浅谈物资采购的风险管理机制

王 丰

(中国兵器工业第五九研究所，重庆 400039)

简单来说，所谓风险就是指在一个特定的时间内和一定的环境条件下，人们所期望的目标与实际结果之间的差异程度。人们对风险的定义有两种理解:一种理解强调风险表现为行为的不确定性;而另一种理解则强调风险表现为损失的不确定性。风险管理是社会组织或者个人用以降低风险的消极结果的决策过程，通过风险识别、风险估测、风险评价，并在此基础上选择与优化组合各种风险管理技术，对风险实施有效控制和妥善处理风险所致损失的后果，从而以最小的成本收获最大的安全保障。一般分为风险的识别、风险的预测和风险的处理等3个步骤。对于现代企业来说，风险管理就是通过风险的识别、预测和衡量、选择有效的手段，以尽可能降低成本，有计划地处理风险，以获得企业安全生产的经济保障。

一、企业物资采购风险概述

企业物资采购主要是指以生产为目的的主要材料、辅助材料、工具等物资的购买活动。其基本使命就是以尽可能便宜的价格，得到完全符合企业生产所需的生产物资。企业采购风险是企业面临的风险之一，指在采购过程中由于各种意外情况的出现，使企业的实际结果与预期目标相偏离的程度和可能性。通过加强对物资采购环节的风险管理，加强对物资采购全过程的监督，能够为提高企业产品质量和经济效益提供有力保证。

企业物资采购的要素主要有:采购主体、供货商、物资、资金、物流等，采购风险也发生在这些要素身上。关于企业物资采购风险的分类方式有很多种，比如按风险因素分为有形因素风险和无形因素风险，按风险来源分为内因型风险和外因型风险等。由于本文探讨的是企业物资采购的风险管理机制，从风险形成因素与企业风险管理机制的关系出发，将物资采购风险分为“制度缺失型”风险和“管理不善型”风险。

(一)“制度缺失型”风险

指企业缺少必要的采购管理制度，缺少必要的风险控制措施，而无法有效防范采购风险可能造成的损失，主要有以下几种:

1.采购价格风险。供应商有意抬高价格，使企业高价采购回物资，增加物资成本造成损失;当企业认为价格合理情况下批量采购，不久该种物资价格下跌而引起的损失。

2.采购质量风险。由于供应商提供的物资质量不符合要求，而导致企业停工待料、延期交货或产品达不到到质量标准，给企业甚至给用户造成损失。

3.采购合同欺诈风险。供应商设置合同陷阱，骗取企业钱财，如:以虚假的合同主体身份与企业订立合同，以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保;接受合同当事人给付的货款、预付款，担保财产后逃之夭夭;签订空头合同，而供货方本身是“空壳公司”，将骗来的合同转手倒卖从中谋利，而所需的物资则无法保证;供应商无故中止合同，更改合同条款，违反合同规定等等。

4.采购意外风险。物资采购过程中由于自然、经济政策、价格变动等因素所造成的意外损失。如交通意外事故导致不能正常供货，遭受缺货损失等。

……

(二)“管理不善型”风险

指企业虽然有完整的采购管理制度，但没有认真执行或执行效果不理想，而无法有效防范采购风险可能造成的损失，主要有以下几种:

1.采购计划风险。因企业物资部门及人员计划管理技术不适当或不科学，导致物资采购计划不能适应生产，如采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划等与目标发生较大偏离，形成物资采购工作与生产经营脱节的现象。

2.采购存量风险。物资采购量不足或采购不及时，发生生产中断而造成损失;物资采购量过大，造成积压，使企业大量资金沉淀于库存中，失去了资金的机会利润，形成存储损耗。

3.采购验收风险。由于人为因素造成企业未按合同或制度要求对所采购物资在进入仓库前进行验收或验收不仔细，使物资在数量、品种、规格、质量、价格、单据等一个或多个方面发生变形，而造成损失。

4.采购合同风险。(1)合同签订风险:由于合同订立者未严格按法律规定或规章制度办事，导致所签合同不利于企业而造成损失。如:情况不明，盲目签约;违约责任约束简化，口头协议，君子协定;鉴证、公证合同比例过低等等。(2)合同管理风险:采购合同日常管理混乱，导致无法利用合同有效保护企业利益。如合同残缺，以致履行时找不到合同文件，使企业难以判别对方是否违约，同时企业自身也常常因为合同管理混乱造成违约而被对方追究等。

5.采购责任风险。许多风险归根至底是一种人为风险，主要体现为责任风险。例如，合同签约过程中，由于工作人员责任心不强未能把好合同关，造成合同纠纷;或是采购人员假公济私、收受回扣、谋取私利等。

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需要说明一点，某些采购风险其实难以明确判断其风险形成因素到底是制度不完善还是管理有漏洞，比如“采购意外风险”。这里的判断逻辑是，对这类采购风险的控制思路是看靠完善制度有效，还是加强管理有效，根据有效性来进行判定的。

二、企业物资采购风险管理的主要问题

企业物资采购风险管理，指企业通过风险分析、风险评估，准确识别采购风险，并制定相应风险控制措施降低采购风险的过程。实事求是地讲，虽然不少企业没有风险管理的概念，但大多数企业能意识到物资采购风险的客观存在，并采取了一些控制风险的措施。但因为缺乏科学的风险管理思想，风险控制效果远低于预期，主要表现在:

