成以后，档案的查找只需要通过鼠标点击多层级的超链接就可快速找到对应的文件、图纸等资料，不仅可以提高工作效率，而且可以缓解对实体档案的磨损。

综上所述,现代水利档案管理信息化建设是一项长期、复杂的系统工程，不仅需要软硬件的投入，还需要大量的专业档案管理人员作保障。因此，加速培养水利档案信息化建设与管理的复合型人才尤为重要，信息化建设项目资金的正常投入也应与信息化建设的任务相匹配信息化建设需要必要的开发、升级及维护经费，以利于支撑系统的正常运行，有效利用计算机技术管理水利档案，将为水利事业的发展提供便捷、快速、高效的服务。