徐州铁路区域用地管理档案网站建设的思考

隗 然 上海铁路局土地房产管理处

铁路是国民经济的大动脉，是国家重要的基础设施和大众化的交通工具。铁路用地管理档案是铁路部门取得和开发利用铁路用地活动的真实历史记录，是维护铁路用地权益的法律凭证，是铁路用地管理部门履行职责的重要依据，是有效管理铁路用地的基础条件。徐州区域的铁路用地管理档案由徐州铁路土房所进行管理。2008 年铁路生产力布局调整后，徐州铁路地区划归上海铁路局。上海铁路局管辖铁路用地面积在全国18 个铁路局中名列第7 位。上海铁路局的区域多为长江三角洲及沿长江经济区，是中国经济最发达的地区之一，徐州是其北大门。地理位置的特殊性是徐州铁路区域用地管理档案网站建立的迫切之需。

1 徐州铁路区域用地档案网站建设的内容

上海铁路局的铁路用地管理模式是路局、地区土房所、基层站段三级管理的形式。铁路用地管理档案由徐州、蚌埠、南京、上海、杭州五个土房所立卷和归档，铁路用地的日常维护监管由基层站段承担。尽管各地区土房所对基层管地单位配备了有利于工作的图纸及相关档案资料，但是实际工作中碰到问题仍需要去地区土房所进行查档。通过对工作性质和用户群的分析，徐州铁路区域用地档案网站的建设面向用户，分为档案目录信息、档案全文信息及围绕档案工作开展的栏目三大板块。

档案目录信息栏目的建设：档案目录信息分为介绍性目录信息和检索性目录信息两类。徐州铁路区域用地档案网站的介绍性目录信息以电子文本的形式对管辖区域内的档案情况进行说明和总结，称为档案概况。检索性目录信息以既有的铁路用地管理报表系统中存在的档案查询数据库为基础，建立目录查询。

档案全文信息栏目的建设：按照铁道部铁运［2007］142 号文件《关于印发<铁路用地管理档案工作暂行办法>的通知》要求，铁路用地管理档案分为权属管理档案、监察管理档案、利用管理档案、规划管理档案、综合管理档案和国有土地使用证六大类，同时对铁路用地管理档案的分类、整理、编码等做了详细的规定和要求，徐州区域铁路用地管理档案以该文件的要求为标准，建立和完善相关内容。

其他栏目建设：铁路用地的管理离不开地籍图，在日常工作中会产生大量的照片资料，档案的管理也需要规章制度的约束及借阅的规范。因此建立铁路用地图、法规选编、珍贵老照片、工作职责、借阅制度、业务园地等相关栏目。

2 徐州铁路区域用地档案网站建设的步骤

上海铁路局现运行的办公系统是包括路局机关、各地区办事处及运输站段等单位共享的一个信息网络平台，由上海铁路局信息技术所管理。经过与技术部门沟通，认可徐州铁路区域用地管理档案的网站可以共享此平台。

2.1 确立用户对象，分级别加强网站安全性管理和建设

上海铁路局铁路用地管理模式为路局、地区土房所、基层站段三级管理，铁路用地的资产性越来越明显，因此徐州铁路区域用地管理档案网站的对象是这些层面的铁路用地管理人员。网站访问管理权限由此可以分为四级。徐州区域的铁路用地管理档案存放在徐州土房所，所以徐州土房所的档案人员承担网页的建设、维护和管理工作，作为管理员设为0 级。一级为基层管地单位的土管人员，可以开放与其工作相关的链接，使在工作中形成的资料数字化后转化为电子档案，提高工作效率。二级为各地区土房所工作人员，有选择开放相关栏目，为工作提供便利。三级为路局的管理人员，允许其访问与工作相关的栏目。

2.2 多层面多角度采集数据，为铁路土地档案信息化建设提供准确信息源

既有电子文件生成徐州区域铁路用地管理档案网站的栏目内容。日常工作中产生的电子文件，图像、图形、声音等、都可以归到铁路用地图、法规选编、珍贵老照片、工作职责、借阅制度、业务园地等相关栏目进行维护，充实网站信息内容。

纸质档案的数字化是徐州区域铁路用地管理档案网站的核心组成。这部分的重要工作是以权属档案的数字化为“领头羊”，不断完善网站内容的维护。档案数字化是档案信息化工作的重中之重，是一项工作量巨大，并且有一定难度，但同时也是一件一劳永逸的事情。以网站的创建为契机，同时做好纸质档案的数字化，完成一卷，上网维护一卷，不仅使领导对档案工作有清楚的掌控，同时也会对档案的数字化工作有整体的推动作用。

加强对日常工作产生档案的收集。使档案网站的内容更丰富，给领导决策提供准确资料，为铁路用地管理工作提供有力保障，把徐州铁路区域用地档案网站变成近在咫尺的“档案室”。

3 徐州铁路区域用地档案网站建设的意义和效果

徐州铁路区域用地档案网站的建立是当前迅猛发展的信息社会下的必然产物。信息化建设是知识经济时代主线，计算机技术的快速发展使我们步入一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类社会的各个角落，信息技术不断显示其独特魅力，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。

徐州铁路区域用地档案网站的建立将使土地档案在利用方式上发生根本变化。由被动服务变为主动服务，使铁路用地管理档案的管理和利用更加科学化。当远在上海的路局土房处要查看徐州区域的相关铁路用地管理档案不再有复印后再传真之繁，或者舟车颠簸之辛。这种不需要利用实物，不受任何时间、空间的限制，根据权限的不同进入档案网站管理系统查询所需要的信息，将大大提高档案资源的有效利用，利用途径也更加多样化。

徐州铁路区域用地档案网站的建立是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，是新形势下中国铁路发展的必然趋势。运用现代信息处理技术手段来开发铁路土地档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，必将使整个铁路土地档案管理的各个方面发生深刻变化，使铁路土地档案管理的整体水平明显提高，大大减少铁路土地档案管理工作人员的投入，缩短了大量事务的处理时限，推动整个铁路土地档案的发展。