1.没有制定物资采购战略(策略)或风险控制措施与采购战略不匹配，导致风险管理南辕北辙。物资采购战略(策略)是企业物资采购工作的指导方向，企业的风险管理活动，应与企业物资采购战略(策略)保持一致。如果企业风险控制措施与物资采购战略(策略)相矛盾，则防范风险的作用其实很小。比如，有的企业采用的库存战略是联合库存管理战略，物资存量风险(缺货风险)本来就小，但库存控制办法却是非中心化策略，就是到处储备物资，生怕缺货。结果等于花很多钱去解决一个很小的问题，意义不大。

2.风险分析不科学，风险评估不准确，企业无法识别主要采购风险。如果不做全面的风险分析和量化、精细化的风险评估，企业很难准确辨识出主要的采购风险并制定出有针对性的预防措施。如果企业经营者凭感觉认识采购风险，凭想象制定风险控制措施，就算制定出一套约束采购流程的采购控制制度，看似全面，其实没有重点，无法有效防范主要采购风险。比如有的企业物资价格透明度高，价格风险较小，但进货渠道不流畅，有极大的存量风险，那么企业的风险控制措施应主要针对缺货现象。如果企业管理者整天只盯着物资价格的高低，不重视供货商的货源情况，就会发生缺货损失。

3.风险控制措施与企业实际情况或企业文化不适应，无法有效防范采购风险。比如，为防范采购人员收受回扣、谋取私利，现在很多企业都成立了物资价格管理机构用来审批采购价格。不过有些企业的采购物资专业性强，生产厂家和供货商少，进货渠道狭窄，因此价格很隐蔽。如果价格管理人员不是采购人员(其实肯定不会是采购人员)，作为局外人，事实上根本无法弄清楚物资的真实价格，价格审批流于形式。这样的价格审查形同虚设，自然防范不了价格风险。

4.对于采购风险的基本规律缺乏科学认识，制定的风险控制措施顾此失彼。物资采购风险的一个基本规律就是各个风险之间相互关联，在减少某个风险的同时有可能增加另一个风险，比如减少物资库存量固然可以减小价格下跌风险和资金成本风险，但有可能增加缺货风险，反之亦然。在现实中，有的企业对采购风险的关联性缺乏认识，比如为片面预防价格风险，每次采购物资都要求必须是最低价，而不注意与供货商的合作关系。这样做会损失供货商的忠诚度，伤害进货渠道，最终会带来更大的风险。

三、如何建立科学的采购风险管理机制

管理机制，是指管理系统的结构及其运行机理。管理机制本质上是管理系统的内在联系、功能及运行原理，是决定管理功效的核心问题。管理机制一般表现为三大机制:运行机制、动力机制和约束机制。物资采购风险管理机制主要包括识别采购风险、制定风险控制制度、有效实行风险控制措施等三部分。要想有效的防范物资采购风险，必须要有一套科学的采购风险管理机制，其具体行动就是制定各项采购管理制度并有效执行。建立一套科学的采购风险管理机制，应注意以下几点:

1.必须建立一支专业高效的采购队伍，这是有效防范采购风险的必要条件。很多企业不重视物资管理人才的培养，以为这买东西的事谁都会。其实，物资采购是一项专业性很强的的工作。专业的物资管理人才更能看出企业物资采购管理的核心问题，找到解决思路，从而实现防范采购风险、降低采购成本、从采购中要效益的目标。

2.应当制定企业的物资采购战略。物资采购战略，是指企业采购所采用的带有指导性、全局性、长远性的基本运作方案。一般包括至少5个方面:采购品种战略，采购发生战略，供货商选择战略，订货谈判战略，进货方式战略。企业必须根据自身实际情况，制定出目标明确的物资采购战略。采购风险管理机制不能违反采购战略方向，要有利于实现采购战略目标，并在采购战略框架下制定风险控制措施。

3.必须进行采购风险分析工作，确认企业物资采购的主要风险，并制定有针对性的风险控制措施。风险分析没有固定的模式，一般来说，主要包括3个阶段:风险识别，找出采购潜在的风险及风险点;风险评估，对所有风险进行评估，找出采购的主要风险;风险控制，即风险管理者采取各种措施和方法，消灭或减少风险事件发生的各种可能性，或者减少风险事件发生时造成的损失。主要方法是:风险回避、损失控制、风险转移和风险保留。企业管理者如果不进行全面、仔细的采购风险分析，就算看出物资采购的主要风险，也难以发现风险形成的根源，由此制定出的控制措施往往治标不治本。

4.制定风险控制措施时，不能为防范(风险)而防范，必须全面考虑所有的采购风险。如果措施不当，在减小某个风险的同时放大了别的风险，则实在是本末倒置。

5.科学的采购风险管理机制，应当能对物资采购进行全过程、全方位的监督。全过程的监督是指从计划、审批、询价、招标、签约、验收、付款和领用等所有环节的监督。重点是对计划制定、签订合同，质量验收和结账付款4个关键控制点的监督，以保证不弄虚作假。全方位的监督是指内控审计、财务审计、制度考核三管齐下，并加强对采购人员绩效考核的审计。

6.科学的采购风险管理机制，应有利于企业与供货商合作。防范物资采购风险，最关键的是与供应商建立并保持良好的合作关系，这个观点得到很多人拥护。这就要求企业必须能对供货商资质进行有效判断，准确筛选出优质供货商，并与它们建立长期战略联盟。在监督、审计此类采购活动时，不能过于纠结于“价格”、“数量”等因素。

7.科学的采购风险管理机制，其制定出的风险控制措施能与企业实际情况相适应，并能有效执行。每个企业的情况千差万别，不仅主要采购风险不同而且风险控制措施也有差别。评价企业风险控制措施是否成功最主要的一条就是看措施能否执行下去，并在实践中不断修正，增强执行效果。

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