档案信息化管理模式

2013-08-15周宇

水科学与工程技术 2013年3期

周宇

（河北省水利水电勘测设计研究院，天津 300250）

信息化管理是指对人类社会信息活动的各种相关因素（主要是人、信息、技术和机构）进行科学计划、组织、控制和协调，以实现信息资源的合理开发与有效利用的过程。既包括微观上对信息内容的组织、检索、加工、服务等，又包括宏观上对信息机构和信息系统的管理。如何做好档案信息化管理是档案人员提供全方位档案信息服务的重要问题。

1 管理系统软件问题

1.1 管理系统软件对设备的要求

档案保管环境离不开硬件和软件等基础设施，档案室计算机及其配套设施的配置，促进了档案现代化管理。硬件和软件等基础设施的应用，加快了档案信息化的步伐，扫描仪设备的配备，可将纸质档案资料全文原貌逐页存储为图像文件，较好地保护了档案原件。这就要求档案室配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。

完整的档案管理单单配备硬件环境是不够的，还应配有相关软件环境。图片处理软件提供专业的图像编辑与处理；文字处理软件能统一文字格式，使版面美观统一化；系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台，做好档案前期准备工作。

1.2 管理系统软件的管理模式

档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“两手抓”工作模式，使纸质档案和数字档案一体化。避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也大大加快了档案信息数字化的进程。

1.3 管理系统软件的选择

根据单位性质和自身需要的不同，选择适合本单位的管理软件系统。购买管理软件主要从以下几个方面选择：

（1）做好本单位档案需求分析；

（2）档案管理软件要与硬件配置相结合；

（3）管理软件的性能要符合档案管理的要求；

（4）选择专业可靠的软件开发、服务商；

（5）性价比要合理。

我单位是水利水电系统的勘测设计院，采用的是清华紫光数据库系统。从2000年应用该系统后，实现了档案文件的信息化管理，从原来的人工查找纸质文件变成了系统软件信息检索，节省了档案人员劳动力，提高了工作效率。

2 电子文件的管理要求

管理软件的服务对象是电子文件，随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。要实现档案信息化管理，对电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计，必须严格按照《电子文件归档与管理规范》的要求去做，保证实物载体与电子文件的一致性。

2.1 电子档案的收集和借阅

收集和管理好电子档案为提供更好的档案利用资源做好铺垫，电子信息化的飞速发展，档案管理工作也更多元化，借阅者可通过查询系统客户端浏览档案。因此档案部门要制订密级标准，对档案按公开、内部、秘密、机密进行界定。严格按照保密级别对外开放电子档案，并做好借阅浏览授权工作。档案人员应严格遵守档案工作的各项制度和要求，以更好地保护和使用档案。

2.2 电子文件管理要完整和规范

档案管理逐步向信息化转变，应使电子文件管理与档案系统管理同步化，达到文档一体化管理要求。根据不同的电子文件提出不同的管理要求，档案部门要对元数据和背景信息项提出归档要求，包括文件的格式、结构、运行环境，文件处理软件、字处理和制图软件等元数据，并及时做好备注说明，做好随时更新软件的准备。档案人员在接收电子档案时，应将电子文件与实物仔细核对，保证收到的电子文件是最终版本。以实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化。

2.3 电子文件管理的安全和保密

电子文件归档目前以光盘归档为主，应按档案种类分别整理组盘。安全性体现在档案数据不丢失、不受破坏、不被不法分子所利用，也体现在网络使用中设置进网的权限、严格划分安全等级、服务器单机管理、服务区域设置、人员锁定、主机开关时间、病毒检测系统安装等。管理好网络权限的同时，为了保证电子文件的真实性，完整性和安全性要明确权限责任，系统应赋予档案部门浏览电子文件运转及归档各个环节的权限，对收文、发文、文件归档各个程序、各个工作环节的责任人及权限进行设置。做到在收发电子档案时明确签收、登记、审核、催办、拟办、承办等工作环节的责任人，并对办理完毕的电子文件随时入库，集中保管，统一处理。对电子文件形成的全过程实行监督和指导，保证收到的电子文件的真实性。